Presentes para o Dia dos Profissionais Administrativos: Ideias para a Mesa de um Assistente

Os presentes do Dia dos Profissionais Administrativos vão para assistentes administrativos e executivos, gerentes administrativos, recepcionistas e coordenadores: as pessoas por cujas mesas passa o restante do escritório. É por isso que um presente de mesa combina com a ocasião: a mesa delas é uma ferramenta de trabalho e, muitas vezes, a primeira coisa que um visitante vê. Este guia relaciona ideias ao tipo de mesa que o seu colega realmente tem.

O que combina com o dia

O dia é um agradecimento de um gestor, de uma equipe ou do escritório inteiro. Um cartão com um agradecimento específico é a base. Um almoço é comum. Um presente duradouro é opcional e, quando existe, deve ser para a pessoa, não para o escritório: um grampeador novo, pago com a verba de material de escritório, não é um presente.

Uma regra é específica desta ocasião: não peça à pessoa que está sendo homenageada que encomende o próprio presente. A equipe administrativa geralmente cuida das compras do escritório, e é fácil passar a tarefa a ela sem pensar. Outra pessoa faz este pedido.

Ideias de presente por tipo de mesa

O balcão de atendimento ou a recepção

Uma mesa de recepção fica de frente para os visitantes o dia inteiro, e o que está sobre ela fala pela organização.

• Uma placa de nome. Os visitantes querem saber com quem estão falando. Uma placa de nome de mesa personalizada responde a isso antes que alguém pergunte, e pode ser pedida avulsa.
• Um porta-cartões e um porta-canetas. Os cartões da empresa ao alcance do visitante, e canetas que não ficam soltas no balcão.
• Um kit combinando com mouse pad. Uma mesa de recepção também é uma mesa de computador. O Kit de Mesa Venus de 12 Peças com Mouse Pad (R$ 936) tem um desk pad no tamanho menor, um mouse pad combinando, um porta-cartões de visita, um suporte para celular, um porta-canetas, um porta-lembretes, uma base de placa de nome com duas canetas e três porta-copos.

Como deve ser disposta uma mesa voltada para os visitantes é o tema de como montar uma mesa de escritório profissional.

A mesa do assistente executivo

Esta mesa movimenta papéis e decisões entre outras pessoas. O problema dela é o fluxo: o que chegou, o que está aguardando uma assinatura, o que está pronto para sair.

• Uma bandeja dupla para documentos. Dois níveis dão um lugar para a “entrada” e outro para a “saída”. O Kit de Mesa Luna de 10 Peças com Bandeja Dupla (R$ 1.276) combina uma delas com um desk pad, um porta-canetas, um porta-lembretes, um porta-cartões de visita, um suporte para celular, uma base de placa de nome com duas canetas e um porta-copos.
• Um porta-lembretes ao lado do telefone. Os recados são anotados no meio de outras tarefas. O porta-lembretes é só o suporte; o papel não está incluído.
• Uma combinação com a sala do executivo. Se a mesa do gestor tem um kit, o mesmo modelo e a mesma cor do lado de fora da porta fazem as duas mesas serem vistas como um só escritório.

A mesa do gerente administrativo

A mesa de um gerente administrativo recolhe de tudo: entregas para assinar, chaves, agendas, perguntas. O que ajuda são peças que guardam uma categoria cada.

• Um porta-calendário e um porta-cartões. O Kit de Mesa Star de 10 Peças com Porta-Retrato (R$ 1.276) inclui um porta-calendário, um porta-cartões de visita com compartimento para clipes, um porta-retrato e uma base de placa de nome com duas canetas, sobre o desk pad maior. As folhas de calendário não estão incluídas.
• Não precisa de placa de nome? O Kit de Mesa Vega de 9 Peças (R$ 907) tem um porta-calendário, um porta-cartões de visita, um suporte para celular e três porta-copos, sem placa.

Uma área administrativa compartilhada

Onde várias pessoas dividem uma fileira de mesas, dê a mesma coisa a todas. Uma peça para cada uma, no mesmo modelo, mantém a justiça e faz a área parecer planejada. Nossa página de acessórios de mesa por peça lista o que pode ser pedido avulso.

O texto da placa de nome para funções administrativas

Os cargos desta área variam de uma organização para outra e mudam com o tempo, e a diferença importa para quem ocupa um deles. Copie o cargo da assinatura de e-mail; não encurte “Assistente Executiva” para “Assistente” nem escreva “Secretária”, a menos que esse seja o cargo em uso.

Alguns formatos que cabem na placa, que aceita 32 caracteres para o nome e 36 para um cargo opcional:

• “Denise Carter” com “Assistente Executiva do CEO”
• “Coordenadora de Recepção” como linha do cargo
• “Gerente Administrativa” como linha do cargo

Todos os kits em kits de mesa com placa de nome trazem uma, e o texto é impresso na placa de metal exatamente como foi digitado; não é gravado. Linhas de departamento e cargos mais longos são tratados em o que colocar em uma placa de nome de mesa.

De um gestor ou da equipe

• De um gestor: este é o sentido natural, e quem paga é o gestor ou a empresa. Não recolha dinheiro da equipe para um presente que leva só o seu nome.
• De uma equipe: juntem pequenas quantias voluntárias e assinem um só cartão. Um assistente que atende seis pessoas não deve receber seis presentes concorrentes.
• Vários profissionais administrativos: trate-os da mesma forma. O mesmo presente para cada um, com o próprio nome, evita criar uma hierarquia entre pessoas que trabalham lado a lado. Há mais sobre justiça dentro de uma equipe em presentes de reconhecimento para funcionários.

Observações sobre o pedido

1. Confira a grafia do nome e o cargo exato em algo que a própria pessoa escreveu.
2. Faça o pedido com boa antecedência. A política de frete traz estimativas, não datas de entrega.
3. Mande endereçar o pacote a alguém que não seja o destinatário, se é ele quem abre a correspondência do escritório.
4. Revise o texto no carrinho antes de finalizar a compra. Se você encontrar um erro depois de fazer o pedido, avise-nos pela página de contato imediatamente: podemos alterá-lo até o pedido ser enviado, e não depois.

Perguntas comuns

Um presente de mesa não parece demais com equipamento de escritório?

Não quando é escolhido para uma pessoa e traz o nome dela. O equipamento pertence à mesa; este presente pertence à pessoa e vai com ela, se ela mudar de lugar.

E se o assistente trabalha remotamente?

Escolha um kit compacto ou uma única peça e combine com a pessoa um endereço de entrega. Uma surpresa não vale o risco de adivinhar onde alguém mora.