Como Montar uma Mesa de Escritório Profissional
A arrumação de uma mesa de escritório profissional é planejada a partir da cadeira do visitante, não da sua. Quem se senta do outro lado da mesa vê a placa de nome, a borda da frente, a parte de trás do seu monitor e qualquer papel virado para cima, e interpreta tudo isso como um sinal de como o escritório é conduzido. Arrume a mesa primeiro para essa visão e depois encaixe o seu próprio trabalho em torno dela.
Os passos abaixo tratam de uma mesa de atendimento a clientes: seus dois lados, os papéis, os cartões de visita, o celular, a placa de nome, os objetos pessoais e os cabos, e depois uma rotina de arrumação de 10 minutos e um checklist.
A primeira impressão começa na cadeira do visitante
Antes de mover qualquer coisa, sente-se onde os seus clientes se sentam. Dali você vê a parte de trás do monitor e os cabos dele, a frente das bandejas, a folha de cima de cada pilha e tudo o que fica entre as duas cadeiras.
Verifique três coisas:
- Quem você é. O visitante deve conseguir ler o seu nome e o seu cargo sem precisar perguntar.
- Espaço para o visitante. Um trecho livre da mesa diante da cadeira dele mostra que a reunião era esperada.
- Cuidado com os papéis. Um visitante que consegue ler o nome de outro cliente em uma pasta vai supor que a pasta dele recebe o mesmo tratamento.
Divida a mesa em lado do visitante e lado de trabalho
Trate o tampo como duas faixas: o lado do visitante é a borda da frente, a mais próxima do seu convidado, e o lado de trabalho é tudo o que fica ao seu próprio alcance. Essa divisão é a base da organização de um escritório executivo: o lado do visitante tem a mesma aparência em todas as reuniões, e o trabalho fica no seu.
O que vai no lado do visitante
- A placa de nome, virada para a cadeira do visitante.
- O porta-cartões de visita.
- Um porta-copos para o convidado, se você oferece bebidas; vários dos nossos kits incluem três.
- Um espaço livre para uma pasta ou um documento a assinar.
Agrupe a placa de nome e o porta-cartões no canto da frente pelo qual os visitantes passam primeiro, em geral o mais próximo da porta. Se duas pessoas costumam se sentar à sua frente, leve os dois para o meio da borda da frente.
O que fica no lado de trabalho
- O desk pad, centralizado diante da sua cadeira.
- O porta-canetas, o porta-lembretes e o suporte para celular.
- As bandejas para documentos e um porta-calendário, perto dos cantos de trás.
Mantenha livre a linha entre as duas cadeiras: deslize o monitor para um lado, para poder olhar para o visitante sem se inclinar para contorná-lo, e mantenha uma bandeja dupla para documentos ou um relógio de mesa fora dessa linha. O lugar de cada peça do lado de trabalho depende do seu alcance e da mão com que você escreve; nosso guia sobre como organizar a sua mesa detalha isso.
Mantenha os papéis de clientes fora de vista
Parta do princípio de que um visitante consegue ler qualquer coisa virada para cima sobre a mesa, inclusive a etiqueta de uma pasta. Durante uma reunião, a única pasta sobre o desk pad deve ser a da pessoa que está na cadeira. Todo o resto vai para uma bandeja para documentos em um canto de trás do lado de trabalho, virado para baixo ou em uma pasta fechada. Libere o desk pad entre um atendimento e outro.
Uma bandeja dupla para documentos mantém separados os papéis que chegam e os que saem. A rotina das bandejas em si está no nosso guia de organização, em fluxo de papéis com bandejas, e acessórios de mesa para escritório de advocacia trata de papéis e pastas em um escritório de advocacia.
Deixe os cartões de visita ao alcance do visitante
O porta-cartões de visita fica no lado do visitante, com os cartões voltados para o convidado, para que ele possa pegar um sem pedir e sem estender o braço por cima do seu trabalho.
Reabasteça o porta-cartões antes que ele fique quase vazio e mantenha nele apenas os seus próprios cartões; os cartões que você recebe vão para uma gaveta. A maioria dos nossos kits inclui um porta-cartões de visita, mas não todos; por isso, confira a lista de itens incluídos na página do produto.
Dê ao celular um lugar fixo no seu lado
Um celular deitado sobre o desk pad, entre você e um cliente, puxa o seu olhar para baixo toda vez que a tela acende. Coloque-o em um suporte para celular no lado de trabalho, fora da linha entre as duas cadeiras, com a tela inclinada para você, e ponha-o no silencioso antes de a reunião começar. Assim, um olhar basta para saber se uma ligação pode esperar.
Para acompanhar o tempo durante uma reunião, olhe para um relógio de mesa, não para o celular; alguns kits executivos acrescentam um relógio.
Vire a placa de nome para o visitante
A placa de nome é para a pessoa do outro lado da mesa; por isso, ela fica na borda da frente do lado do visitante, voltada para a cadeira dele. Nada mais alto deve ficar entre ela e o visitante. Faça o teste na cadeira do visitante: as duas linhas devem ser legíveis sem que seja preciso se inclinar para a frente.
Um texto curto é o que se lê melhor a essa distância: o seu nome na primeira linha, um cargo ou um departamento na segunda. Nosso guia sobre o que colocar em uma placa de nome de mesa traz formatos para cargos e credenciais.
Nossas placas de nome são impressas, não gravadas, em uma placa de metal dourada ou prateada: um nome de até 32 caracteres e, se você quiser, um cargo de até 36. O guia da placa de nome lista as opções e as etapas do pedido. A maioria dos nossos kits inclui uma placa de nome; veja os kits de mesa com placa de nome personalizada.
Objetos pessoais com moderação
Um ou dois objetos pessoais mostram que uma pessoa trabalha naquela mesa; mais do que isso disputa a atenção com a reunião. Mantenha-os em um canto de trás do lado de trabalho, voltados para você, e deixe de fora qualquer coisa que você não gostaria de ter de explicar a um cliente. Os kits Star incluem um porta-retrato como uma das peças combinando, o que dá à foto um lugar definido. Sobre luminárias, plantas e quantos objetos decorativos uma mesa de trabalho comporta, veja as nossas ideias de decoração para mesa de escritório.
Tire cabos e bagunça da visão do visitante
Vista da cadeira do visitante, a parte de trás do seu equipamento é a frente. Se a mesa tem a frente aberta, os cabos que pendem atrás dela ficam bem à vista; por isso, prenda juntos os cabos do monitor, da luminária e do carregador e desça-os por uma das pernas da mesa. Nenhum deve atravessar o tampo.
Depois, retire o que não tem lugar em uma reunião: xícaras usadas, a correspondência de ontem, impressos soltos, bilhetes adesivos, canetas perdidas e qualquer coisa empilhada na borda da frente. Uma regra mantém tudo assim: todo objeto sobre o tampo ou tem lugar em um suporte, ou sai da mesa.
Por que peças combinando parecem uma decisão única
Um porta-canetas de uma loja, uma bandeja de outra e um porta-cartões trazido de uma conferência podem, cada um, ficar bem sozinhos. Juntos, parecem coisas que foram se acumulando. Peças de uma só cor e de um só material parecem planejadas, e é isso que o visitante percebe.
Acessórios de mesa profissionais são avaliados em conjunto, e o desk pad é a maior peça; por isso, a cor dele dá o tom. Cores escuras têm um ar formal, e o preto combina com quase qualquer acabamento de mesa; nosso guia sobre como escolher a cor de um kit de mesa trata das outras opções. A maior parte da nossa linha é de couro sintético, e cada página de produto informa o material.
Três exemplos:
- O Kit de Mesa Star de 14 Peças (R$ 2.267): bandeja dupla para documentos, porta-cartões de visita com compartimento para clipes, suporte para celular, base de placa de nome personalizada, porta-retrato, porta-lenços e relógio de mesa (pilha não incluída), sobre o desk pad de 15,0 × 22,8 pol. (38 × 58 cm).
- O Kit de Mesa Galaxy de 12 Peças (R$ 1.134): bandeja dupla para documentos, porta-cartões de visita, suporte para celular, base de placa de nome personalizada e três porta-copos, sobre o desk pad de 13,4 × 18,9 pol. (34 × 48 cm).
- O Kit de Mesa Luna de 9 Peças com Placa de Nome (R$ 992): um kit compacto sobre o mesmo desk pad menor, com porta-cartões de visita, suporte para celular, base de placa de nome personalizada e porta-copos, e sem bandeja para documentos.
Para decidir de quais peças a sua mesa precisa, percorra o checklist de acessórios de mesa para escritório executivo.
Uma rotina de arrumação de 10 minutos
Faça isso uma vez e repita quando a mesa sair do lugar.
- Esvazie o tampo. Tire tudo, menos o desk pad.
- Sente-se na cadeira do visitante. Repare nos cabos, na parte de trás do monitor e em tudo o que bloqueia a visão.
- Posicione a âncora. Centralize o desk pad diante da sua cadeira e tire o monitor da linha entre as cadeiras.
- Monte o lado do visitante. Placa de nome na borda da frente, voltada para fora, porta-cartões de visita ao lado dela, um porta-copos ao alcance do convidado e um espaço livre para uma pasta.
- Monte o lado de trabalho. Porta-canetas, porta-lembretes e suporte para celular em volta do desk pad; bandejas em um canto de trás.
- Termine com os cabos e os objetos pessoais. Prenda os cabos e desça-os por uma das pernas da mesa; depois, recoloque um ou dois objetos pessoais. Todo o resto vai para uma gaveta ou sai da sala.
- Volte à cadeira do visitante. Leia a placa de nome, estenda a mão para pegar um cartão e procure qualquer papel que dê para ler.
Para manter a disposição no lugar, use a arrumação de cinco minutos no fim do dia do nosso guia de organização.
Checklist da mesa de atendimento a clientes
Passe por ele sentado na cadeira do visitante antes de uma reunião importante.
| Item | Está aprovado quando |
|---|---|
| Placa de nome | Você consegue ler as duas linhas sem se inclinar para a frente |
| Cartões de visita | Você consegue pegar um sem estender o braço por cima do lado de trabalho |
| Papéis | Não dá para ler o nome nem o documento de nenhum outro cliente |
| Linha de visão | Nenhum monitor, bandeja ou relógio fica entre as duas cadeiras |
| Espaço do visitante | Uma pasta e uma bebida têm, cada uma, um lugar livre |
| Celular | Está no suporte, no lado de trabalho, no silencioso |
| Objetos pessoais e cabos | Um ou dois objetos ficam em um canto de trás e nenhum cabo está à vista |
| Peças | Todas combinam em cor e material |
Escolha um kit para uma mesa de escritório profissional
Uma mesa de atendimento a clientes não precisa de um kit grande. Os kits de mesa executivos têm dez peças ou mais, e muitos deles acrescentam uma bandeja para documentos, o que convém a uma mesa em que papéis passam de mão em mão. Em uma mesa pequena, um kit compacto que inclua uma placa de nome e um porta-cartões de visita resolve o lado do visitante. Nossos desk pads vêm em dois tamanhos, e executivo não quer dizer o maior; por isso, confira o tamanho do desk pad em cada página de produto; o guia de tamanhos de desk pad ajuda você a escolher entre eles.
Para comparar a linha completa, veja todos os kits de mesa e confronte a lista de itens incluídos de cada página de produto com o checklist acima antes de fazer o pedido.
