هدايا يوم الموظفين الإداريين لمكتب المساعد الإداري
هدايا يوم الموظفين الإداريين تُقدَّم للمساعدين الإداريين والتنفيذيين ومديري المكاتب وموظفي الاستقبال والمنسقين: الأشخاص الذين يمر بقية المكتب بمكاتبهم. ولهذا تلائم الهدية المكتبية هذه المناسبة: فمكتبهم أداة عمل وكثيرًا ما يكون أول ما يراه الزائر. يوفّق هذا الدليل بين الأفكار ونوع المكتب الذي لدى زميلك فعلًا.
ما يليق بهذا اليوم
هذا اليوم كلمة شكر من مدير أو فريق أو المكتب كله. والأساس بطاقة فيها شكر محدد. والغداء شائع. أما الهدية الباقية فاختيارية، وحين توجد ينبغي أن تكون للشخص لا للمكتب: فدبّاسة جديدة من ميزانية اللوازم ليست هدية.
وهناك قاعدة واحدة خاصة بهذه المناسبة: لا تطلب من الشخص الذي يُشكر أن يطلب هديته بنفسه. فالموظفون الإداريون يتولون في العادة مشتريات المكتب، ومن السهل أن تُسند إليهم المهمة بلا تفكير. هذا الطلب يتولاه شخص آخر.
أفكار هدايا حسب نوع المكتب
المكتب الأمامي أو الاستقبال
مكتب الاستقبال يواجه الزوار طوال اليوم، وما يقف عليه يتحدث باسم المؤسسة.
- لوحة اسم. الزوار يريدون أن يعرفوا مع من يتحدثون. ولوحة الاسم المكتبية المخصصة تجيب عن ذلك قبل أن يسأل أحد، ويمكن طلبها وحدها.
- حامل بطاقات وكوب أقلام. بطاقات الشركة في متناول يد الزائر، وأقلام ليست مبعثرة على المنضدة.
- طقم متناسق مع لوحة ماوس. مكتب الاستقبال مكتب حاسوب أيضًا. يضم طقم مكتب Venus من 12 قطعة مع لوحة ماوس ($165) مفرش مكتب بالمقاس الأصغر، ولوحة ماوس متناسقة، وحامل بطاقات عمل، وحامل هاتف، وكوب أقلام، وحامل أوراق ملاحظات، وقاعدة لوحة اسم مع قلمين، وثلاث قواعد أكواب.
أما كيف ينبغي أن يُرتَّب مكتب يواجه الزوار فيغطيه دليل كيف تجهّز مكتب عمل احترافيًا.
مكتب المساعد التنفيذي
هذا المكتب ينقل الأوراق والقرارات بين أشخاص آخرين. ومشكلته هي الانسياب: ما الذي ورد، وما الذي ينتظر توقيعًا، وما الذي صار جاهزًا للخروج.
- صينية مستندات بطابقين. مستويان يمنحان «الوارد» و«الصادر» مكانًا لكل منهما. يجمعها طقم مكتب Luna من 10 قطع مع صينية بطابقين ($225) مع مفرش مكتب وكوب أقلام وحامل أوراق ملاحظات وحامل بطاقات عمل وحامل هاتف وقاعدة لوحة اسم مع قلمين وقاعدة كوب.
- حامل أوراق ملاحظات بجانب الهاتف. الرسائل تُدوَّن في خضم مهام أخرى. والحامل هو الحامل فقط؛ الورق غير مشمول.
- تناسق مع مكتب المدير التنفيذي. إذا كان على مكتب المدير طقم، فالطراز نفسه واللون نفسه خارج الباب يجعلان المكتبين يبدوان مكتبًا واحدًا.
مكتب مدير المكتب
مكتب مدير المكتب يجمع كل شيء: شحنات تُوقَّع عند استلامها، ومفاتيح، وجداول، وأسئلة. وما يساعد هو قطع تحمل كل منها فئة واحدة.
- حامل تقويم وحامل بطاقات. يشمل طقم مكتب Star من 10 قطع مع إطار صور ($225) حامل تقويم، وحامل بطاقات عمل مع حجيرة لمشابك الورق، وإطار صور، وقاعدة لوحة اسم مع قلمين على مفرش المكتب الأكبر. أوراق التقويم غير مشمولة.
- لا حاجة إلى لوحة اسم؟ في طقم مكتب Vega من 9 قطع ($160) حامل تقويم وحامل بطاقات عمل وحامل هاتف وثلاث قواعد أكواب، بدون لوحة.
منطقة إدارية مشتركة
حيث يتشارك عدة أشخاص صفًّا من المكاتب، أعطِ الجميع الشيء نفسه. قطعة واحدة لكل منهم من الطراز نفسه تحفظ العدل وتجعل المنطقة تبدو مدروسة. وصفحتنا عن إكسسوارات المكتب بالقطعة تذكر ما يمكن طلبه مفردًا.
صياغة لوحة الاسم للأدوار الإدارية
الألقاب في هذا المجال تختلف بين المؤسسات وتتغير مع الوقت، والفرق مهم لصاحب اللقب. انسخ اللقب من توقيع البريد الإلكتروني؛ ولا تختصر «Executive Assistant» إلى «Assistant» ولا تكتب «Secretary» ما لم يكن ذلك هو اللقب المستخدم.
بعض الصيغ التي تتسع في اللوحة، وهي تتيح 32 حرفًا للاسم و36 للقب اختياري:
- «Denise Carter» مع «Executive Assistant to the CEO»
- «Front Desk Coordinator» سطرًا للّقب
- «Office Manager» سطرًا للّقب
كل طقم في أطقم المكتب مع لوحة اسم يحمل واحدة، ويُطبع النص على لوحتها المعدنية تمامًا كما كُتب؛ وليس بالحفر. وسطور الأقسام والألقاب الأطول يغطيها دليل ماذا تكتب على لوحة اسم المكتب.
من مدير أم من الفريق
- من مدير: هذا هو الاتجاه الطبيعي، والمدير أو الشركة يدفع. لا تجمع من الفريق لهدية تحمل اسمك وحدك.
- من فريق: اجمعوا مبالغ صغيرة طوعية ووقّعوا بطاقة واحدة. فالمساعد الذي يدعم ستة أشخاص لا ينبغي أن يتلقى ست هدايا متنافسة.
- عدة موظفين إداريين: عاملهم بالمثل. الهدية نفسها لكل منهم، باسمه الخاص، تجنّبك ترتيب أشخاص يعملون جنبًا إلى جنب في مراتب. والمزيد عن العدل داخل الفريق تجده في هدايا تقدير الموظفين.
ملاحظات الطلب
- تحقق من إملاء الاسم ومن اللقب بالضبط مقارنًا بشيء كتبه الشخص نفسه.
- اطلب قبل اليوم بوقت كافٍ. سياسة الشحن تقدم تقديرات، لا مواعيد تسليم.
- اجعل الطرد معنونًا إلى شخص غير المتلقي إذا كان المتلقي هو من يفتح بريد المكتب.
- دقق النص في سلتك قبل إتمام الشراء. وإذا وجدت خطأ بعد الطلب، فأخبرنا عبر صفحة الاتصال فورًا: يمكننا تغييره حتى يُشحن الطلب، لا بعد ذلك.
أسئلة شائعة
هل الهدية المكتبية تشبه معدات المكتب أكثر مما ينبغي؟
لا، حين تُختار لشخص واحد وتحمل اسمه. المعدات تخص المكتب؛ أما هذه فتخصه هو وتذهب معه إذا انتقل.
ماذا لو كان المساعد يعمل عن بُعد؟
اختر طقمًا مدمجًا أو قطعة واحدة، واتفق معه على عنوان للتسليم. فالمفاجأة لا تستحق أن تخمّن أين يسكن شخص ما.
