كيف تنظّم مكتبك بطقم مكتب متناسق

أبسط جواب عن سؤال «كيف أنظّم مكتبي؟» هو أن تفرز كل شيء بحسب عدد مرات مدّ يدك إليه. أبقِ أدوات كل يوم ضمن مدى حركة ساعدك من كرسيك، وأغراض كل أسبوع على مدّ الذراع، وكل ما عدا ذلك بعيدًا عن السطح. وطقم المكتب المتناسق يساعد لأن لكل قطعة وظيفة واحدة وموضعًا ثابتًا واحدًا.

يتناول هذا الدليل مناطق الوصول، وموضع كل قطعة لمستخدمي اليد اليمنى واليسرى، ومسارًا بسيطًا للورق بالصواني، والهاتف وكابله، وإعادة ترتيب في خمس دقائق عند نهاية اليوم. وأفكار تنظيم المكتب هذه تصلح سواء كان طقمك من أربع قطع أو أكثر من اثنتي عشرة.

ابدأ بمناطق الوصول

تقسّم أدلة بيئة العمل المريحة المكتب في كثير من الأحيان إلى مناطق بحسب مدى مدّ اليد. ولا تحتاج إلى شريط قياس؛ فذراعاك هما المسطرة.

• المنطقة الأولى: المساحة التي يغطيها ساعداك ومرفقاك قرب جانبيك. هنا مكان لوحة المفاتيح والدفتر ومفرش المكتب، ومعها أي شيء تلمسه كل بضع دقائق، كالقلم الذي تستخدمه.
• المنطقة الثانية: ما تصل إليه بذراع ممدودة دون أن تنحني. ضع هنا ما تستخدمه عدة مرات في اليوم: كوب الأقلام وحامل أوراق الملاحظات وحامل الهاتف وقاعدة كوب لمشروبك.
• المنطقة الخارجية: كل ما يحتاج إلى انحناء أو تمدّد. صواني المستندات وساعة المكتب وإطار الصور ولوحة الاسم مكانها هنا، بمحاذاة الحافة الخلفية أو في الزوايا.

مفرش المكتب هو مرتكز التخطيط. ضعه في المنتصف أمام كرسيك ورتّب القطع الأخرى حوله لا فوقه. تأتي مفارشنا بمقاسين، 13.4 × 18.9 بوصة (34 × 48 سم) و15.0 × 22.8 بوصة (38 × 58 سم). وإذا لم تكن متأكدًا أيهما يناسب مكتبك، فإن دليل مقاسات مفرش المكتب يشرح كيف تقيس.

كيف تنظّم مكتبك، قطعةً قطعة

بعد ذلك، امنح كل قطعة من طقم منظِّم مكتبك عنوانًا دائمًا. وهذا تخطيط مبدئي لمستخدم اليد اليمنى؛ وتجاوز أي صف لقطعة لا يضمها طقمك. وإذا كان اسم قطعة جديدًا عليك، فانظر وظيفة كل قطعة في طقم المكتب.

تخطيط اليد اليمنى وتخطيط اليد اليسرى

القاعدة التي يقوم عليها الجدول بسيطة: ما تمسكه بيدك يوضع في جهة يدك الكاتبة، وما تكتفي بالنظر إليه أو الرد عليه يوضع في الجهة الأخرى. وإذا كنت أعسر، فاعكس التخطيط. ضع كوب الأقلام وحامل أوراق الملاحظات على اليسار، وحامل الهاتف وقاعدة الكوب على اليمين، وصينية المستندات في الزاوية الخلفية اليسرى.

بضعة تفاصيل تستحق المراجعة بعد أن يستقر كل شيء في مكانه:

• ينبغي ألا يكون مشروبك أبدًا بينك وبين كوب الأقلام، كي لا يُسقطه مدّ يدك إلى قلم.
• الماوس يشارك كوب الأقلام جهة اليد الكاتبة، فأبعد كوب الأقلام قليلًا إلى الخلف. وبعض أطقمنا تشمل لوحة ماوس، توضع بجانب مفرش المكتب في تلك الجهة.
• إذا كان في طقمك منصة قلمين، فأبقها في جهة اليد الكاتبة أيضًا، واستخدم كوب الأقلام للأقلام الاحتياطية وأقلام التظليل والمقص.

أنشئ مسارًا للورق بالصواني

الورق السائب من أسرع الطرق التي ينزلق بها المكتب المرتب عائدًا إلى الفوضى. ويصبح تنظيم مكتب العمل أسهل بكثير حين تتحرك كل ورقة في اتجاه واحد: وارد، ثم للإنجاز، ثم صادر.

1. وارد: البريد الجديد والمطبوعات وكل ما يناولك إياه أحد. ومع صينية مستندات بطابقين، استخدم الطابق العلوي.
2. للإنجاز: أوراق قرأتها وما زال عليك اتخاذ إجراء بشأنها. استخدم الطابق السفلي، ليبقى عملك المفتوح دائمًا في المكان نفسه.
3. صادر: بنود منجزة تنتظر الحفظ أو التوقيع أو الإعادة. تصلح هنا صينية مستندات بطابق واحد إن كانت لديك؛ وإلا فأبقِ موضعًا خاليًا في إحدى زوايا المكتب وأفرغه قبل أن تغادر.

أبقِ التذكيرات القصيرة في حامل أوراق الملاحظات، لا مبعثرة على المفرش، وضع المواعيد النهائية على حامل التقويم إن كان في طقمك واحد. فتخبرك الصواني بما عليك فعله ويخبرك التقويم بموعده. وطقم مكتب Star من 11 قطعة مع صينية بطابقين مثال يجمع صينية مستندات بطابقين مع حامل أوراق ملاحظات وحامل تقويم على مفرش مقاس 15.0 × 22.8 بوصة (38 × 58 سم).

امنح الهاتف وكابله مكانًا

الهاتف المُلقى مسطحًا على المكتب يميل إلى التنقل، وينتهي تحت الأوراق ويجرّ كابل شحنه فوق عملك. وحامل الهاتف يثبّت موضعه ويُبقي الشاشة في مجال الرؤية.

• ضع الحامل في الجهة غير الكاتبة، في المنطقة الثانية وخارج المفرش مباشرة.
• اختر موضعًا يصل إليه كابل الشحن أصلًا، ليمتد الكابل مباشرة إلى الخلف نحو الجدار لا فوق المفرش.
• مرّر الكابلات خلف الصف الخلفي من القطع ونزولًا على رجل المكتب، لا عبر منطقة عملك أبدًا.

وعلى مكتب أصغر، يشمل طقم مكتب Vega من 9 قطع حامل هاتف مع حامل أوراق ملاحظات وكوب أقلام و3 × قواعد أكواب وحامل تقويم وحامل بطاقات عمل، كلها على مفرش مقاس 13.4 × 18.9 بوصة (34 × 48 سم).

إعادة ترتيب في خمس دقائق عند نهاية اليوم

معرفة كيف تنظّم مكتبك نصف المهمة؛ وإبقاؤه كذلك هو النصف الآخر. قبل أن تغادر المكتب، مرّ على قائمة التحقق هذه:

1. أعد كل قلم إلى كوب الأقلام أو منصة الأقلام.
2. انقل الأوراق السائبة إلى مكانها الصحيح: وارد أو للإنجاز أو صادر.
3. أفرغ صينية الصادر أو موضع الصادر واحفظ ما انتهى.
4. حدّث حامل أوراق الملاحظات: تخلص من الملاحظات المنتهية واكتب أول مهمة للغد في الأعلى.
5. أبعد الأكواب والكؤوس وامسح قاعدة الكوب إن لزم.
6. أعد الهاتف إلى حامله وصِله بالشاحن.
7. انفض مفرش المكتب وسوِّه أمام كرسيك.

وإذا فعلت ذلك يوميًا، بدأ كل صباح على سطح خالٍ، قبل أن تكبر الأكوام الصغيرة. وإذا ظلت مشكلة واحدة تعود، كالورق المتكوّم أو الأقلام التي تتنقل، فإن أفكار تنظيم المكتب لدينا قائمة مرقّمة من الحلول تختار منها.

أسئلة شائعة

ما الذي ينبغي أن يبقى دائمًا على المكتب؟

فقط ما تستخدمه كل يوم: مفرش المكتب، وشيء تكتب به، وشيء تكتب عليه، ومكان لمشروبك. وكل ما عدا ذلك ينبغي أن يستحق موضعه بأن يُستخدم بضع مرات في الأسبوع على الأقل.

هل يساعد الطقم المتناسق فعلًا على التنظيم؟

نعم، لأن لكل قطعة غرضًا محددًا، فيتضح أين تعود الأشياء. وإذا كنت تعمل على مكتب صغير في البيت، فانظر أفكار أطقم المكتب المدمجة للمكتب المنزلي. وإذا كان العملاء أو الزوار يجلسون إلى مكتبك، فانظر كيف تجهّز مكتب عمل احترافيًا.

كم قطعة أحتاج؟

تبدأ أطقمنا من 4 قطع، وكل غرض يُحسب، فـ3 × قواعد أكواب تُحسب ثلاث قطع. المكتب الصغير يناسبه في العادة طقم مكتب مدمج من أربع إلى تسع قطع، بينما يتسع المكتب الكبير الذي فيه مكان للصواني والساعة لعشر أو أكثر. ولمعرفة المنظِّمات التي يحتاجها كل نوع من المكاتب، انظر كيف تختار طقم منظِّم مكتب.

اعثر على طقم يلائم تخطيطك

متى عرفت أي القطع يستخدمها روتينك فعلًا، تصفّح جميع أطقم المكتب وضيّق القائمة حسب مقاس المفرش أو اللون. ولمكتب أكبر فيه مكان للصواني والساعة ولوحة الاسم، تبدأ أطقم المكتب التنفيذية من عشر قطع.