تجهيز مكتب بأسلوب بسيط: قطع أقل ومتناسقة
تجهيز المكتب بأسلوب بسيط سهل الوصف صعب الدوام: سطح خالٍ، وبضع أدوات، ولا شيء موجود بالمصادفة. ومعظم المحاولات تخفق بإحدى طريقتين. فإما أن يُجرَّد المكتب إلى حد أن العمل يعود فينسكب عليه خلال أسبوع، وإما أن يُحتفظ بكل شيء ويُكتفى بصفّه. والصيغة التي تدوم تقع بين الاثنتين: عدد قليل من القطع، لكل منها مهمة، وتبدو كأنها تنتمي إلى بعضها.
ما معنى البساطة على مكتب يُعمل عليه
- لكل غرض مهمة تؤديها به كل أسبوع. لا مهمة قد يؤديها، بل مهمة يؤديها فعلًا.
- واحدة من كل أداة. قلم واحد قيد الاستخدام، ودفتر واحد مفتوح، ومكان واحد للورق.
- عائلة بصرية واحدة. بضعة أشياء بلون واحد وخامة واحدة تُرى شكلًا واحدًا. والأشياء القليلة نفسها بخمسة ألوان تُرى فوضى، مهما كانت مرتبة.
- المساحة الفارغة جزء من التجهيز. المنطقة الخالية هي ما تعمل عليه. وهي لا تنتظر أن تُملأ.
الخطوة 1: أخلِ السطح وافحص ما عليه
ارفع كل شيء عن المكتب ما عدا الشاشة ولوحة المفاتيح والفأرة. وصنّف ما رفعته في ثلاث مجموعات.
- يُستخدم يوميًا: يعود إلى المكتب.
- يُستخدم أسبوعيًا: يذهب إلى الدرج العلوي أو إلى رف في متناول اليد.
- يُستخدم أقل من ذلك، أو لا يُستخدم أبدًا: يغادر الغرفة.
كن صارمًا في المجموعة الأولى. فهي عند معظم الناس قلم، وشيء يُكتب عليه، وهاتف، ومشروب.
الخطوة 2: اجعل لكل غرض يومي مكانًا واحدًا
هنا يختلف المكتب البسيط عن المكتب الفارغ. فكل غرض يومي ينال مكانًا ثابتًا، حتى لا يحطّ أبدًا في منطقة العمل.
| الغرض | مكانه |
|---|---|
| الأقلام | كوب أقلام، يحمل الأقلام المستخدمة فقط |
| الملاحظات | حامل أوراق ملاحظات، أو دفتر واحد محاذٍ لمفرش المكتب |
| الهاتف | حامل هاتف، والشاشة ظاهرة، خارج منطقة العمل |
| المشروب | قاعدة كوب، في الموضع نفسه دائمًا |
| العمل نفسه | مفرش المكتب، وهو يحدد المنطقة التي تبقى خالية |
مفرش المكتب أهم على المكتب البسيط منه على المكتب المزدحم. فهو يرسم الحد: ما على المفرش هو المهمة، وكل ما عداها يبقى خارجه.
الخطوة 3: اختر لونًا واحدًا
مع هذا العدد القليل من الأغراض، يُلاحَظ كل واحد منها. وتناسقها هو ما يجعل المكتب يبدو مقصودًا لا مجرد قليل الأشياء.
- محايد على محايد: قطع سوداء أو بيضاء أو رمادية على مكتب أبيض أو رمادي أو من خشب فاتح. ومجموعتا أطقم المكتب البيضاء وأطقم المكتب الرمادية تبيّنان كيف يبدو كل منهما.
- لمسة لونية واحدة: إذا كانت الغرفة كلها محايدة، فلون قوي واحد في كل القطع يمكن أن يكون اللمسة اللافتة الوحيدة على المكتب. لون واحد، لا عدة ألوان.
- تباين منخفض أو تباين عالٍ، لا ما بينهما. الطقم الأسود على مكتب أبيض واضح الخطوط؛ والطقم الأبيض على مكتب أبيض هادئ. وكلاهما بسيط.
الخطوة 4: انتقِ ثلاث أو أربع قطع
الطقم ذو القطع الأربع هو الحجم الطبيعي لهذا النوع من المكاتب. وطقما Luna وVega ذوا القطع الأربع يختلفان بقطعة واحدة، فيصير الاختيار سؤالًا عن عاداتك.
- يضم طقم مكتب Luna من 4 قطع ($120) مفرش مكتب وكوب أقلام وحامل أوراق ملاحظات وقاعدة كوب. اختره إذا كان على مكتبك مشروب دائمًا.
- يضم طقم مكتب Vega من 4 قطع ($125) مفرش مكتب وكوب أقلام وحامل أوراق ملاحظات وحامل هاتف. اختره إذا كان الهاتف هو الدائم.
ليس في أي منهما لوحة اسم، فلا شيء على المكتب ليس أداة. وكلاهما يستخدم مفرش المكتب الأصغر، 13.4 × 18.9 بوصة (34 × 48 سم)؛ ويبيّن دليل مقاسات مفرش المكتب كيف يستقر على المكاتب الشائعة. وأطقم أخرى من أربع إلى تسع قطع تجدها في أطقم المكتب المدمجة.
أو اختر القطع بنفسك
إذا كانت حتى الأربع تزيد بواحدة، أو كانت الرابعة غير المطلوبة، فإن صمّم طقم مكتبك يتيح لك أن تطلب ما ستستخدمه فقط: مفرش مكتب وكوب أقلام مثلًا، أو مفرشًا وحامل هاتف وقاعدة كوب. وينطبق لون واحد على كل قطعة في الطقم، فالقطع التي تختارها ستتناسق. لا يوجد حد أدنى، وتعرض كل قطعة سعرها الخاص في الأداة.
الخطوة 5: عالج ما ليس على المكتب
- الكابلات. مرّرها خلف المكتب إلى الأسفل وثبّتها تحته. فكابل ظاهر واحد يفسد من المظهر أكثر مما تفسده ثلاثة أقلام ظاهرة.
- الورق. إذا كان الورق يصل إليك، فهو يحتاج إلى مكان، وإلا استولى على السطح. وقد يكون ذلك المكان درجًا؛ وإذا لزم أن يكون على المكتب، فأضف صينية واحدة ولا شيء غيرها.
- الشواحن والمحوّلات. في الدرج، أو موصولة تحت المكتب، أو في حقيبة.
- الأغراض الشخصية. واحد. صورة أو نبتة صغيرة، لا كلتاهما.
أين تتوقف البساطة عن أن تكون مفيدة
المكتب أداة، والقاعدة التي تجعل الأداة أسوأ قاعدة سيئة.
- إذا كنت تجلب الشيء نفسه من الدرج خمس مرات في اليوم، فمكانه على المكتب.
- إذا كان الورق يصل يوميًا، فإخفاؤه ليس بساطة؛ بل هو كومة في مكان آخر. وصينية المستندات هي الجواب الصريح. تشمل كثير من الأطقم التنفيذية صينية مستندات، ويمكن أيضًا طلب الصينية قطعةً مفردة.
- إذا كان العملاء يجلسون إلى مكتبك، فلوحة الاسم وحامل البطاقات جزء من العمل، لا زينة.
وحين يحتاج المكتب إلى أكثر من حفنة قطع، يتغير الهدف من «أقل» إلى «منظَّم». وقائمتنا من أفكار تنظيم المكتب تبدأ من هناك.
الحفاظ على البساطة
المكتب الخالي يتدهور بإضافات صغيرة: شاحن تُرك في الخارج، وكوب ثانٍ، ورزمة كانت ستُحفظ في الملفات. والعادتان اللتان تصونان الحد هما إعادة الترتيب عند نهاية اليوم وقاعدة «واحد يدخل، واحد يخرج»، وكلتاهما موصوفة خطوة خطوة في كيف تنظم مكتبك. وعلى مكتب عليه أربعة أغراض تستغرق إعادة الترتيب وقتًا أقل من قراءة هذه الفقرة.
أسئلة عن المكتب البسيط
هل مفرش المكتب ضروري على مكتب بسيط؟
هو القطعة التي تستحق مساحتها بأيسر سبيل، لأنه يحدد المنطقة التي تبقى خالية. وبدونه، لا حافة لكلمة «خالٍ».
الأسود أم الأبيض لمكتب بسيط؟
أي منهما. واحسم الأمر بالتباين مع سطح المكتب: اختر الدرجة نفسها التي للمكتب لمظهر هادئ، أو عكسها لمظهر واضح الخطوط.
كم شيئًا ينبغي أن يكون على المكتب؟
لا يوجد رقم. والاختبار هو هل استخدمت كل واحد منها هذا الأسبوع.
