Näin järjestät työpöytäsi yhteensopivalla työpöytäsetillä
Yksinkertaisin vastaus siihen, miten työpöytä järjestetään, on lajitella kaikki sen mukaan, kuinka usein tartut siihen. Pidä päivittäiset välineet kyynärvarren kaaren sisällä tuolistasi katsoen, viikoittain tarvittavat tavarat käsivarren mitan päässä ja kaikki muu poissa pöytäpinnalta. Yhteensopiva työpöytäsetti auttaa, koska jokaisella osalla on yksi tehtävä ja yksi vakiopaikka.
Tämä opas käsittelee ulottuvuusvyöhykkeet, kunkin osan paikan oikea- ja vasenkätisille, yksinkertaisen paperien kulun lokeroiden avulla, puhelimen ja sen johdon sekä viiden minuutin järjestelyn päivän päätteeksi. Nämä työpöydän järjestysideat toimivat, olipa setissäsi neljä osaa tai yli tusina.
Aloita ulottuvuusvyöhykkeistä
Ergonomiaoppaat jakavat työpöydän usein vyöhykkeisiin sen mukaan, kuinka kauas kurotat. Mittanauhaa et tarvitse; omat käsivartesi ovat mittatikku.
- Ensisijainen vyöhyke: alue, jonka kyynärvartesi kattavat, kun kyynärpäät ovat lähellä kylkiä. Täällä ovat näppäimistö, muistikirja ja pöytäalusta sekä kaikki, mihin kosket muutaman minuutin välein, kuten kynä, jota parhaillaan käytät.
- Toissijainen vyöhyke: se, mihin yletyt suoralla käsivarrella nojaamatta. Laita tänne tavarat, joita käytät useita kertoja päivässä: kynäkuppi, muistilapputeline, puhelinteline ja lasinalunen juomallesi.
- Ulkovyöhyke: kaikki, mikä vaatii nojaamista tai kurottamista. Asiakirjalokerot, pöytäkello, valokuvakehys ja nimikyltti kuuluvat tänne, takareunalle tai kulmiin.
Pöytäalusta ankkuroi asettelun. Keskitä se tuolisi eteen ja asettele muut osat sen ympärille, ei sen päälle. Alustojamme on kahta kokoa, 13,4 × 18,9 tuumaa (34 × 48 cm) ja 15,0 × 22,8 tuumaa (38 × 58 cm). Jos et ole varma, kumpi sopii työpöydällesi, pöytäalustan koko-opas selittää, miten mitataan.
Näin järjestät työpöytäsi osa kerrallaan
Anna seuraavaksi työpöydän järjestäjäsettisi jokaiselle osalle pysyvä osoite. Tässä on lähtöasettelu oikeakätiselle; ohita rivi, jos settiisi ei kuulu kyseistä osaa. Jos jonkin osan nimi on sinulle uusi, katso mihin työpöytäsetin kutakin osaa käytetään.
| Osa | Vyöhyke | Paikka (oikeakätinen) | Miksi se toimii |
|---|---|---|---|
| Pöytäalusta | Ensisijainen | Keskellä tuolisi edessä | Rajaa työskentelyalueesi |
| Kynäkuppi | Toissijainen | Oikealla, heti alustan ulkopuolella | Kirjoituskätesi ottaa ja palauttaa kynät ilman, että kurotat vartalosi yli |
| Muistilapputeline | Toissijainen | Oikealla, kynäkupin vieressä | Kynä ja paperi ovat vierekkäin nopeita muistiinpanoja varten |
| Lasinalunen | Toissijainen | Vasemmalla, erillään papereista | Pitää juomat poissa kirjoituskätesi tieltä |
| Puhelinteline | Toissijainen | Vasemmalla | Nosta puhelin vasemmalla kädellä ja jatka kirjoittamista oikealla |
| Kalenteriteline | Ulkovyöhyke | Vasemmassa takakulmassa, sinuun päin käännettynä | Näkyy yhdellä silmäyksellä, ei koskaan tiellä |
| Asiakirjalokero | Ulkovyöhyke | Oikeassa takakulmassa | Paperi kulkee sisään ja ulos ylittämättä alustaa |
| Käyntikorttiteline | Ulkovyöhyke | Etukulmassa, vierailijan puolella | Vieraiden on helppo yltää siihen |
| Nimikyltti | Ulkovyöhyke | Etureunassa, vierailijoihin päin | Vierailijat voivat lukea sen työpöydän toiselta puolelta |
| Pöytäkello tai valokuvakehys | Ulkovyöhyke | Takareunassa, kummalla tahansa puolella | Näkyvissä viemättä työskentelytilaa |
Asettelut oikea- ja vasenkätisille
Taulukon takana oleva sääntö on yksinkertainen: tavarat, joita pidät kädessä, tulevat kirjoituskätesi puolelle, ja tavarat, joita vain vilkaiset tai joihin vastaat, toiselle puolelle. Jos olet vasenkätinen, peilaa asettelu. Laita kynäkuppi ja muistilapputeline vasemmalle, puhelinteline ja lasinalunen oikealle ja asiakirjalokero vasempaan takakulmaan.
Muutama yksityiskohta kannattaa tarkistaa, kun kaikki on paikallaan:
- Juomasi ei saa koskaan olla sinun ja kynäkupin välissä, jottei kynään kurottaminen voi kaataa sitä.
- Hiiri jakaa kirjoituskäden puolen kynäkupin kanssa, joten aseta kynäkuppi hieman taemmas. Joihinkin setteihimme kuuluu hiirimatto, joka tulee pöytäalustan viereen samalle puolelle.
- Jos setissäsi on kahden kynän teline, pidä sekin kirjoituskäden puolella ja käytä kynäkuppia varakynille, korostuskynille ja saksille.
Luo paperien kulku lokeroiden avulla
Irtopaperit ovat yksi nopeimmista tavoista, joilla siisti työpöytä lipsuu takaisin sekaiseksi. Toimiston työpöydän järjestäminen helpottuu paljon, kun jokainen arkki kulkee yhteen suuntaan: saapuneet, sitten tehtävät, sitten valmiit.
- Saapuneet: uusi posti, tulosteet ja kaikki, mitä joku ojentaa sinulle. Jos sinulla on kaksitasoinen asiakirjalokero, käytä ylempää tasoa.
- Tehtävät: paperit, jotka olet lukenut ja joille sinun on vielä tehtävä jotain. Käytä alempaa tasoa, niin keskeneräiset työsi ovat aina samassa paikassa.
- Valmiit: valmiit asiat, jotka odottavat arkistointia, allekirjoitusta tai palauttamista. Yksitasoinen asiakirjalokero sopii tähän, jos sinulla on sellainen; muuten pidä yhdessä työpöydän kulmassa vapaa kohta ja tyhjennä se ennen kuin lähdet.
Pidä lyhyet muistutukset muistilapputelineessä, ei hajallaan pitkin alustaa, ja merkitse määräajat kalenteritelineeseen, jos setissäsi on sellainen. Silloin lokerot kertovat, mitä tehdä, ja kalenteri kertoo, milloin. Star 11-osainen työpöytäsetti kaksitasoisella lokerolla on yksi esimerkki, jossa kaksitasoinen asiakirjalokero yhdistyy muistilapputelineeseen ja kalenteritelineeseen 15,0 × 22,8 tuuman (38 × 58 cm) alustalla.
Anna puhelimelle ja sen johdolle oma paikka
Työpöydällä lappeellaan makaava puhelin vaeltaa helposti, päätyy paperien alle ja vetää latausjohtonsa töidesi yli. Puhelinteline vakiinnuttaa sen paikan ja pitää näytön näkyvissä.
- Aseta teline sille puolelle, jolla et kirjoita, toissijaiselle vyöhykkeelle heti alustan ulkopuolelle.
- Valitse kohta, johon latausjohtosi jo yltää, niin johto kulkee suoraan taaksepäin seinää kohti eikä alustan yli.
- Vie johdot takarivin osien takaa ja pöydänjalkaa pitkin alas, ei koskaan työskentelyalueesi läpi.
Pienemmälle työpöydälle sopivassa Vega 9-osaisessa työpöytäsetissä on puhelinteline sekä muistilapputeline, kynäkuppi, 3 × lasinalunen, kalenteriteline ja käyntikorttiteline, kaikki 13,4 × 18,9 tuuman (34 × 48 cm) alustalla.
Viiden minuutin järjestely päivän päätteeksi
Sen tietäminen, miten työpöytä järjestetään, on puolet työstä; toinen puoli on sen pitäminen järjestyksessä. Käy tämä tarkistuslista läpi ennen kuin lähdet työpöydän äärestä:
- Laita jokainen kynä takaisin kynäkuppiin tai kynätelineeseen.
- Siirrä irtopaperit oikeaan paikkaan: saapuneet, tehtävät tai valmiit.
- Tyhjennä valmiiden lokero tai kohta ja arkistoi se, mikä on valmista.
- Päivitä muistilapputeline: heitä pois hoidetut muistilaput ja kirjoita päällimmäiseksi huomisen ensimmäinen tehtävä.
- Vie kupit ja lasit pois ja pyyhi lasinalunen tarvittaessa.
- Palauta puhelin telineeseensä ja kytke se lataukseen.
- Pyyhkäise pöytäalusta puhtaaksi ja suorista se tuolisi eteen.
Kun teet tämän päivittäin, jokainen aamu alkaa tyhjältä pinnalta, ennen kuin pienet pinot ehtivät kasvaa suuriksi. Jos jokin ongelma toistuu, kuten paperipinot tai vaeltelevat kynät, työpöydän järjestysideamme ovat numeroitu luettelo ratkaisuja, joista voit valita.
Usein kysyttyä
Mitä työpöydällä pitäisi aina olla?
Vain se, mitä käytät joka päivä: pöytäalusta, jotain millä kirjoittaa, jotain mille kirjoittaa ja paikka juomallesi. Kaiken muun pitää ansaita paikkansa sillä, että sitä käytetään vähintään muutaman kerran viikossa.
Auttaako yhteensopiva setti todella pitämään järjestystä?
Kyllä, koska jokaisella osalla on määrätty tarkoitus, joten on selvää, minne tavarat palautetaan. Jos työskentelet kotona pienen työpöydän ääressä, katso ideamme kompakteista kotitoimiston työpöytäseteistä. Jos asiakkaat tai vierailijat istuvat työpöytäsi ääressä, katso miten ammattimainen toimistotyöpöytä järjestetään.
Kuinka monta osaa tarvitsen?
Settimme alkavat 4 osasta, ja jokainen esine lasketaan, joten 3 × lasinalunen lasketaan kolmeksi osaksi. Pienelle työpöydälle sopii yleensä hyvin kompakti työpöytäsetti, jossa on neljästä yhdeksään osaa, kun taas suurelle työpöydälle, jolla on tilaa lokeroille ja kellolle, mahtuu kymmenen tai enemmän. Mitä järjestäjiä kukin työpöytätyyppi tarvitsee, selviää oppaasta miten työpöydän järjestäjäsetti valitaan.
Löydä asetteluusi sopiva setti
Kun tiedät, mitä osia rutiineissasi todella käytät, selaa kaikkia työpöytäsettejä ja rajaa luetteloa alustakoon tai värin mukaan. Suuremmalle työpöydälle, jolla on tilaa lokeroille, kellolle ja nimikyltille, sopivat Executive-työpöytäsetit, jotka alkavat kymmenestä osasta.
