كيف تجهّز مكتب عمل احترافيًا
يُخطَّط لتجهيز مكتب العمل الاحترافي من كرسي الزائر لا من كرسيك. فالشخص الجالس قبالتك يرى لوحة الاسم والحافة الأمامية وظهر شاشتك وكل ورقة موضوعة ووجهها إلى الأعلى، ويقرأ ذلك كله علامةً على طريقة إدارة العمل في المكان. رتّب المكتب لهذا المشهد أولًا، ثم وفّق عملك معه.
تغطي الخطوات التالية مكتبًا يستقبل العملاء: جانبيه، والأوراق، وبطاقات العمل، والهاتف، ولوحة الاسم، والأغراض الشخصية والكابلات، ثم روتين تجهيز من 10 دقائق وقائمة تحقق.
الانطباع الأول يبدأ من كرسي الزائر
قبل أن تحرّك أي شيء، اجلس حيث يجلس عملاؤك. من هناك ترى ظهر الشاشة وكابلاتها، وواجهات الصواني، والورقة العليا في كل كومة، وكل ما يقف بين الكرسيين.
تحقق من ثلاثة أمور:
- من أنت. ينبغي أن يتمكن الزائر من قراءة اسمك ولقبك دون أن يسأل.
- مساحة للزائر. رقعة خالية من المكتب أمام كرسيه تدل على أن اللقاء كان منتظرًا.
- العناية بالأوراق. الزائر الذي يستطيع قراءة اسم عميل آخر على ملف سيفترض أن ملفه يلقى المعاملة نفسها.
اقسم المكتب إلى جانب للزائر وجانب للعمل
تعامل مع سطح المكتب على أنه شريطان: جانب الزائر هو الحافة الأمامية الأقرب إلى ضيفك، وجانب العمل هو كل ما يقع في متناول يدك. هذا التقسيم هو أساس تنظيم المكتب التنفيذي: جانب الزائر يبدو على الحال نفسها في كل لقاء، والعمل يبقى في جانبك.
ما يوضع في جانب الزائر
- لوحة الاسم، موجّهة نحو كرسي الزائر.
- حامل بطاقات العمل.
- قاعدة كوب للضيف، إذا كنت تقدّم المشروبات؛ وعدد من أطقمنا يضم ثلاث قواعد.
- مساحة خالية لملف أو لمستند يُوقَّع.
اجمع لوحة الاسم وحامل البطاقات عند الزاوية الأمامية التي يمر بها الزوار أولًا، وهي غالبًا الأقرب إلى الباب. وإذا كان شخصان يجلسان قبالتك في كثير من الأحيان، فانقلهما نحو منتصف الحافة الأمامية.
ما يبقى في جانب العمل
- مفرش المكتب، في الوسط أمام كرسيك.
- كوب الأقلام وحامل أوراق الملاحظات وحامل الهاتف.
- صواني المستندات وحامل التقويم، نحو الزاويتين الخلفيتين.
أبقِ الخط بين الكرسيين مفتوحًا: أزح الشاشة إلى أحد الجانبين لتواجه الزائر دون أن تميل حولها، وأبعد صينية المستندات بطابقين أو ساعة المكتب عن ذلك الخط. أما موضع كل قطعة في جانب العمل فيتوقف على مدى وصول يدك وعلى اليد التي تكتب بها؛ ودليلنا عن كيفية تنظيم مكتبك يفصّل ذلك.
أبقِ أوراق العملاء بعيدة عن الأنظار
افترض أن الزائر يستطيع قراءة أي شيء موضوع على المكتب ووجهه إلى الأعلى، بما في ذلك ملصق الملف. أثناء اللقاء، ينبغي ألا يكون على مفرش المكتب سوى ملف الشخص الجالس على الكرسي. وكل ما عداه يذهب إلى صينية مستندات عند زاوية خلفية من جانب العمل، ووجهه إلى الأسفل أو داخل ملف مغلق. وأخلِ المفرش بين موعد وآخر.
صينية المستندات بطابقين تفصل الأوراق الواردة عن الصادرة. أما روتين الصواني نفسه فتجده في دليل التنظيم لدينا، تحت حركة الأوراق عبر الصواني، ويتناول مقال إكسسوارات المكتب لمكاتب المحاماة الأوراق والملفات في مهنة المحاماة.
ضع بطاقات العمل في متناول الزائر
مكان حامل بطاقات العمل هو جانب الزائر، والبطاقات مواجهة للضيف، ليأخذ الزائر واحدة دون أن يسأل ودون أن يمد يده فوق عملك.
أعد ملء الحامل قبل أن يوشك على النفاد، ولا تضع فيه إلا بطاقاتك؛ أما البطاقات التي تتلقاها فمكانها الدرج. معظم أطقمنا تضم حامل بطاقات عمل، لكن ليس كلها، فتحقق من قائمة محتويات الطقم في صفحة المنتج.
خصّص للهاتف مكانًا ثابتًا في جانبك
الهاتف الموضوع على المفرش بينك وبين العميل يشد عينيك إلى الأسفل كلما أضاء. ضعه على حامل هاتف في جانب العمل، بعيدًا عن الخط بين الكرسيين، وشاشته مائلة نحوك، وأسكته قبل أن يبدأ اللقاء. عندها تكفيك نظرة واحدة لتعرف هل يحتمل الاتصال الانتظار.
ولمتابعة الوقت أثناء اللقاء، انظر إلى ساعة مكتب لا إلى الهاتف؛ وبعض الأطقم التنفيذية تضيف ساعة.
وجّه لوحة الاسم نحو الزائر
لوحة الاسم موضوعة للشخص الجالس قبالتك، ولذلك توضع عند الحافة الأمامية من جانب الزائر وتواجه كرسيه. ولا ينبغي أن يقف بينها وبين الزائر شيء أعلى منها. اختبرها من كرسي الزائر: ينبغي أن يُقرأ السطران دون ميل إلى الأمام.
الصياغة القصيرة هي الأوضح من تلك المسافة: اسمك في السطر الأول، ولقب أو قسم في السطر الثاني. وفي دليلنا عن ما يُكتب على لوحة اسم المكتب صيغ للألقاب والمؤهلات.
لوحات الاسم لدينا مطبوعة، لا محفورة، على لوحة معدنية ذهبية أو فضية: اسم حتى 32 حرفًا، ولقب حتى 36 حرفًا إن أردت. ويسرد دليل لوحة الاسم الخيارات وخطوات الطلب. معظم أطقمنا تضم لوحة اسم؛ تصفّح أطقم المكتب مع لوحة اسم مخصصة.
اعتدل في الأغراض الشخصية
غرض شخصي أو اثنان يدلان على أن إنسانًا يعمل على هذا المكتب؛ وما زاد على ذلك ينافس اللقاء. أبقها عند زاوية خلفية من جانب العمل، مائلة نحوك، واستبعد كل ما لا تود أن تشرحه لعميل. تضم أطقم Star إطار صور ضمن القطع المتناسقة، فيكون للصورة موضع واحد محدد. أما المصابيح والنباتات وعدد القطع الزخرفية التي يحتملها مكتب عمل، فراجع فيها أفكار ديكور مكتب العمل لدينا.
أزل الكابلات والفوضى من مرأى الزائر
من كرسي الزائر، ظهر أجهزتك هو الواجهة. إذا كانت واجهة المكتب مفتوحة فالكابلات المتدلية خلفه ظاهرة للعيان، فاربط كابلات الشاشة والمصباح والشاحن معًا ومدّها نزولًا على إحدى الأرجل. ولا ينبغي أن يعبر أيٌّ منها السطح.
ثم أزل ما لا مكان له في لقاء: الأكواب المستعملة، وبريد الأمس، والمطبوعات السائبة، والملاحظات اللاصقة، والأقلام المتناثرة، وكل ما تكدّس عند الحافة الأمامية. وقاعدة واحدة تُبقي الحال كذلك: كل غرض على السطح إما أن يستقر في حامل وإما أن يغادر المكتب.
لماذا تُقرأ القطع المتناسقة قرارًا واحدًا
كوب أقلام من متجر، وصينية من متجر آخر، وحامل بطاقات جيء به من مؤتمر: قد يبدو كل منها حسنًا بمفرده. لكنها معًا تبدو أشياء تراكمت. أما القطع ذات اللون الواحد والخامة الواحدة فتبدو مدروسة، وهذا ما يلتقطه الزائر.
تُقيَّم إكسسوارات المكتب الاحترافية مجموعةً واحدة، ومفرش المكتب أكبر القطع، ولذلك يحدد لونه الطابع العام. الألوان الداكنة تبدو رسمية، والأسود يلائم تقريبًا أي تشطيب للمكتب؛ ويتناول دليلنا عن كيفية اختيار لون طقم المكتب الخيارات الأخرى. معظم تشكيلتنا من الجلد الصناعي، وكل صفحة منتج تذكر الخامة.
ثلاثة أمثلة:
- طقم مكتب Star من 14 قطعة ($400): صينية مستندات بطابقين، وحامل بطاقات عمل مع حجيرة لمشابك الورق، وحامل هاتف، وقاعدة لوحة اسم مخصصة، وإطار صور، وعلبة مناديل، وساعة مكتب (البطارية غير مشمولة)، على مفرش المكتب بمقاس 15.0 × 22.8 بوصة (38 × 58 سم).
- طقم مكتب Galaxy من 12 قطعة ($200): صينية مستندات بطابقين، وحامل بطاقات عمل، وحامل هاتف، وقاعدة لوحة اسم مخصصة، وثلاث قواعد أكواب، على مفرش المكتب بمقاس 13.4 × 18.9 بوصة (34 × 48 سم).
- طقم مكتب Luna من 9 قطع مع لوحة اسم ($175): طقم مدمج على المفرش الأصغر نفسه، مع حامل بطاقات عمل، وحامل هاتف، وقاعدة لوحة اسم مخصصة، وقاعدة كوب، ومن دون صينية مستندات.
لتحديد القطع التي يحتاج إليها مكتبك، مرّ على قائمة التحقق لإكسسوارات المكتب التنفيذي.
روتين تجهيز من 10 دقائق
نفّذه مرة واحدة، ثم كرّره كلما اختل ترتيب المكتب.
- أخلِ السطح. ارفع كل شيء ما عدا مفرش المكتب.
- اجلس على كرسي الزائر. لاحظ الكابلات وظهر الشاشة وكل ما يحجب الرؤية.
- ثبّت نقطة الارتكاز. ضع مفرش المكتب في الوسط أمام كرسيك وأبعد الشاشة عن الخط بين الكرسيين.
- ابنِ جانب الزائر. لوحة الاسم عند الحافة الأمامية ووجهها إلى الخارج، وحامل بطاقات العمل بجانبها، وقاعدة كوب في متناول الضيف، ومساحة خالية لملف.
- ابنِ جانب العمل. كوب الأقلام وحامل أوراق الملاحظات وحامل الهاتف حول المفرش؛ والصواني عند زاوية خلفية.
- اختم بالكابلات والأغراض الشخصية. اربط الكابلات ومدّها نزولًا على إحدى الأرجل، ثم أعد غرضًا شخصيًا أو اثنين. وكل ما عدا ذلك يذهب إلى درج أو يغادر الغرفة.
- عد إلى كرسي الزائر. اقرأ لوحة الاسم، ومدّ يدك إلى بطاقة، وابحث عن أي ورقة تستطيع قراءتها.
وللحفاظ على الترتيب، استعن بـإعادة الترتيب في خمس دقائق آخر النهار الواردة في دليل التنظيم لدينا.
قائمة تحقق للمكتب الذي يستقبل العملاء
طبّقها من كرسي الزائر قبل لقاء مهم.
| البند | ينجح عندما |
|---|---|
| لوحة الاسم | تستطيع قراءة السطرين دون ميل إلى الأمام |
| بطاقات العمل | تستطيع أخذ واحدة دون مد يدك فوق جانب العمل |
| الأوراق | لا يُقرأ اسم عميل آخر ولا مستند يخصه |
| خط النظر | لا شاشة ولا صينية ولا ساعة تقف بين الكرسيين |
| مساحة الزائر | للملف موضع خالٍ وللمشروب موضع خالٍ |
| الهاتف | موضوع على حامله في جانب العمل، وصامت |
| الأغراض الشخصية والكابلات | غرض أو اثنان عند زاوية خلفية ولا كابل ظاهر |
| القطع | كلها متناسقة في اللون والخامة |
اختر طقمًا لمكتب عمل احترافي
المكتب الذي يستقبل العملاء لا يحتاج إلى طقم كبير. أطقم المكتب التنفيذية تضم عشر قطع أو أكثر، وكثير منها يضيف صينية مستندات، وهذا يناسب مكتبًا تنتقل فيه الأوراق من يد إلى يد. وعلى المكتب الصغير، يغطي جانبَ الزائر طقمٌ مدمج يضم لوحة اسم وحامل بطاقات عمل. تأتي مفارش المكتب لدينا بمقاسين، و«تنفيذي» لا تعني المقاس الأكبر، فتحقق من مقاس المفرش في كل صفحة منتج؛ ويساعدك دليل مقاسات مفرش المكتب على الاختيار بينهما.
ولمقارنة التشكيلة كاملة، تصفّح جميع أطقم المكتب، وقارن قائمة محتويات الطقم في كل صفحة منتج بقائمة التحقق أعلاه قبل أن تطلب.
