רעיונות לארגון שולחן משרדי
בחרו מתוך שמונה-עשר רעיונות לארגון השולחן, ממוספרים ומקובצים לפי הבלגן שהם מפנים, מניירות מפוזרים ועד כבלים. רבים מהם לא עולים דבר; במקום שבו מחזיק עוזר, אנחנו מציינים את הפריט.
לשיטה אחת מההתחלה ועד הסוף, קראו את איך לארגן את השולחן, שמחלק את השולחן לאזורי הגעה ונותן לכל פריט מקום. הדף הזה הוא רשימת הבחירה לארגון שולחן משרדי: מצאו את הבעיה שלכם בטבלה, ואז עברו לרעיון עם המספר הזה.
התאימו את הבעיה לרעיון
| הבעיה בשולחן | רעיון | הפריט שעוזר |
|---|---|---|
| אין מקום פנוי לעבוד | 1, 2 | משטח שולחן |
| דברים שהונחו "לעת עתה" נשארים שבועות | 3 | לא צריך כלום |
| ניירות מונחים בכמה ערימות | 4 | מגש מסמכים יחיד |
| ניירות שלא נקראו ועבודה שלא הסתיימה מתערבבים | 5 | מגש מסמכים דו-קומתי |
| פתקים דביקים מכסים את המסך | 6 | מחזיק לדפי ממו |
| עטים בכל מקום, חצי מהם יבשים | 7 | כוס לעטים |
| אטבים וסיכות מפוזרים | 8 | מחזיק לאטבים |
| כרטיסי ביקור בערימות מפוזרות | 9 | מחזיק לכרטיסי ביקור |
| הטלפון מונח על העבודה | 10 | מעמד לטלפון |
| כבלים חוצים את השולחן או נופלים מאחוריו | 11 | לא צריך כלום |
| השולחן נראה עמוס גם כשהוא מסודר | 12 | פריטים תואמים בצבע אחד |
| כוסות וספלים מצטברים | 13 | תחתית לכוס |
| השולחן קטן מדי | 14, 15, 16 | פריטים עם שני תפקידים או סט קומפקטי |
| הוא היה מסודר לפני חודש | 17, 18 | לא צריך כלום |
פנו את המשטח
1. רוקנו את השולחן לתוך קופסה
הכניסו את כל מה שעל השולחן, חוץ מהמחשב, לקופסה על הרצפה. במשך שבוע, הוציאו דבר רק כשאתם צריכים אותו, וכשאתם מוציאים, תנו לו מקום. מה שעדיין בקופסה ביום האחרון עובר למגירה, למדף או אל מחוץ למשרד.
2. סמנו אזור עבודה אחד בעזרת משטח שולחן
משטח שולחן משרטט גבול סביב המקום שבו העבודה מתבצעת, וגבול מאפשר כלל: שום דבר לא מאוחסן על המשטח. רק המשימה שלפניכם מונחת עליו. המשטחים שלנו במידות 13.4 × 18.9 אינץ' (34 × 48 ס"מ) או 15.0 × 22.8 אינץ' (38 × 58 ס"מ); כדי לבחור, מדדו את השולחן כפי שמדריך המידות של משטח השולחן מתאר.
3. השאירו מקום נחיתה אחד ריק
דברים מגיעים כל היום: חבילה, תיקייה של אורח, המפתחות שלכם, ארוחת הצהריים. כשאין להם מקום לנחות, הם מתמקמים בכל רווח פנוי, ונשארים שם. השאירו בכוונה מקום אחד ריק, למשל הפינה הקרובה ביותר לדלת. כל מה שמונח שם מטופל או נלקח משם לפני שאתם הולכים הביתה. אם אתם רוצים שכל השולחן יהיה פנוי כך, ראו את המדריך שלנו סידור שולחן מינימליסטי.
תנו לניירות מסלול
4. אפשרו ערימה אחת, במגש אחד
ניירות מתפשטים כי כל משטח שטוח יקבל דף. הפכו מיכל אחד למקום היחיד שבו מותר לנייר לשכב שטוח: מגש מסמכים יחיד. כשהוא מתמלא, מיינו אותו לפני שאתם מוסיפים לו. תיקיות של עבודה בתהליך עומדות זקופות על מדף, עם התוויות גלויות, ולא נכנסות לערימה.
5. הפרידו בין ניירות חדשים לעבודה פתוחה בעזרת שתי קומות
כשניירות גם מגיעים וגם ממתינים, ערימה אחת מסתירה אילו דפים לא נקראו ואילו מחכים לתשובה. מגש מסמכים דו-קומתי מפריד ביניהם, בתנאי שלכל קומה יש משמעות אחת. מדריך הארגון שלנו מקצה את הקומה העליונה לניירות חדשים ואת התחתונה לעבודה פתוחה; ראו את זרימת הניירות נכנס, לטיפול, יוצא שלו.
6. החליפו פתקים דביקים בערימת פתקים אחת
פתקים דביקים יכולים להגיע לכל מקום, ולכן תוך זמן קצר הם בכל מקום. מחזיק לדפי ממו שומר ערימה אחת של דפי פתקים במקום אחד, ליד העטים. עד סוף היום, הדף העליון או שבוצע ונזרק או שהועתק ליומן שלכם. נייר אינו כלול עם המחזיקים לדפי ממו שלנו.
השתלטו על הדברים הקטנים
7. החזיקו כוס לעטים אחת והגבילו את מה שנכנס אליה
בדקו כל עט על השולחן וזרקו את אלה שכותבים לסירוגין. השאירו את קומץ העטים שאתם באמת לוקחים, ועוד מספריים ומרקר, זקופים בכוס לעטים אחת, והעבירו את העודפים למגירה. כשעט לא נכנס בלי דחיפה, משהו צריך לצאת.
8. תנו לאטבים ולסיכות מיכל קטן אחד
אטבי נייר, אטבי קליפס וסיכות נודדים: לתוך הכוס לעטים, מתחת למקלדת, לרוחב המשטח. מיכל קטן אחד ליד המגש שם לזה סוף, כי משתמשים באטבים במקום שבו נמצאים הניירות. סטי Pulsar, Vesta ו-Chester כוללים מחזיק לאטבים, ולמחזיק לכרטיסי ביקור בסטי Star יש תא לאטבים.
9. השאירו על השולחן רק את כרטיסי הביקור שלכם
החזיקו את הכרטיסים שלכם במחזיק לכרטיסי ביקור שאורח יכול להגיע אליו. לכרטיסים שקיבלתם אין מקום על השולחן: שמרו את איש הקשר בטלפון, ואז תייקו את הכרטיס או העבירו אותו למחזור. אם אורחים יושבים מולכם, איך לסדר שולחן משרדי מקצועי מראה היכן המחזיק צריך לעמוד.
כבלים ומכשירים
10. תנו לכל מכשיר מקום חניה
טלפון, טאבלט ואוזניות שמונחים שטוחים מכסים שטח עבודה ונקברים מתחת לניירות. החנו כל אחד מהם: את הטלפון על מעמד לטלפון, במקום שאליו כבל הטעינה שלו כבר מגיע; את האוזניות על וו מתחת לשפת השולחן; את הטאבלט זקוף ליד המסך.
11. קבעו את הכבלים במקום שבו הם יורדים מהשולחן
הצמידו כל כבל טעינה לשפה האחורית של השולחן, כך שהקצה החופשי לא יוכל ליפול מאחוריו. הרימו את מפצל החשמל מהרצפה והדקו אותו מתחת למשטח השולחן או לרגל. אחר כך סמנו על כל תקע מה הוא מפעיל.
הפכו אותו לשלכם בלי בלגן
12. השתמשו בצבע אחד לכל מה שנשאר בחוץ
כשהמגש, הכוס לעטים והמחזיק לכרטיסים תואמים, הם נקראים כקבוצה אחת, וכל מה שלא תואם בולט מיד וקל לפנות אותו: ספל תועה, שדכן שאול. למנורה, לצמח ולתמונה, ראו את רעיונות לעיצוב שולחן משרדי.
13. אפשרו כוס אחת, על תחתית אחת
תמיד יש מקום לעוד כוס, אלא אם משהו קובע גבול. תחתית לכוס קובעת אותו: משקה אחד על השולחן בכל פעם, על התחתית, הרחק מהניירות. כשמגיעה כוס חדשה, הישנה חוזרת למטבח. חלק מהסטים שלנו מגיעים עם שלוש תחתיות לכוס, וכך גם למשקה של אורח יש מקום.
רעיונות לארגון שולחן קטן
14. עלו למעלה לפני שאתם מתרחבים לצדדים
לשולחן קטן נגמר קודם כול המשטח, לכן השתמשו בחלל שמעליו. מדף מעל השולחן מקבל ספרי עיון ונייר רזרבי. זרוע למסך או מגביה משחררים את הרצועה שמתחת למסך. לוח קיר מחזיק את הרשימות שאתם בודקים כל בוקר.
15. בחרו פריטים שעושים שתי עבודות
כל עבודה שאתם מאחדים חוסכת את טביעת הרגל של חפץ אחד. המחזיק לכרטיסי ביקור של Star מרעיון 8 הוא דוגמה אחת. בכוס לעטים של Elegance יש שעון מובנה, וב-Chester השעון מחובר לשלט השם (סוללות לשעון אינן כלולות). אפשר להזמין כל אחד מהם לבד, ובדף על אביזרי שולחן לפי פריט יש טבלה של פריטים לפי דגם.
16. שמרו על סט קטן
על שולחן קטן, ספרו את החפצים לפני שאתם מוסיפים מחזיקים. לסט שולחני קומפקטי יש ארבעה עד תשעה חלקים, וכל אחד מהסטים שלנו משתמש במשטח השולחן במידה 13.4 × 18.9 אינץ' (34 × 48 ס"מ). בכל אחד יש משטח שולחן, כוס לעטים ומחזיק לדפי ממו, ובאף אחד אין מגש מסמכים; שאר הפריטים משתנים מסט לסט.
שמרו על המצב הזה
17. אחד נכנס, אחד יוצא
שולחן מתמלא חפץ אחרי חפץ, וכל אחד מהם נראה סביר ביום שהגיע. החליטו כמה דברים עומדים על המשטח והיצמדו למספר הזה: כשמשהו חדש מגיע כדי להישאר, משהו אחר יוצא. עטים, ספלים וקישוטים הם הדברים שמתרבים.
18. צלמו את השולחן כשהוא נכון
ברגע שהשולחן נראה כמו שאתם רוצים, צלמו אותו מהכיסא שלכם. ביום קבוע בכל שבוע, הקדישו עשר דקות להחזרת השולחן למצב שבתמונה: רוקנו את המגש עד התחתית, בדקו את הכוס לעטים, פנו את מקום הנחיתה. לגרסה היומית, במדריך הארגון שלנו יש איפוס של חמש דקות בסוף היום.
שלושה סטים שמכסים כמה רעיונות
אף אחד מהרעיונות לא דורש סט תואם. אם אתם מעדיפים להתחיל מסט, שלושת הסטים האלה מעור סינתטי מתאימים לשלושה שולחנות שונים, והמדריך שלנו בחירת סט ארגון לשולחן מוביל אתכם דרך ההחלטה.
- שולחן קטן שכמעט לא רואה ניירות: סט שולחני Vega של 4 חלקים ($125) הוא משטח שולחן, כוס לעטים, מחזיק לדפי ממו ומעמד לטלפון, על המשטח במידה 13.4 × 18.9 אינץ' (34 × 48 ס"מ). אין בו תחתית לכוס ואין שלט שם.
- ערימת ניירות אחת, אטבים וכרטיסים: סט שולחני Pulsar של 10 חלקים ($225) הוא משטח שולחן, כוס לעטים ומחזיק לדפי ממו, ובנוסף מגש מסמכים יחיד, מחזיק לאטבים, מחזיק לכרטיסי ביקור, תחתית לכוס ובסיס לשלט שם אישי עם שני עטים כדוריים, על המשטח במידה 15.0 × 22.8 אינץ' (38 × 58 ס"מ). אין בו מעמד לטלפון.
- ניירות נכנסים ויוצאים על המשטח הקטן יותר: סט שולחני Vega של 14 חלקים עם שלט שם ($275) חוזר על ארבעת סוגי הפריטים של Vega 4, באותה מידת משטח, ומוסיף מגש מסמכים דו-קומתי, מחזיק ללוח שנה, מחזיק לכרטיסי ביקור, קופסת טישו, שלוש תחתיות לכוס ובסיס לשלט שם אישי עם שני עטים כדוריים. דפי לוח השנה אינם כלולים.
מאיפה להתחיל
בחרו שורה אחת בטבלה ויישמו את הרעיון הזה היום; אם אף אחת לא בולטת, התחילו בקופסה של רעיון 1. לשולחן חדש, הרשימה משמשת גם כרעיונות לסידור השולחן: התחילו במשטח של רעיון 2 והוסיפו מחזיק רק כשמופיעה בעיה מהטבלה.
כדי לראות כל סט ואת הפריטים שלו, עיינו בכל הסטים השולחניים. הרכיבו סט שולחני מוכר את אותם סוגי פריטים אחד-אחד, בלי מינימום.
