비서의 책상을 위한 행정 전문가의 날 선물
행정 전문가의 날(Administrative Professionals Day) 선물은 행정 비서와 임원 비서, 오피스 매니저, 리셉셔니스트, 코디네이터에게 드립니다. 사무실의 나머지 사람들이 모두 거쳐 가는 책상의 주인들입니다. 그래서 책상 선물이 이날에 어울립니다. 이들의 책상은 업무 도구이자 방문객이 가장 먼저 보는 것인 경우가 많기 때문입니다. 이 가이드에서는 동료가 실제로 쓰는 책상 유형에 맞춰 아이디어를 소개합니다.
이날에 어울리는 것
이날은 관리자, 팀 또는 사무실 전체가 전하는 감사의 날입니다. 구체적인 감사의 말을 적은 카드가 기본입니다. 점심 식사도 흔합니다. 오래 남는 선물은 선택 사항이며, 선물을 한다면 사무실이 아니라 그 사람을 위한 것이어야 합니다. 비품 예산으로 산 새 스테이플러는 선물이 아닙니다.
이날에만 해당하는 규칙이 하나 있습니다. 감사를 받는 당사자에게 자기 선물을 주문하게 하지 마세요. 행정 직원이 대개 사무실 구매를 담당하다 보니 무심코 그 일을 맡기기 쉽습니다. 이 주문은 다른 사람이 합니다.
책상 유형별 선물 아이디어
안내 데스크 또는 리셉션
리셉션 데스크는 하루 종일 방문객을 마주하며, 그 위에 놓인 것이 조직을 대변합니다.
- 명패. 방문객은 자신이 누구와 이야기하고 있는지 알고 싶어 합니다. 맞춤 책상 명패는 누가 묻기 전에 그 답을 알려 주며, 단품으로 주문할 수 있습니다.
- 명함꽂이와 펜꽂이. 방문객의 손이 닿는 곳에 회사 명함을 두고, 펜이 카운터 위에 굴러다니지 않게 합니다.
- 마우스 패드가 있는 한 벌 세트. 안내 데스크는 컴퓨터 책상이기도 합니다. Venus 12피스 데스크 세트 (마우스 패드 포함) ($165)에는 작은 크기의 데스크 패드, 같은 디자인의 마우스 패드, 명함꽂이, 휴대폰 거치대, 펜꽂이, 메모지 홀더, 펜 두 자루가 포함된 명패 받침대, 컵받침 세 개가 들어 있습니다.
방문객을 맞는 책상을 어떻게 배치해야 하는지는 전문적인 사무실 책상 꾸미는 법에서 다룹니다.
임원 비서의 책상
이 책상은 다른 사람들 사이에서 서류와 결정을 옮깁니다. 이 책상의 과제는 흐름입니다. 무엇이 들어왔는지, 무엇이 서명을 기다리는지, 무엇이 나갈 준비가 되었는지입니다.
- 이단 서류함. 두 층이 있어 “받은 서류”와 “보낼 서류”에 각각 자리가 생깁니다. Luna 10피스 데스크 세트 (이단 서류함 포함) ($225)는 이단 서류함에 데스크 패드, 펜꽂이, 메모지 홀더, 명함꽂이, 휴대폰 거치대, 펜 두 자루가 포함된 명패 받침대, 컵받침을 함께 구성했습니다.
- 전화기 옆의 메모지 홀더. 메시지는 다른 일을 하는 도중에 받아 적게 됩니다. 홀더는 홀더만 제공되며 용지는 포함되지 않습니다.
- 임원 사무실과의 통일감. 상사의 책상에 세트가 있다면 문밖 책상에 같은 모델과 색상을 두어 두 책상이 하나의 사무실로 읽히게 할 수 있습니다.
오피스 매니저의 책상
오피스 매니저의 책상에는 모든 것이 모입니다. 수령 서명을 할 택배, 열쇠, 일정표, 질문들. 종류별로 하나씩 맡아 주는 구성품이 도움이 됩니다.
- 캘린더 홀더와 명함꽂이. Star 10피스 데스크 세트 (액자 포함) ($225)에는 큰 데스크 패드에 캘린더 홀더, 클립 수납 칸이 있는 명함꽂이, 액자, 펜 두 자루가 포함된 명패 받침대가 들어 있습니다. 캘린더 속지는 포함되지 않습니다.
- 명패가 필요 없다면? Vega 9피스 데스크 세트 ($160)에는 캘린더 홀더, 명함꽂이, 휴대폰 거치대, 컵받침 세 개가 들어 있고 명패는 없습니다.
공용 행정 구역
여러 사람이 줄지어 놓인 책상을 함께 쓰는 곳이라면 모두에게 같은 것을 선물하세요. 같은 모델의 구성품을 하나씩 주면 공평하고 구역이 계획된 것처럼 보입니다. 낱개로 구매하는 데스크 액세서리 페이지에 낱개로 주문할 수 있는 것이 정리되어 있습니다.
행정 직무를 위한 명패 문구
이 분야의 직함은 조직마다 다르고 시간이 지나면서 바뀌며, 그 차이는 직함을 가진 당사자에게 중요합니다. 직함은 이메일 서명에서 그대로 옮겨 적으세요. 실제로 쓰는 직함이 아니라면 “Executive Assistant”를 “Assistant”로 줄이거나 “Secretary”라고 쓰지 마세요.
이름에 32자, 선택 사항인 직함에 36자를 넣을 수 있는 금속판에 맞는 몇 가지 형식입니다.
- “Denise Carter”에 “Executive Assistant to the CEO”
- 직함 줄에 “Front Desk Coordinator”
- 직함 줄에 “Office Manager”
명패 포함 데스크 세트의 모든 세트에 명패가 있으며, 문구는 금속판에 입력한 그대로 인쇄됩니다. 각인이 아닙니다. 부서 줄과 긴 직함은 책상 명패에 무엇을 넣을까에서 다룹니다.
관리자가 줄 때, 팀이 줄 때
- 관리자가 줄 때: 이것이 자연스러운 방향이며 비용은 관리자나 회사가 냅니다. 본인 이름만 들어가는 선물을 위해 팀에서 돈을 걷지 마세요.
- 팀이 줄 때: 자율적인 소액을 모으고 카드 한 장에 함께 서명하세요. 여섯 명을 지원하는 비서가 서로 경쟁하는 선물 여섯 개를 받아서는 안 됩니다.
- 행정 직원이 여러 명일 때: 똑같이 대하세요. 각자의 이름을 넣은 같은 선물을 주면 나란히 일하는 사람들 사이에 순위를 매기지 않게 됩니다. 팀 내 공평함에 관한 더 많은 내용은 직원 감사 선물에 있습니다.
주문 시 참고 사항
- 본인이 직접 쓴 것과 대조해 이름의 철자와 정확한 직함을 확인합니다.
- 그날보다 넉넉히 앞서 주문합니다. 배송 정책에 나온 것은 예상 기간이지 도착일이 아닙니다.
- 받는 분이 사무실 우편물을 개봉한다면 소포의 수취인을 다른 사람으로 지정합니다.
- 결제 전에 장바구니에서 문구를 교정합니다. 주문 후에 실수를 발견했다면 곧바로 문의 페이지를 통해 알려 주세요. 주문이 발송되기 전까지는 변경할 수 있으며, 그 이후에는 변경할 수 없습니다.
자주 묻는 질문
책상 선물은 사무 비품과 너무 비슷하지 않나요?
한 사람을 위해 고르고 그 사람의 이름이 들어간다면 그렇지 않습니다. 비품은 책상에 속하지만, 이 선물은 그 사람의 것이며 자리를 옮기면 함께 갑니다.
비서가 원격으로 근무한다면요?
콤팩트 세트나 구성품 하나를 고르고 배송 주소는 당사자와 상의해 정하세요. 깜짝 선물을 위해 누군가의 집 주소를 짐작할 만한 가치는 없습니다.
