Een professioneel kantoorbureau inrichten
De inrichting van een professioneel kantoorbureau plant u vanuit de bezoekersstoel, niet vanuit de uwe. Wie tegenover u zit, ziet het naamplaatje, de voorrand, de achterkant van uw beeldscherm en elk papier dat met de tekst naar boven ligt, en leest dat alles als een teken van hoe het kantoor wordt geleid. Richt het bureau eerst in voor dat uitzicht en pas daarna uw eigen werk erin.
De stappen hieronder gaan over een bureau waaraan u klanten ontvangt: de twee kanten, papieren, visitekaartjes, telefoon, naamplaatje, persoonlijke spullen en kabels, en daarna een inrichtroutine van 10 minuten en een checklist.
De eerste indruk begint in de bezoekersstoel
Ga, voordat u iets verplaatst, zitten waar uw klanten zitten. Van daaruit ziet u de achterkant van het beeldscherm met zijn kabels, de voorkanten van de bakken, het bovenste vel van elke stapel en alles wat tussen de twee stoelen staat.
Controleer drie dingen:
- Wie u bent. Een bezoeker moet uw naam en titel kunnen lezen zonder ernaar te vragen.
- Ruimte voor de bezoeker. Een vrij stuk bureau voor zijn stoel laat zien dat de afspraak werd verwacht.
- Zorg voor papieren. Een bezoeker die op een map de naam van een andere klant kan lezen, gaat ervan uit dat zijn eigen dossier dezelfde behandeling krijgt.
Verdeel het bureau in een bezoekerskant en een werkkant
Beschouw het bureaublad als twee stroken: de bezoekerskant is de voorrand die het dichtst bij uw gast ligt, en de werkkant is alles wat binnen uw eigen bereik ligt. Deze verdeling is de basis van de organisatie van een executive kantoor: de bezoekerskant ziet er bij elke afspraak hetzelfde uit, en het werk blijft aan uw kant.
Wat op de bezoekerskant komt
- Het naamplaatje, naar de bezoekersstoel gedraaid.
- De visitekaartjeshouder.
- Een onderzetter voor de gast, als u iets te drinken aanbiedt; meerdere van onze sets bevatten er drie.
- Een vrije plek voor een map of een document dat ondertekend moet worden.
Zet het naamplaatje en de kaartjeshouder bij elkaar op de voorste hoek waar bezoekers het eerst langskomen, meestal de hoek het dichtst bij de deur. Zitten er vaak twee mensen tegenover u, schuif beide dan naar het midden van de voorrand.
Wat op de werkkant blijft
- De bureauonderlegger, gecentreerd voor uw stoel.
- De pennenbeker, de memohouder en de telefoonstandaard.
- Documentbakken en een kalenderhouder, richting de achterste hoeken.
Houd de lijn tussen de twee stoelen vrij: schuif het beeldscherm opzij zodat u de bezoeker kunt aankijken zonder eromheen te leunen, en houd een tweelaagse documentbak of een bureauklok buiten die lijn. Waar elk deel van de werkkant staat, hangt af van uw bereik en uw schrijfhand; onze gids over hoe u uw bureau organiseert werkt dat uit.
Houd klantpapieren uit het zicht
Ga ervan uit dat een bezoeker alles kan lezen wat met de tekst naar boven op het bureau ligt, ook het etiket op een map. Tijdens een afspraak hoort het enige dossier op de bureauonderlegger van de persoon in de stoel te zijn. Al het andere gaat in een documentbak op een achterste hoek van de werkkant, met de tekst naar beneden of in een gesloten map. Maak de onderlegger tussen twee afspraken leeg.
Een tweelaagse documentbak houdt inkomende en uitgaande papieren gescheiden. De routine met de bakken zelf staat in onze organisatiegids, onder papierstroom met bakken, en bureauaccessoires voor een advocatenkantoor behandelt papieren en dossiers voor een advocatenpraktijk.
Zet visitekaartjes binnen bereik van de bezoeker
De visitekaartjeshouder hoort op de bezoekerskant, met de kaartjes naar de gast gericht, zodat een bezoeker er een kan pakken zonder te vragen en zonder over uw werk heen te reiken.
Vul de houder bij voordat hij bijna leeg is, en bewaar er alleen uw eigen kaartjes in; kaartjes die u krijgt, gaan in een lade. De meeste van onze sets bevatten een visitekaartjeshouder, maar niet alle, dus controleer de lijst met inbegrepen delen op de productpagina.
Geef de telefoon een vaste plek aan uw kant
Een telefoon die op de onderlegger tussen u en een klant ligt, trekt uw blik omlaag telkens als hij oplicht. Zet hem op een telefoonstandaard op de werkkant, buiten de lijn tussen de twee stoelen, met het scherm naar u toe gekanteld, en zet het geluid uit voordat de afspraak begint. Eén blik vertelt u dan of een oproep kan wachten.
Wilt u tijdens een afspraak de tijd in de gaten houden, kijk dan op een bureauklok en niet op de telefoon; sommige executive sets voegen een klok toe.
Draai het naamplaatje naar de bezoeker
Het naamplaatje is bedoeld voor de persoon aan de andere kant van het bureau, dus het komt aan de voorrand van de bezoekerskant en wijst naar zijn stoel. Er mag niets hogers tussen het plaatje en de bezoeker staan. Test het vanuit de bezoekersstoel: beide regels moeten leesbaar zijn zonder voorover te leunen.
Een korte tekst leest op die afstand het best: uw naam op de eerste regel, een titel of afdeling op de tweede. Onze gids over wat u op een bureaunaamplaatje zet geeft schrijfwijzen voor titels en kwalificaties.
Onze naamplaatjes worden gedrukt, niet gegraveerd, op een goud- of zilverkleurig metalen plaatje: een naam van maximaal 32 tekens en, als u dat wilt, een titel van maximaal 36. De naamplaatjesgids vermeldt de opties en de bestelstappen. De meeste van onze sets bevatten een naamplaatje; bekijk de bureausets met een gepersonaliseerd naamplaatje.
Wees zuinig met persoonlijke spullen
Een of twee persoonlijke voorwerpen laten zien dat er een mens aan het bureau werkt; meer dan dat concurreert met de afspraak. Zet ze op een achterste hoek van de werkkant, naar uzelf toe gedraaid, en laat alles weg wat u niet aan een klant zou willen uitleggen. De Star-sets bevatten een fotolijst als een van de bijpassende delen, waardoor een foto één vaste plek krijgt. Voor lampen, planten en hoeveel decoratieve voorwerpen een werkbureau kan hebben, zie onze ideeën voor bureaudecoratie op kantoor.
Haal kabels en rommel uit het zicht van de bezoeker
Vanuit de bezoekersstoel is de achterkant van uw apparatuur de voorkant. Heeft het bureau een open voorzijde, dan zijn kabels die erachter hangen volledig zichtbaar; bind de kabels van het beeldscherm, de lamp en de oplader dus samen en leid ze langs één poot naar beneden. Geen enkele kabel mag over het blad lopen.
Ruim daarna op wat niet in een afspraak thuishoort: gebruikte kopjes, de post van gisteren, losse afdrukken, plakbriefjes, rondslingerende pennen en alles wat aan de voorrand is opgestapeld. Eén regel houdt het zo: elk voorwerp op het blad woont in een houder of verlaat het bureau.
Waarom bijpassende delen als één beslissing overkomen
Een pennenbeker uit de ene winkel, een bak uit een andere en een kaartjeshouder die van een congres is meegenomen, kunnen elk afzonderlijk prima ogen. Samen zien ze eruit als dingen die zich hebben opgehoopt. Delen in één kleur en één materiaal zien er gepland uit, en dat is wat een bezoeker opmerkt.
Professionele bureauaccessoires worden als groep beoordeeld, en de bureauonderlegger is het grootste deel, dus de kleur ervan zet de toon. Donkere kleuren ogen formeel, en zwart past bij bijna elke bureauafwerking; onze gids over hoe u de kleur van een bureauset kiest behandelt de andere opties. Het grootste deel van ons assortiment is van kunstleer, en elke productpagina vermeldt het materiaal.
Drie voorbeelden:
- De Star 14-delige bureauset ($400): tweelaagse documentbak, visitekaartjeshouder met paperclipvak, telefoonstandaard, voet met gepersonaliseerd naamplaatje, fotolijst, tissuehouder en bureauklok (batterij niet inbegrepen), op de bureauonderlegger van 15,0 × 22,8 inch (38 × 58 cm).
- De Galaxy 12-delige bureauset ($200): tweelaagse documentbak, visitekaartjeshouder, telefoonstandaard, voet met gepersonaliseerd naamplaatje en drie onderzetters, op de bureauonderlegger van 13,4 × 18,9 inch (34 × 48 cm).
- De Luna 9-delige bureauset met naamplaatje ($175): een compacte set op dezelfde kleinere onderlegger, met een visitekaartjeshouder, telefoonstandaard, voet met gepersonaliseerd naamplaatje en onderzetter, en zonder documentbak.
Om te bepalen welke delen uw bureau nodig heeft, loopt u de checklist met bureauaccessoires voor een executive kantoor door.
Een inrichtroutine van 10 minuten
Doe dit één keer en herhaal het wanneer het bureau begint te verslonzen.
- Maak het blad leeg. Haal alles weg behalve de bureauonderlegger.
- Ga in de bezoekersstoel zitten. Let op de kabels, de achterkant van het beeldscherm en alles wat het zicht belemmert.
- Leg het ankerpunt vast. Centreer de bureauonderlegger voor uw stoel en haal het beeldscherm uit de lijn tussen de stoelen.
- Bouw de bezoekerskant op. Naamplaatje aan de voorrand met de tekst naar buiten, visitekaartjeshouder ernaast, een onderzetter binnen bereik van de gast en een open plek voor een map.
- Bouw de werkkant op. Pennenbeker, memohouder en telefoonstandaard rond de onderlegger; bakken op een achterste hoek.
- Rond af met kabels en persoonlijke spullen. Bind de kabels samen en leid ze langs één poot naar beneden, en zet daarna een of twee persoonlijke voorwerpen terug. Al het andere gaat in een lade of verlaat de kamer.
- Ga terug naar de bezoekersstoel. Lees het naamplaatje, pak een kaartje en zoek naar papier dat u kunt lezen.
Om de indeling op haar plaats te houden, gebruikt u de reset van vijf minuten aan het einde van de dag uit onze organisatiegids.
Checklist voor een bureau waaraan u klanten ontvangt
Loop hem vóór een belangrijke afspraak door vanuit de bezoekersstoel.
| Controle | In orde wanneer |
|---|---|
| Naamplaatje | U beide regels kunt lezen zonder voorover te leunen |
| Visitekaartjes | U er een kunt pakken zonder over de werkkant te reiken |
| Papieren | Geen naam of document van een andere klant leesbaar is |
| Zichtlijn | Er geen beeldscherm, bak of klok tussen de twee stoelen staat |
| Ruimte voor de bezoeker | Een map en een drankje elk een vrije plek hebben |
| Telefoon | Hij op zijn standaard op de werkkant staat, met het geluid uit |
| Persoonlijke spullen en kabels | Een of twee voorwerpen op een achterste hoek staan en er geen kabel in het zicht is |
| Delen | Ze allemaal in kleur en materiaal bij elkaar passen |
Kies een set voor een professioneel kantoorbureau
Een bureau waaraan u klanten ontvangt, heeft geen grote set nodig. Executive bureausets hebben tien delen of meer, en veel ervan voegen een documentbak toe, wat past bij een bureau waar papier van hand tot hand gaat. Op een klein bureau dekt een compacte set met een naamplaatje en een visitekaartjeshouder de bezoekerskant. Onze bureauonderleggers zijn er in twee maten, en executive betekent niet de grotere, dus controleer de maat van de onderlegger op elke productpagina; de maatgids voor bureauonderleggers helpt u tussen de twee te kiezen.
Om het hele assortiment te vergelijken, bekijkt u alle bureausets, en legt u de lijst met inbegrepen delen van elke productpagina naast de checklist hierboven voordat u bestelt.
