如何用成套的桌面用品套装整理办公桌
如何整理办公桌，最简单的答案是依照您伸手去拿的频率来分类所有东西。每天使用的工具放在坐着时前臂一扫就碰得到的范围内，每周使用的物品放在手臂伸直可及之处，其余的则一律不放在桌面上。成套的桌面用品套装之所以有帮助，是因为每件单品都只有一项用途、一个固定位置。
本指南涵盖取用区域、右撇子与左撇子各件单品的摆放位置、利用文件盘的简单文件流程、手机及其充电线，以及五分钟的下班前归位。无论您的套装是四件还是超过十二件，这些办公桌整理点子都适用。
从取用区域开始
人体工学指南常依伸手的距离把办公桌分成几个区域。您不需要卷尺；自己的手臂就是尺。
- 主要区域：手肘靠近身体两侧时，前臂所能涵盖的范围。键盘、笔记本与桌垫都在这里，再加上每隔几分钟就会碰一次的东西，例如正在使用的笔。
- 次要区域：不必倾身、伸直手臂就能碰到的范围。一天使用好几次的东西放在这里：笔筒、便条纸盒、手机架，以及放饮料的杯垫。
- 外围区域：需要倾身或伸展才拿得到的地方。文件盘、桌钟、相框与铭牌属于这里，沿着后缘或放在角落。
桌垫是整个配置的定位点。把它置中放在座椅前方，其他单品围绕着它摆放，而不是放在它上面。我们的桌垫有两种尺寸：13.4 × 18.9 英寸（34 × 48 cm）与 15.0 × 22.8 英寸（38 × 58 cm）。如果您不确定哪一种适合自己的办公桌，桌垫尺寸指南说明了测量方式。
如何逐件整理办公桌
接下来，请为桌面收纳套装的每件单品安排一个固定的位置。以下是右撇子的起始配置；您的套装没有的单品，直接跳过那一列即可。如果有您不熟悉的单品名称，请见桌面用品套装每件单品的用途。
| 单品 | 区域 | 摆放位置（右撇子） | 为什么有效 |
|---|---|---|---|
| 桌垫 | 主要 | 置中放在座椅前方 | 界定您的工作区域 |
| 笔筒 | 次要 | 右侧，紧邻桌垫外缘 | 惯用手拿笔、放笔都不必横越身体 |
| 便条纸盒 | 次要 | 右侧，笔筒旁边 | 笔与纸放在一起，方便随手记事 |
| 杯垫 | 次要 | 左侧，远离文件 | 让饮料远离您的惯用手 |
| 手机架 | 次要 | 左侧 | 用左手拿起手机，右手继续书写 |
| 桌历座 | 外围 | 左后方角落，斜向您 | 一眼就能看到，又不会挡路 |
| 文件盘 | 外围 | 右后方角落 | 文件进出都不必横越桌垫 |
| 名片座 | 外围 | 前方角落，靠访客的一侧 | 来宾容易拿取 |
| 铭牌 | 外围 | 前缘，面向访客 | 访客隔着办公桌就能看清楚 |
| 桌钟或相框 | 外围 | 后缘，左右皆可 | 看得到，又不占工作空间 |
右撇子与左撇子的配置
表格背后的规则很简单：手会拿的东西放在惯用手那一侧，只需要瞄一眼或接听的东西放在另一侧。如果您是左撇子，把配置左右对调即可。笔筒与便条纸盒放左边，手机架与杯垫放右边，文件盘放在左后方角落。
一切就定位后，有几个细节值得检查：
- 饮料绝不该放在您与笔筒之间，这样伸手拿笔时才不会把它碰倒。
- 鼠标与笔筒同在惯用手那一侧，因此请把笔筒往后放一点。我们有些套装包含鼠标垫，它放在桌垫旁边的同一侧。
- 如果您的套装有双笔笔座，也请放在惯用手那一侧，笔筒则用来放备用的笔、萤光笔与剪刀。
用文件盘建立文件流程
散落的纸张，是整齐的办公桌最快变回杂乱的原因之一。只要每张纸都朝同一个方向移动：收件、待办、送出，办公桌的整理就容易得多。
- 收件：新的信件、打印文件，以及别人交给您的任何东西。如果是双层文件盘，请使用上层。
- 待办：已经读过、仍须处理的文件。请使用下层，让进行中的工作永远在同一个地方。
- 送出：已完成、等待归档、签名或交还的文件。如果您有单层文件盘，就用在这里；否则请在办公桌一角保留一块空位，并在离开前清空。
简短的提醒请放在便条纸盒里，不要散落在桌垫上；如果您的套装有桌历座，就把期限记在桌历上。这样一来，文件盘告诉您该做什么，桌历告诉您何时该做。Star 11 件式桌面用品套装附双层文件盘就是一个例子，它在 15.0 × 22.8 英寸（38 × 58 cm）桌垫上搭配了双层文件盘、便条纸盒与桌历座。
为手机与充电线安排位置
平放在桌上的手机容易到处移动，最后被压在文件底下，还把充电线拖过您的工作区域。手机架能固定它的位置，并让屏幕保持在视线范围内。
- 把手机架放在非惯用手那一侧，位于次要区域、紧邻桌垫外缘。
- 选一个充电线本来就拉得到的位置，让线直接往后朝墙面延伸，而不是横越桌垫。
- 让线材从后排单品的后方经过，再沿着桌脚往下，绝不穿过您的工作区域。
在较小的办公桌上，Vega 9 件式桌面用品套装包含手机架，另有便条纸盒、笔筒、3 × 杯垫、桌历座与名片座，全部搭配 13.4 × 18.9 英寸（34 × 48 cm）桌垫。
五分钟的下班前归位
知道如何整理办公桌只完成了一半；维持下去是另一半。离开办公桌之前，请照这份清单做一遍：
- 把每支笔放回笔筒或笔座。
- 把散落的文件移到正确的位置：收件、待办或送出。
- 清空送出的文件盘或空位，并把已完成的文件归档。
- 更新便条纸盒：丢掉已完成的便条，并把明天的第一件工作写在最上面。
- 把杯子与玻璃杯拿走，必要时擦拭杯垫。
- 把手机放回手机架并接上电源。
- 拂去桌垫上的灰尘，并把它摆正在座椅前方。
每天这样做，每个早晨都能从干净的桌面开始，小堆的东西也来不及变成大堆。如果某个问题一再出现，例如纸张成堆或笔到处乱跑，我们的办公桌整理点子是一份编号的解决方法清单，可供您挑选。
常见问题
哪些东西应该一直留在办公桌上？
只有您每天使用的东西：桌垫、书写用的工具、可以写字的纸，以及放饮料的地方。其他每样东西都应该每周至少用上几次，才值得占一个位置。
成套装合真的有助于整理吗？
是的，因为每件单品都有明确的用途，东西该放回哪里一目了然。如果您在家中的小办公桌工作，请见我们的精巧型居家办公桌面用品套装点子。如果客户或访客会坐在您的办公桌前，请见如何布置专业的办公桌。
我需要几件单品？
我们的套装从 4 件起，而且每一件物品都计入，因此 3 × 杯垫算三件。小型办公桌通常适合四至九件的精巧型桌面用品套装，有空间放文件盘与时钟的大型办公桌则可以放十件以上。各类办公桌需要哪些收纳用品，请见如何挑选桌面收纳套装。
找一款适合您配置的套装
一旦知道日常工作实际会用到哪些单品，请浏览所有桌面用品套装，并依桌垫尺寸或颜色缩小清单。若是有空间放文件盘、时钟与铭牌的较大办公桌，主管级桌面用品套装从十件起。
