Hallinnon ammattilaisten päivän lahjat assistentin työpöydälle

Hallinnon ammattilaisten päivän lahjat annetaan hallinnon ja johdon assistenteille, toimistopäälliköille, vastaanottovirkailijoille ja koordinaattoreille: ihmisille, joiden työpöytien kautta muu toimisto kulkee. Siksi työpöytälahja sopii tähän tilaisuuteen: heidän työpöytänsä on työväline ja usein ensimmäinen asia, jonka vieras näkee. Tässä oppaassa ideat sovitetaan siihen, millainen työpöytä kollegallasi oikeasti on.

Mikä päivään sopii

Päivä on kiitos esihenkilöltä, tiimiltä tai koko toimistolta. Perustana on kortti, jossa kiitetään jostakin tietystä. Lounas on tavallinen. Pysyvä lahja on valinnainen, ja jos sellainen annetaan, sen pitäisi olla henkilölle eikä toimistolle: tarvikebudjetista ostettu uusi nitoja ei ole lahja.

Yksi sääntö koskee juuri tätä tilaisuutta: älä pyydä kiitettävää henkilöä tilaamaan omaa lahjaansa. Hallinnon henkilöstö hoitaa yleensä toimiston hankinnat, ja tehtävä annetaan heille helposti ajattelematta. Tämän tilauksen tekee joku muu.

Lahjaideoita työpöydän tyypin mukaan

Vastaanotto

Vastaanottotiski on vieraisiin päin koko päivän, ja se, mitä sillä on, puhuu organisaation puolesta.

• Nimikyltti. Vieraat haluavat tietää, kenen kanssa he puhuvat. Personoitu työpöydän nimikyltti vastaa siihen ennen kuin kukaan kysyy, ja sen voi tilata yksinään.
• Korttiteline ja kynäkuppi. Yrityksen kortit vieraan ulottuvilla, eivätkä kynät loju irrallaan tiskillä.
• Yhteensopiva setti hiirimatolla. Vastaanottotiski on myös tietokonepöytä. Venus 12-osainen työpöytäsetti hiirimatolla ($165) sisältää pienemmän koon pöytäalustan, siihen sopivan hiirimaton, käyntikorttitelineen, puhelintelineen, kynäkupin, muistilapputelineen, nimikylttijalustan, jossa on kaksi kynää, ja kolme lasinalusta.

Vieraisiin päin olevan työpöydän asettelusta kerrotaan oppaassa näin järjestät ammattimaisen toimistotyöpöydän.

Johdon assistentin työpöytä

Tämä työpöytä siirtää papereita ja päätöksiä muiden ihmisten välillä. Sen ongelma on virta: mitä on tullut, mikä odottaa allekirjoitusta, mikä on valmis lähtemään.

• Kaksitasoinen asiakirjalokero. Kaksi tasoa antaa saapuville ja lähteville kummallekin oman paikan. Luna 10-osainen työpöytäsetti kaksitasoisella lokerolla ($225) yhdistää sen pöytäalustaan, kynäkuppiin, muistilapputelineeseen, käyntikorttitelineeseen, puhelintelineeseen, nimikylttijalustaan, jossa on kaksi kynää, ja lasinaluseen.
• Muistilapputeline puhelimen vieressä. Viestit kirjoitetaan muistiin muiden tehtävien keskellä. Teline on pelkkä teline; paperi ei sisälly.
• Sama ilme kuin johtajan huoneessa. Jos esihenkilön työpöydällä on setti, sama malli ja väri oven ulkopuolella saa kaksi työpöytää näyttämään yhdeltä toimistolta.

Toimistopäällikön työpöytä

Toimistopäällikön työpöydälle kertyy kaikki: kuitattavat toimitukset, avaimet, aikataulut, kysymykset. Apua on osista, joissa jokaisessa pidetään yhtä asiaryhmää.

• Kalenteriteline ja korttiteline. Star 10-osainen työpöytäsetti valokuvakehyksellä ($225) sisältää kalenteritelineen, käyntikorttitelineen klemmarilokerolla, valokuvakehyksen ja nimikylttijalustan, jossa on kaksi kynää, suuremmalla pöytäalustalla. Kalenterilehdet eivät sisälly.
• Eikö nimikylttiä tarvita? Vega 9-osainen työpöytäsetti ($160) sisältää kalenteritelineen, käyntikorttitelineen, puhelintelineen ja kolme lasinalusta, ilman laattaa.

Jaettu hallinnon työtila

Kun useampi ihminen jakaa työpöytärivin, anna kaikille sama lahja. Yksi samaa mallia oleva osa jokaiselle on reilu ratkaisu ja saa tilan näyttämään suunnitellulta. Sivullamme työpöytätarvikkeet yksittäin luetellaan, mitä voi tilata yksittäin.

Nimikyltin teksti hallinnon tehtäviin

Tämän alan tittelit vaihtelevat organisaatioittain ja muuttuvat ajan myötä, ja erolla on merkitystä tittelin haltijalle. Kopioi titteli sähköpostin allekirjoituksesta; älä lyhennä titteliä ”Johdon assistentti” muotoon ”Assistentti” äläkä kirjoita ”Sihteeri”, ellei se ole käytössä oleva titteli.

Muutama muotoilu, joka mahtuu laattaan – siinä on 32 merkkiä nimelle ja 36 valinnaiselle tittelille:

• ”Denise Carter” ja ”Toimitusjohtajan assistentti”
• ”Vastaanoton koordinaattori” tittelirivinä
• ”Toimistopäällikkö” tittelirivinä

Jokaisessa malliston työpöytäsetit nimikyltillä setissä on nimikyltti, ja teksti painetaan sen metallilaattaan täsmälleen niin kuin se on kirjoitettu; sitä ei kaiverreta. Osastorivejä ja pidempiä titteleitä käsitellään artikkelissa mitä työpöydän nimikylttiin kannattaa kirjoittaa.

Esihenkilöltä vai tiimiltä

• Esihenkilöltä: tämä on luonteva suunta, ja esihenkilö tai yritys maksaa. Älä kerää tiimiltä rahaa lahjaan, jossa on vain sinun nimesi.
• Tiimiltä: kerätkää pienet vapaaehtoiset summat yhteen ja allekirjoittakaa yksi kortti. Assistentin, joka tukee kuutta ihmistä, ei pitäisi saada kuutta keskenään kilpailevaa lahjaa.
• Useita hallinnon työntekijöitä: kohtele heitä samalla tavalla. Sama lahja jokaiselle omalla nimellä estää asettamasta rinnakkain työskenteleviä ihmisiä järjestykseen. Lisää reiluudesta tiimin sisällä on artikkelissa lahjat työntekijöiden kiittämiseen.

Tilausohjeita

1. Tarkista nimen kirjoitusasu ja tarkka titteli jostakin, minkä henkilö on itse kirjoittanut.
2. Tilaa hyvissä ajoin ennen päivää. Toimitusehdoissa annetaan arvioita, ei toimituspäiviä.
3. Osoita paketti jollekulle muulle kuin saajalle, jos hän avaa toimiston postin.
4. Oikolue teksti ostoskorissasi ennen kassalle siirtymistä. Jos huomaat virheen tilaamisen jälkeen, kerro meille heti yhteydenottosivun kautta: voimme muuttaa tekstiä siihen asti, kun tilaus on lähetetty, emme sen jälkeen.

Yleisiä kysymyksiä

Muistuttaako työpöytälahja liikaa toimistotarviketta?

Ei, kun se on valittu yhdelle ihmiselle ja siinä on hänen nimensä. Tarvikkeet kuuluvat työpöydälle; tämä kuuluu hänelle ja lähtee hänen mukaansa, jos hän siirtyy muualle.

Entä jos assistentti tekee etätöitä?

Valitse kompakti setti tai yksittäinen osa ja sovi toimitusosoitteesta hänen kanssaan. Yllätys ei ole sen arvoinen, että pitäisi arvailla, missä joku asuu.