Jak si uspořádat pracovní stůl s ladící psací soupravou
Nejjednodušší odpověď na otázku, jak si uspořádat pracovní stůl, zní: roztřiďte vše podle toho, jak často po tom saháte. Každodenní pomůcky mějte v dosahu předloktí od židle, věci používané jednou týdně na délku paže a vše ostatní mimo pracovní plochu. Ladící psací souprava pomáhá, protože každý díl má jeden úkol a jedno stálé místo.
Tento průvodce se věnuje zónám dosahu, tomu, kam patří který díl u praváků a leváků, jednoduchému oběhu papírů s odkladači, telefonu a jeho kabelu a pětiminutovému úklidu na konci dne. Tyto nápady na uspořádání stolu fungují, ať má vaše souprava čtyři díly, nebo víc než tucet.
Začněte zónami dosahu
Příručky ergonomie často dělí stůl na zóny podle toho, jak daleko dosáhnete. Nepotřebujete metr; měřítkem jsou vaše vlastní paže.
- Primární zóna: plocha, kterou obsáhnou vaše předloktí s lokty u těla. Sem patří klávesnice, notebook a podložka na stůl a k tomu vše, čeho se dotýkáte každých pár minut, například pero, kterým právě píšete.
- Sekundární zóna: kam dosáhnete nataženou paží, aniž byste se nakláněli. Sem dejte věci, které používáte několikrát denně: kalíšek na pera, zásobník na poznámkový papír, stojánek na telefon a podtácek pro váš nápoj.
- Vnější zóna: vše, k čemu se musíte naklonit nebo natáhnout. Sem patří odkladače na dokumenty, stolní hodiny, rámeček na fotografii a jmenovka, podél zadní hrany nebo do rohů.
Základem rozvržení je podložka na stůl. Umístěte ji na střed před židli a ostatní díly rozmístěte kolem ní, ne na ni. Naše podložky se dodávají ve dvou velikostech, 13.4 × 18.9 palce (34 × 48 cm) a 15.0 × 22.8 palce (38 × 58 cm). Pokud si nejste jisti, která se hodí na váš stůl, průvodce velikostmi podložek na stůl vysvětluje, jak měřit.
Jak si uspořádat pracovní stůl, díl po dílu
Dále dejte každému dílu své soupravy organizérů na stůl stálou adresu. Zde je výchozí rozvržení pro praváka; řádek s dílem, který vaše souprava neobsahuje, přeskočte. Pokud je pro vás název některého dílu nový, podívejte se, k čemu slouží každý díl psací soupravy.
| Díl | Zóna | Kam patří (praváci) | Proč to funguje |
|---|---|---|---|
| Podložka na stůl | Primární | Na středu před vaší židlí | Vymezuje váš pracovní prostor |
| Kalíšek na pera | Sekundární | Vpravo, těsně za podložkou | Ruka, kterou píšete, bere a vrací pera, aniž by sahala přes tělo |
| Zásobník na poznámkový papír | Sekundární | Vpravo, vedle kalíšku na pera | Pero a papír jsou pohromadě pro rychlé poznámky |
| Podtácek | Sekundární | Vlevo, stranou od papírů | Drží nápoje dál od ruky, kterou píšete |
| Stojánek na telefon | Sekundární | Vlevo | Telefon zvednete levou rukou a pravou píšete dál |
| Stojánek na kalendář | Vnější | Levý zadní roh, natočený k vám | Je vidět na první pohled a nikdy nepřekáží |
| Odkladač na dokumenty | Vnější | Pravý zadní roh | Papíry přicházejí a odcházejí, aniž by putovaly přes podložku |
| Stojánek na vizitky | Vnější | Přední roh na straně návštěvy | Hosté na něj snadno dosáhnou |
| Jmenovka | Vnější | Přední hrana, čelem k návštěvám | Návštěvy ji přečtou z druhé strany stolu |
| Stolní hodiny nebo rámeček na fotografii | Vnější | Zadní hrana, kterákoli strana | Jsou vidět a nezabírají pracovní místo |
Rozvržení pro praváky a pro leváky
Pravidlo, na kterém tabulka stojí, je jednoduché: věci, které držíte v ruce, patří na stranu ruky, kterou píšete, a věci, na které se jen díváte nebo na které odpovídáte, patří na druhou stranu. Pokud jste levák, rozvržení zrcadlově otočte. Kalíšek na pera a zásobník na poznámkový papír dejte vlevo, stojánek na telefon a podtácek vpravo a odkladač na dokumenty do levého zadního rohu.
Až bude vše na místě, vyplatí se zkontrolovat několik detailů:
- Váš nápoj by nikdy neměl stát mezi vámi a kalíškem na pera, abyste jej při sahání po peru nemohli převrhnout.
- Myš sdílí stranu ruky, kterou píšete, s kalíškem na pera, proto kalíšek posuňte o něco dál dozadu. Některé naše soupravy obsahují podložku pod myš, která na této straně patří vedle podložky na stůl.
- Pokud má vaše souprava stojánek na dvě pera, mějte jej také na straně ruky, kterou píšete, a kalíšek na pera používejte na náhradní pera, zvýrazňovače a nůžky.
Nastavte oběh papírů s odkladači
Volně ležící papíry jsou jednou z nejrychlejších cest, jak uklizený stůl sklouzne zpět do nepořádku. Uspořádání kancelářského stolu je mnohem snazší, když se každý list pohybuje jedním směrem: příchozí, potom k vyřízení, potom odchozí.
- Příchozí: nová pošta, výtisky a vše, co vám někdo podá. U dvoupatrového odkladače na dokumenty použijte horní patro.
- K vyřízení: papíry, které jste přečetli a se kterými ještě musíte něco udělat. Použijte spodní patro, aby vaše rozpracované věci ležely vždy na stejném místě.
- Odchozí: hotové věci, které čekají na založení, podpis nebo vrácení. Poslouží tu jednopatrový odkladač na dokumenty, pokud jej máte; jinak si nechte volné místo v jednom rohu stolu a před odchodem je vyprázdněte.
Krátké připomínky ukládejte do zásobníku na poznámkový papír, ne roztroušené po podložce, a termíny zapisujte do kalendáře ve stojánku, pokud jej vaše souprava má. Odkladače vám pak říkají, co udělat, a kalendář kdy. 11dílná psací souprava Star s dvoupatrovým odkladačem je jedním příkladem, který spojuje dvoupatrový odkladač na dokumenty se zásobníkem na poznámkový papír a stojánkem na kalendář na podložce 15.0 × 22.8 palce (38 × 58 cm).
Dejte telefonu a jeho kabelu stálé místo
Telefon ležící naplocho na stole má sklon cestovat, skončí pod papíry a táhne nabíjecí kabel přes vaši práci. Stojánek na telefon určí jeho polohu a displej zůstane na očích.
- Stojánek umístěte na stranu, kterou nepíšete, do sekundární zóny a těsně mimo podložku.
- Zvolte místo, kam váš nabíjecí kabel už dosáhne, aby vedl rovnou dozadu ke zdi, ne přes podložku.
- Kabely veďte za zadní řadou dílů a dolů po noze stolu, nikdy přes pracovní prostor.
Na menším stole poslouží 9dílná psací souprava Vega, která obsahuje stojánek na telefon a s ním zásobník na poznámkový papír, kalíšek na pera, 3 × podtácky, stojánek na kalendář a stojánek na vizitky, vše na podložce 13.4 × 18.9 palce (34 × 48 cm).
Pětiminutový úklid na konci dne
Vědět, jak si uspořádat pracovní stůl, je polovina práce; udržet jej tak je ta druhá. Než od stolu odejdete, projděte tento kontrolní seznam:
- Vraťte každé pero do kalíšku na pera nebo do stojánku na pera.
- Volné papíry přesuňte na správné místo: příchozí, k vyřízení nebo odchozí.
- Vyprázdněte odkladač nebo místo pro odchozí papíry a založte, co je hotové.
- Aktualizujte zásobník na poznámkový papír: vyhoďte vyřízené poznámky a nahoru napište první zítřejší úkol.
- Odneste hrnky a sklenice a podle potřeby otřete podtácek.
- Vraťte telefon do stojánku a připojte jej k nabíječce.
- Ometejte podložku na stůl a srovnejte ji před židlí.
Když to děláte denně, každé ráno začíná na čisté ploše, dřív než z malých hromádek stihnou vyrůst velké. Pokud se jeden problém stále vrací, například papíry na hromadách nebo pera, která se toulají, naše nápady na uspořádání stolu jsou číslovaný seznam řešení, ze kterých si můžete vybrat.
Časté dotazy
Co by mělo na stole zůstat vždy?
Jen to, co používáte každý den: podložka na stůl, něco na psaní, něco, na co se píše, a místo pro váš nápoj. Vše ostatní by si mělo své místo zasloužit tím, že se používá alespoň několikrát týdně.
Pomáhá ladící souprava s pořádkem opravdu?
Ano, protože každý díl má jasně daný účel, takže je zřejmé, kam se věci vracejí. Pokud pracujete u malého stolu doma, podívejte se na naše nápady na kompaktní psací soupravy do domácí kanceláře. Pokud u vašeho stolu sedí klienti nebo návštěvy, přečtěte si, jak uspořádat profesionální kancelářský stůl.
Kolik dílů potřebuji?
Naše soupravy začínají na 4 dílech a počítá se každý kus, takže 3 × podtácky se počítají jako tři díly. Malému stolu obvykle dobře poslouží kompaktní psací souprava se čtyřmi až devíti díly, zatímco velký stůl s místem na odkladače a hodiny unese deset i více. Jaké organizéry potřebuje který typ stolu, se dočtete v článku jak vybrat soupravu organizérů na stůl.
Najděte soupravu, která odpovídá vašemu rozvržení
Jakmile víte, které díly při práci opravdu používáte, projděte si všechny psací soupravy a zužte seznam podle velikosti podložky nebo barvy. Pro větší stůl s místem na odkladače, hodiny a jmenovku začínají manažerské psací soupravy na deseti dílech.
