Uw bureau organiseren met een bijpassende bureauset
Het eenvoudigste antwoord op de vraag hoe u uw bureau organiseert, is alles te sorteren op hoe vaak u ernaar grijpt. Houd dagelijkse hulpmiddelen binnen het bereik van uw onderarm vanaf uw stoel, wekelijkse spullen op armlengte en al het andere van het blad af. Een bijpassende bureauset helpt, omdat elk deel één taak en één vaste plek heeft.
Deze gids behandelt reikzones, waar elk deel komt voor rechts- en linkshandigen, een eenvoudige papierstroom met bakken, de telefoon en de kabel ervan, en een reset van vijf minuten aan het einde van de dag. Deze ideeën voor bureauorganisatie werken, of uw set nu vier delen heeft of meer dan een dozijn.
Begin bij reikzones
Gidsen over ergonomie verdelen een bureau vaak in zones op basis van hoe ver u reikt. U hebt geen meetlint nodig; uw eigen armen zijn de liniaal.
- Primaire zone: het gebied dat uw onderarmen bestrijken met uw ellebogen dicht bij uw zij. Hier horen uw toetsenbord, notitieboek en de bureauonderlegger, plus alles wat u om de paar minuten aanraakt, zoals de pen die u gebruikt.
- Secundaire zone: wat u met een gestrekte arm bereikt zonder te leunen. Zet hier de dingen die u meerdere keren per dag gebruikt: de pennenbeker, de memohouder, de telefoonstandaard en een onderzetter voor uw drankje.
- Buitenste zone: alles waarvoor u moet leunen of u moet uitrekken. Documentbakken, een bureauklok, een fotolijst en het naamplaatje horen hier, langs de achterrand of in de hoeken.
De bureauonderlegger is het anker van de indeling. Leg hem midden voor uw stoel en plaats de andere delen eromheen, niet erbovenop. Onze onderleggers zijn er in twee maten, 13,4 × 18,9 inch (34 × 48 cm) en 15,0 × 22,8 inch (38 × 58 cm). Weet u niet zeker welke bij uw bureau past, dan legt de maatgids voor bureauonderleggers uit hoe u meet.
Uw bureau organiseren, deel voor deel
Geef vervolgens elk deel van uw bureau-organizerset een vast adres. Hier is een startindeling voor een rechtshandige; sla een rij over als uw set dat deel niet bevat. Is de naam van een deel nieuw voor u, lees dan waar elk deel in een bureauset voor dient.
| Deel | Zone | Waar het komt (rechtshandig) | Waarom het werkt |
|---|---|---|---|
| Bureauonderlegger | Primair | Midden voor uw stoel | Bakent uw werkgebied af |
| Pennenbeker | Secundair | Rechts, net voorbij de onderlegger | Uw schrijfhand pakt pennen en zet ze terug zonder voor uw lichaam langs te gaan |
| Memohouder | Secundair | Rechts, naast de pennenbeker | Pen en papier staan bij elkaar voor snelle aantekeningen |
| Onderzetter | Secundair | Links, uit de buurt van papieren | Houdt drankjes weg van uw schrijfhand |
| Telefoonstandaard | Secundair | Links | U pakt de telefoon met uw linkerhand en schrijft door met uw rechterhand |
| Kalenderhouder | Buitenste | Hoek linksachter, schuin naar u toe | In één oogopslag zichtbaar, nooit in de weg |
| Documentbak | Buitenste | Hoek rechtsachter | Papier gaat erin en eruit zonder over de onderlegger te gaan |
| Visitekaartjeshouder | Buitenste | Voorste hoek, aan de bezoekerskant | Makkelijk te bereiken voor gasten |
| Naamplaatje | Buitenste | Voorrand, naar de bezoekers gericht | Bezoekers kunnen het vanaf de overkant van het bureau lezen |
| Bureauklok of fotolijst | Buitenste | Achterrand, aan een van beide kanten | Zichtbaar zonder werkruimte in te nemen |
Indelingen voor rechtshandigen en linkshandigen
De regel achter de tabel is eenvoudig: wat u vasthoudt, komt aan de kant van uw schrijfhand, en waar u alleen naar kijkt of op reageert, komt aan de andere kant. Bent u linkshandig, spiegel dan de indeling. Zet de pennenbeker en de memohouder links, de telefoonstandaard en de onderzetter rechts en de documentbak in de hoek linksachter.
Een paar details zijn het controleren waard zodra alles op zijn plek staat:
- Uw drankje mag nooit tussen u en de pennenbeker staan, zodat u het niet kunt omstoten als u een pen pakt.
- Een muis deelt de kant van de schrijfhand met de pennenbeker, dus zet de pennenbeker iets verder naar achteren. Sommige van onze sets bevatten een muismat, die aan die kant naast de bureauonderlegger komt.
- Heeft uw set een pennenstandaard voor twee pennen, houd die dan ook aan de kant van de schrijfhand en gebruik de pennenbeker voor reservepennen, markeerstiften en een schaar.
Zet een papierstroom op met bakken
Los papier is een van de snelste manieren waarop een opgeruimd bureau weer rommelig wordt. De organisatie van een kantoorbureau wordt veel makkelijker als elk vel in één richting beweegt: in, dan te doen, dan uit.
- In: nieuwe post, afdrukken en alles wat iemand u aanreikt. Bij een tweelaagse documentbak gebruikt u de bovenste laag.
- Te doen: papieren die u hebt gelezen en waarmee u nog iets moet doen. Gebruik de onderste laag, zodat uw lopende werk altijd op dezelfde plek ligt.
- Uit: afgehandelde stukken die wachten op archiveren, ondertekenen of teruggeven. Een enkele documentbak werkt hier als u er een hebt; houd anders een vrije plek op een hoek van het bureau en maak die leeg voordat u vertrekt.
Bewaar korte geheugensteuntjes in de memohouder, niet verspreid over de onderlegger, en zet deadlines op de kalenderhouder als uw set er een heeft. De bakken vertellen u dan wat u moet doen en de kalender wanneer. De Star 11-delige bureauset met tweelaagse documentbak is een voorbeeld dat een tweelaagse documentbak combineert met een memohouder en een kalenderhouder op een onderlegger van 15,0 × 22,8 inch (38 × 58 cm).
Geef de telefoon en de kabel een vaste plek
Een telefoon die plat op het bureau ligt, gaat vaak zwerven, belandt onder papieren en sleept zijn oplaadkabel over uw werk. Een telefoonstandaard legt de positie vast en houdt het scherm in het zicht.
- Zet de standaard aan de kant waar u niet schrijft, in de secundaire zone en net buiten de onderlegger.
- Kies een plek waar uw oplaadkabel al bij kan, zodat de kabel recht naar achteren naar de muur loopt in plaats van over de onderlegger.
- Leid kabels achter de achterste rij delen langs en langs een bureaupoot naar beneden, nooit door uw werkgebied.
Voor een kleiner bureau bevat de Vega 9-delige bureauset een telefoonstandaard, samen met een memohouder, pennenbeker, 3 × onderzetters, kalenderhouder en visitekaartjeshouder, allemaal op een onderlegger van 13,4 × 18,9 inch (34 × 48 cm).
Een reset van vijf minuten aan het einde van de dag
Weten hoe u uw bureau organiseert, is de helft van het werk; het zo houden is de andere helft. Loop deze checklist door voordat u het bureau verlaat:
- Zet elke pen terug in de pennenbeker of de pennenstandaard.
- Leg losse papieren op de juiste plek: in, te doen of uit.
- Maak de uit-bak of de uit-plek leeg en archiveer wat klaar is.
- Werk de memohouder bij: gooi afgehandelde notities weg en schrijf de eerste taak van morgen bovenop.
- Ruim kopjes en glazen op en veeg de onderzetter zo nodig af.
- Zet de telefoon terug in de standaard en sluit hem aan.
- Veeg de bureauonderlegger schoon en leg hem recht voor uw stoel.
Doet u dit dagelijks, dan begint elke ochtend op een leeg blad, voordat kleine stapels kunnen uitgroeien tot grote. Blijft één probleem terugkomen, zoals papier in stapels of pennen die gaan zwerven, dan zijn onze ideeën voor bureauorganisatie een genummerde lijst met oplossingen om uit te kiezen.
Veelgestelde vragen
Wat moet er altijd op een bureau blijven staan?
Alleen wat u elke dag gebruikt: de bureauonderlegger, iets om mee te schrijven, iets om op te schrijven en een plek voor uw drankje. Al het andere moet zijn plek verdienen doordat het minstens een paar keer per week wordt gebruikt.
Helpt een bijpassende set echt bij het organiseren?
Ja, want elk deel heeft een vast doel, dus het is duidelijk waar dingen terug moeten. Werkt u thuis aan een klein bureau, bekijk dan onze ideeën voor compacte bureausets voor het thuiskantoor. Zitten er cliënten of bezoekers aan uw bureau, lees dan hoe u een professioneel kantoorbureau inricht.
Hoeveel delen heb ik nodig?
Onze sets beginnen bij 4 delen, en elk stuk telt, dus 3 × onderzetters tellen als drie delen. Een klein bureau werkt meestal goed met een compacte bureauset van vier tot negen delen, terwijl een groot bureau met ruimte voor bakken en een klok er tien of meer aankan. Welke organizers elk soort bureau nodig heeft, leest u in hoe u een bureau-organizerset kiest.
Vind een set die bij uw indeling past
Weet u eenmaal welke delen u in uw routine echt gebruikt, bekijk dan alle bureausets en beperk de lijst op maat van de onderlegger of kleur. Voor een groter bureau met ruimte voor bakken, een klok en een naamplaatje beginnen de executive bureausets bij tien delen.
