Cadeaus voor Administrative Professionals Day voor het bureau van een assistent

Cadeaus voor Administrative Professionals Day gaan naar administratieve assistenten en directieassistenten, officemanagers, receptionisten en coördinatoren: de mensen langs wier bureau de rest van het kantoor komt. Daarom past een bureaucadeau bij deze gelegenheid: hun bureau is een werkinstrument en vaak het eerste wat een bezoeker ziet. Deze gids koppelt ideeën aan het soort bureau dat uw collega werkelijk heeft.

Wat bij de dag past

De dag is een bedankje van een manager, een team of het hele kantoor. Een kaart met een concreet bedankje is de basis. Een lunch is gebruikelijk. Een blijvend cadeau is optioneel, en als het er is, hoort het voor de persoon te zijn, niet voor het kantoor: een nieuwe nietmachine uit het budget voor kantoorartikelen is geen cadeau.

Eén regel is specifiek voor deze gelegenheid: vraag de persoon die wordt bedankt niet om het eigen cadeau te bestellen. Administratief personeel regelt meestal de kantoorinkoop, en het is makkelijk om hun de taak zonder nadenken toe te schuiven. Iemand anders plaatst deze bestelling.

Cadeau-ideeën per soort bureau

De balie of receptie

Een receptiebalie is de hele dag naar bezoekers gericht, en wat erop staat, spreekt namens de organisatie.

• Een naamplaatje. Bezoekers willen weten met wie ze praten. Een gepersonaliseerd naamplaatje voor op het bureau beantwoordt dat voordat iemand het vraagt, en het kan los worden besteld.
• Een kaartjeshouder en een pennenbeker. Bedrijfskaartjes binnen bereik van een bezoeker, en pennen die niet los op de balie liggen.
• Een bijpassende set met een muismat. Een balie is ook een computerbureau. De Venus 12-delige bureauset met muismat ($165) heeft een bureauonderlegger in de kleinere maat, een bijpassende muismat, een visitekaartjeshouder, een telefoonstandaard, een pennenbeker, een memohouder, een naamplaatjesvoet met twee pennen en drie onderzetters.

Hoe een bureau dat naar bezoekers is gericht moet worden ingedeeld, staat in hoe u een professioneel kantoorbureau inricht.

Het bureau van de directieassistent

Dit bureau verplaatst papier en beslissingen tussen andere mensen. Het probleem ervan is doorstroming: wat is binnengekomen, wat wacht op een handtekening, wat is klaar om de deur uit te gaan.

• Een tweelaagse documentbak. Twee niveaus geven “in” en “uit” elk een plek. De Luna 10-delige bureauset met tweelaagse documentbak ($225) combineert er een met een bureauonderlegger, een pennenbeker, een memohouder, een visitekaartjeshouder, een telefoonstandaard, een naamplaatjesvoet met twee pennen en een onderzetter.
• Een memohouder bij de telefoon. Berichten worden midden in andere taken genoteerd. De houder is alleen de houder; papier is niet inbegrepen.
• Afgestemd op het kantoor van de leidinggevende. Heeft het bureau van de manager een set, dan zorgen hetzelfde model en dezelfde kleur buiten de deur ervoor dat de twee bureaus als één kantoor ogen.

Het bureau van de officemanager

Op het bureau van een officemanager komt alles samen: leveringen om voor te tekenen, sleutels, roosters, vragen. Wat helpt, zijn delen die elk één categorie bevatten.

• Een kalenderhouder en een kaartjeshouder. De Star 10-delige bureauset met fotolijst ($225) bevat een kalenderhouder, een visitekaartjeshouder met paperclipvak, een fotolijst en een naamplaatjesvoet met twee pennen op de grotere bureauonderlegger. Kalenderblaadjes zijn niet inbegrepen.
• Geen naamplaatje nodig? De Vega 9-delige bureauset ($160) heeft een kalenderhouder, een visitekaartjeshouder, een telefoonstandaard en drie onderzetters, zonder plaatje.

Een gedeelde administratieve werkplek

Waar meerdere mensen een rij bureaus delen, geeft u iedereen hetzelfde. Eén deel per persoon van hetzelfde model houdt het eerlijk en laat de werkplek er doordacht uitzien. Onze pagina over bureauaccessoires per stuk vermeldt wat los kan worden besteld.

Tekst op het naamplaatje voor administratieve functies

Titels in dit vak verschillen per organisatie en veranderen in de loop van de tijd, en het verschil doet ertoe voor de persoon die de titel draagt. Neem de titel over uit de e-mailhandtekening; kort “Directieassistent” niet in tot “Assistent” en schrijf geen “Secretaresse”, tenzij dat de titel is die wordt gebruikt.

Enkele vormen die op het plaatje passen, dat 32 tekens voor de naam en 36 voor een optionele titel toelaat:

• “Denise Carter” met “Directieassistent van de CEO”
• “Coördinator receptie” als titelregel
• “Officemanager” als titelregel

Elke set in bureausets met naamplaatje heeft er een, en de tekst wordt precies zoals hij is getypt op het metalen plaatje gedrukt; hij wordt niet gegraveerd. Afdelingsregels en langere titels komen aan bod in wat u op een naamplaatje voor het bureau zet.

Van een manager of van het team

• Van een manager: dit is de natuurlijke richting, en de manager of het bedrijf betaalt. Zamel niet in bij het team voor een cadeau dat alleen uw naam draagt.
• Van een team: leg kleine vrijwillige bedragen bij elkaar en onderteken één kaart. Een assistent die zes mensen ondersteunt, hoort geen zes concurrerende cadeaus te krijgen.
• Meerdere administratief medewerkers: behandel hen gelijk. Hetzelfde cadeau voor ieder, met de eigen naam, voorkomt een rangorde tussen mensen die zij aan zij werken. Meer over eerlijkheid binnen een team staat in cadeaus als waardering voor medewerkers.

Besteltips

1. Controleer de spelling van de naam en de exacte titel aan de hand van iets wat de persoon zelf heeft geschreven.
2. Bestel ruim vóór de dag. Het verzendbeleid geeft schattingen, geen leverdata.
3. Laat het pakket adresseren aan iemand anders dan de ontvanger als die de kantoorpost opent.
4. Lees de tekst na in uw winkelwagen voordat u afrekent. Vindt u na het bestellen een fout, laat het ons dan meteen weten via de contactpagina: we kunnen de tekst wijzigen totdat de bestelling is verzonden, en daarna niet meer.

Veelgestelde vragen

Lijkt een bureaucadeau niet te veel op kantoorbenodigdheden?

Niet als het voor één persoon is gekozen en zijn of haar naam draagt. Benodigdheden horen bij het bureau; dit is van de persoon zelf en gaat mee als hij of zij verhuist.

Wat als de assistent op afstand werkt?

Kies een compacte set of een los deel, en spreek met de assistent een afleveradres af. Een verrassing is het niet waard om te raden waar iemand woont.