أفكار لتنظيم مكتب العمل
اختر من ثماني عشرة فكرة لتنظيم المكتب، مرقّمة ومبوّبة بحسب الفوضى التي تزيلها، من الأوراق السائبة إلى الكابلات. كثير منها لا يكلّف شيئًا؛ وحيث يفيد حامل، نسمّي القطعة.
لطريقة واحدة من البداية إلى النهاية، اقرأ كيف تنظّم مكتبك، وهو يقسم المكتب إلى مناطق بحسب مدى وصول اليد ويعطي كل قطعة مكانًا. أما هذه الصفحة فقائمة اختيار لتنظيم مكتب العمل: ابحث عن مشكلتك في الجدول، ثم انتقل إلى الفكرة التي تحمل ذلك الرقم.
اقرن المشكلة بفكرة
| المشكلة على المكتب | الفكرة | القطعة التي تعين |
|---|---|---|
| لا مكان واضحًا للعمل | 1، 2 | مفرش المكتب |
| أشياء وُضعت «مؤقتًا» تبقى أسابيع | 3 | لا حاجة إلى قطعة |
| الأوراق موزعة على عدة أكوام | 4 | صينية مستندات بطابق واحد |
| الأوراق غير المقروءة تختلط بغير المنجزة | 5 | صينية مستندات بطابقين |
| الملاحظات اللاصقة تغطي الشاشة | 6 | حامل أوراق ملاحظات |
| أقلام في كل مكان، نصفها جاف | 7 | كوب أقلام |
| مشابك ورق ودبابيس سائبة | 8 | حامل مشابك ورق |
| بطاقات عمل في رزم سائبة | 9 | حامل بطاقات عمل |
| الهاتف ملقى فوق العمل | 10 | حامل هاتف |
| الكابلات تعبر المكتب أو تسقط خلفه | 11 | لا حاجة إلى قطعة |
| المكتب يبدو مزدحمًا حتى وهو مرتب | 12 | قطع متناسقة بلون واحد |
| الأكواب والكؤوس تتجمع | 13 | قاعدة كوب |
| المكتب صغير جدًا | 14، 15، 16 | قطع تؤدي وظيفتين أو طقم مدمج |
| كان مرتبًا قبل شهر | 17، 18 | لا حاجة إلى قطعة |
أخلِ السطح
1. أفرغ المكتب في صندوق
ضع كل ما على المكتب ما عدا الحاسوب في صندوق على الأرض. ولمدة أسبوع، لا تُخرج شيئًا إلا حين تحتاج إليه، وخصّص له مكانًا حين تُخرجه. وكل ما بقي في الصندوق في اليوم الأخير يذهب إلى درج أو إلى رف أو إلى خارج المكتب.
2. حدّد منطقة عمل واحدة بمفرش مكتب
مفرش المكتب يرسم حدًّا حول المكان الذي يجري فيه العمل، والحد يجعل القاعدة ممكنة: لا يُخزَّن شيء على المفرش. لا يوضع عليه إلا المهمة التي أمامك. مفارشنا بمقاس 13.4 × 18.9 بوصة (34 × 48 سم) أو 15.0 × 22.8 بوصة (38 × 58 سم)؛ وللاختيار، قِس مكتبك كما يشرح دليل مقاسات مفرش المكتب.
3. أبقِ موضع استقبال واحدًا خاليًا
الأشياء تصل طوال اليوم: طرد، وملف زائر، ومفاتيحك، والغداء. وإذا لم يكن لها موضع تحطّ فيه، استقرت حيثما وجدت فراغًا، وبقيت. أبقِ موضعًا واحدًا خاليًا عن قصد، كالزاوية الأقرب إلى الباب. وكل ما يوضع هناك يُعالَج أو يُحمل بعيدًا قبل أن تعود إلى البيت. وإذا أردت المكتب كله بهذا الخلو، فراجع دليلنا عن تجهيز المكتب بأسلوب بسيط.
اجعل للأوراق مسارًا
4. اسمح بكومة واحدة، في صينية واحدة
الأوراق تنتشر لأن كل سطح مستوٍ يتقبل ورقة. اجعل وعاءً واحدًا هو المكان الوحيد الذي يجوز أن تستلقي فيه الأوراق: صينية مستندات بطابق واحد. وحين تمتلئ، افرزها قبل أن تضيف إليها. أما ملفات العمل الجاري فتقف منتصبة على رف، وملصقاتها ظاهرة، وتبقى خارج الكومة.
5. افصل الأوراق الجديدة عن العمل المفتوح بطابقين
حين تصل الأوراق وتنتظر معًا، تُخفي الكومة الواحدة أي الأوراق لم يُقرأ وأيها ينتظر ردًّا. صينية المستندات بطابقين تفصل بينهما، بشرط أن يكون لكل طابق معنى واحد. ودليل التنظيم لدينا يخصّص الطابق العلوي للأوراق الجديدة والطابق السفلي للعمل المفتوح؛ راجع فيه مسار الأوراق: وارد، للتنفيذ، صادر.
6. استبدل بالملاحظات اللاصقة رزمة ملاحظات واحدة
الملاحظات اللاصقة يمكن أن توضع في أي مكان، فلا تلبث أن تصير في كل مكان. حامل أوراق الملاحظات يُبقي رزمة واحدة من ورق الملاحظات في مكان واحد، بجانب الأقلام. ومع نهاية اليوم، تكون الورقة العليا إما أُنجزت ورُميت وإما نُقلت إلى تقويمك. والورق غير مشمول مع حوامل أوراق الملاحظات لدينا.
روّض الأشياء الصغيرة
7. احتفظ بكوب أقلام واحد وحدّد ما يدخله
جرّب كل قلم على المكتب وارمِ ما يتقطع حبره. أبقِ الحفنة التي تمتد إليها يدك، ومعها مقص وقلم تظليل، منتصبة في كوب أقلام واحد، وانقل الفائض إلى درج. وحين لا يدخل قلم إلا بالدفع، فلا بد أن يخرج شيء.
8. خصّص للمشابك والدبابيس وعاءً صغيرًا واحدًا
مشابك الورق ومشابك الملفات والدبابيس ترتحل: إلى كوب الأقلام، وتحت لوحة المفاتيح، وعلى المفرش. وعاء صغير واحد بجانب الصينية ينهي ذلك، لأن المشابك تُستخدم حيث تكون الأوراق. تضم أطقم Pulsar وVesta وChester حامل مشابك ورق، ولحامل بطاقات العمل في أطقم Star حجيرة لمشابك الورق.
9. لا تُبقِ على المكتب إلا بطاقات عملك
احفظ بطاقاتك في حامل بطاقات عمل يستطيع الزائر الوصول إليه. أما البطاقات التي تُعطى لك فلا مكان لها على المكتب: احفظ جهة الاتصال في هاتفك، ثم ضع البطاقة في ملف أو أعد تدويرها. وإذا كان الزوار يجلسون قبالتك، فمقال كيف تجهّز مكتب عمل احترافيًا يبيّن أين ينبغي أن يقف الحامل.
الكابلات والأجهزة
10. خصّص لكل جهاز موقفًا
الهاتف والجهاز اللوحي وسماعات الرأس حين تُلقى مسطحة تغطي مساحة العمل وتُدفن تحت الأوراق. أوقف كلًّا منها في مكانه: الهاتف على حامل هاتف، موضوع حيث يصل كابل شحنه أصلًا؛ وسماعات الرأس على خطّاف تحت حافة المكتب؛ والجهاز اللوحي منتصبًا بجانب الشاشة.
11. ثبّت الكابلات حيث تغادر المكتب
ثبّت كل كابل شحن بمشبك على الحافة الخلفية للمكتب، حتى لا يسقط طرفه السائب خلفه. ارفع مشترك الكهرباء عن الأرض وثبّته تحت سطح المكتب أو على إحدى الأرجل. ثم ضع على كل قابس ملصقًا بما يغذّيه.
اجعله مكتبك أنت من دون فوضى
12. استخدم لونًا واحدًا لكل ما يبقى ظاهرًا
حين تتناسق الصينية وكوب الأقلام وحامل البطاقات تُقرأ مجموعةً واحدة، وكل ما لا يتناسق معها يظهر فورًا ويسهل رفعه: كوب شارد، أو دبّاسة مستعارة. أما المصباح والنبتة والصورة فراجع فيها أفكار ديكور مكتب العمل لدينا.
13. اسمح بكوب واحد، على قاعدة كوب واحدة
هناك دائمًا متسع لكوب آخر ما لم يضع شيءٌ حدًّا. وقاعدة الكوب تضعه: مشروب واحد على المكتب في كل مرة، على قاعدة الكوب، بعيدًا عن الأوراق. وحين يصل كوب جديد، يعود القديم إلى المطبخ. بعض أطقمنا يأتي مع ثلاث قواعد أكواب، فيكون لمشروب الزائر مكان أيضًا.
أفكار لتنظيم المكتب الصغير
14. اصعد قبل أن تتمدد
المكتب الصغير ينفد سطحه أولًا، فاستغل الفراغ الذي فوقه. رف فوق المكتب يحمل الكتب المرجعية والورق الاحتياطي. وذراع للشاشة أو قاعدة رافعة تحرر الشريط الذي تحت الشاشة. ولوحة جدارية تحمل القوائم التي تراجعها كل صباح.
15. اختر قطعًا تؤدي وظيفتين
كل وظيفتين تجمعهما توفّران المساحة التي يشغلها غرض واحد. حامل بطاقات العمل في Star المذكور في الفكرة 8 مثال على ذلك. وكوب الأقلام في Elegance فيه ساعة مدمجة، وفي Chester تُلحق الساعة بلوحة الاسم (بطاريات الساعات غير مشمولة). ويمكن طلب كل منها وحدها، وفي صفحة إكسسوارات المكتب بالقطعة جدول بالقطع بحسب الطراز.
16. أبقِ الطقم صغيرًا
على المكتب الصغير، عُدّ الأغراض قبل أن تضيف حوامل. طقم المكتب المدمج يضم من أربع إلى تسع قطع، وكل أطقمنا المدمجة تستخدم مفرش المكتب بمقاس 13.4 × 18.9 بوصة (34 × 48 سم). في كل منها مفرش مكتب وكوب أقلام وحامل أوراق ملاحظات، وليس في أي منها صينية مستندات؛ أما القطع الأخرى فتختلف من طقم إلى آخر.
حافظ عليه كذلك
17. واحد يدخل، واحد يخرج
المكتب يمتلئ غرضًا بعد غرض، وكل غرض بدا معقولًا يوم وصوله. قرّر كم شيئًا يقف على السطح والتزم بذلك العدد: حين يأتي شيء جديد ليبقى، يغادر شيء آخر. والأقلام والأكواب وقطع الزينة هي الأشياء التي تتكاثر.
18. صوّر المكتب حين يكون على ما يرام
متى صار المكتب كما تريده، التقط له صورة من كرسيك. وفي يوم محدد من كل أسبوع، اقضِ عشر دقائق في إعادة المكتب إلى ما يطابق الصورة: أفرغ الصينية حتى قاعها، وتفقّد كوب الأقلام، وأخلِ موضع الاستقبال. وللنسخة اليومية، في دليل التنظيم لدينا إعادة ترتيب في خمس دقائق آخر النهار.
ثلاثة أطقم تغطي عدة أفكار
لا تحتاج أي فكرة من هذه الأفكار إلى طقم متناسق. وإذا فضّلت أن تبدأ بطقم، فهذه الأطقم الثلاثة من الجلد الصناعي تناسب ثلاثة مكاتب مختلفة، ودليلنا عن اختيار طقم منظّم المكتب يسير بك في القرار خطوة خطوة.
- مكتب صغير لا يكاد يرى ورقًا: طقم مكتب Vega من 4 قطع ($125) هو مفرش مكتب وكوب أقلام وحامل أوراق ملاحظات وحامل هاتف، على المفرش بمقاس 13.4 × 18.9 بوصة (34 × 48 سم). وليس فيه قاعدة كوب ولا لوحة اسم.
- كومة واحدة من الأوراق، ومشابك وبطاقات: طقم مكتب Pulsar من 10 قطع ($225) هو مفرش مكتب وكوب أقلام وحامل أوراق ملاحظات، إضافة إلى صينية مستندات بطابق واحد وحامل مشابك ورق وحامل بطاقات عمل وقاعدة كوب وقاعدة لوحة اسم مخصصة مع قلمي حبر جاف، على المفرش بمقاس 15.0 × 22.8 بوصة (38 × 58 سم). وليس فيه حامل هاتف.
- أوراق واردة وصادرة على المفرش الأصغر: طقم مكتب Vega من 14 قطعة مع لوحة اسم ($275) يكرر أنواع القطع الأربعة في Vega 4، على مقاس المفرش نفسه، ويضيف صينية مستندات بطابقين وحامل تقويم وحامل بطاقات عمل وعلبة مناديل وثلاث قواعد أكواب وقاعدة لوحة اسم مخصصة مع قلمي حبر جاف. وأوراق التقويم غير مشمولة.
من أين تبدأ
اختر صفًّا واحدًا من الجدول ونفّذ تلك الفكرة اليوم؛ وإن لم يبرز لك صف، فابدأ بالصندوق في الفكرة 1. وللمكتب الجديد، تصلح القائمة أيضًا أفكارًا لتجهيز المكتب: ابدأ بالمفرش في الفكرة 2 ولا تضف حاملًا إلا حين تظهر مشكلة من الجدول.
لرؤية كل طقم وقطعه، تصفّح جميع أطقم المكتب. ويبيع صمّم طقم مكتبك أنواع القطع نفسها قطعةً قطعة، بلا حد أدنى.
