Jak uspořádat profesionální kancelářský stůl
Uspořádání profesionálního kancelářského stolu se plánuje ze židle pro návštěvy, ne z té vaší. Člověk naproti vám vidí jmenovku, přední hranu stolu, zadní stranu vašeho monitoru a každý papír, který leží lícem nahoru, a to všechno čte jako známku toho, jak se kancelář vede. Nejprve stůl uspořádejte pro tento pohled, teprve potom mu přizpůsobte vlastní práci.
Následující kroky se týkají stolu, u kterého přijímáte klienty: jeho dvou stran, papírů, vizitek, telefonu, jmenovky, osobních předmětů a kabelů; poté následuje 10minutový postup uspořádání a kontrolní seznam.
První dojem začíná na židli pro návštěvy
Než čímkoli pohnete, posaďte se tam, kde sedí vaši klienti. Odtud vidíte zadní stranu monitoru a jeho kabely, čela odkladačů, horní list každé hromádky a vše, co stojí mezi oběma židlemi.
Zkontrolujte tři věci:
- Kdo jste. Návštěvník by měl mít možnost přečíst si vaše jméno a funkci, aniž by se musel ptát.
- Místo pro návštěvu. Volný kus stolu před židlí návštěvníka ukazuje, že se se schůzkou počítalo.
- Péče o papíry. Návštěvník, který si na složce přečte jméno jiného klienta, bude předpokládat, že se stejně zachází i s jeho spisem.
Rozdělte stůl na stranu pro návštěvy a pracovní stranu
Dívejte se na desku stolu jako na dva pruhy: strana pro návštěvy je přední hrana nejblíže hostovi a pracovní strana je vše, kam sami dosáhnete. Toto rozdělení je základem uspořádání manažerské kanceláře: strana pro návštěvy vypadá při každé schůzce stejně a práce zůstává na té vaší.
Co patří na stranu pro návštěvy
- Jmenovka, otočená k židli pro návštěvy.
- Stojánek na vizitky.
- Podtácek pro hosta, pokud nabízíte nápoje; několik našich souprav obsahuje tři.
- Volné místo na složku nebo na dokument k podpisu.
Jmenovku a stojánek na vizitky umístěte společně do předního rohu, kolem kterého návštěvníci procházejí nejdříve, obvykle do toho, který je blíže ke dveřím. Pokud naproti vám často sedí dva lidé, posuňte obojí ke středu přední hrany.
Co zůstává na pracovní straně
- Podložka na stůl, vystředěná před vaší židlí.
- Kalíšek na pera, zásobník na poznámkový papír a stojánek na telefon.
- Odkladače na dokumenty a stojánek na kalendář, směrem k zadním rohům.
Spojnici mezi oběma židlemi nechte volnou: posuňte monitor ke straně, abyste se na návštěvníka mohli dívat, aniž byste se kolem monitoru museli naklánět, a dvoupatrový odkladač na dokumenty ani stolní hodiny na tuto spojnici nestavte. Kde bude který díl na pracovní straně stát, závisí na vašem dosahu a na tom, kterou rukou píšete; rozebírá to náš průvodce jak si uspořádat stůl.
Papíry klientů držte mimo dohled
Počítejte s tím, že návštěvník si přečte cokoli, co na stole leží lícem nahoru, včetně štítku na složce. Během schůzky by měl na podložce na stůl ležet jen spis člověka, který sedí na židli naproti. Všechno ostatní patří do odkladače na dokumenty v zadním rohu pracovní strany, lícem dolů nebo v zavřené složce. Mezi schůzkami podložku vykliďte.
Dvoupatrový odkladač na dokumenty udržuje příchozí a odchozí papíry odděleně. Samotný postup práce s odkladači najdete v našem průvodci uspořádáním stolu v části oběh papírů pomocí odkladačů a článek doplňky na stůl pro advokátní kancelář se věnuje papírům a spisům v advokátní praxi.
Dejte vizitky na dosah návštěvníka
Stojánek na vizitky patří na stranu pro návštěvy, s vizitkami otočenými k hostovi, aby si návštěvník mohl jednu vzít, aniž by se musel ptát nebo sahat přes vaši práci.
Stojánek doplňujte dříve, než se vyprázdní, a mějte v něm jen vlastní vizitky; ty, které dostanete, patří do zásuvky. Většina našich souprav stojánek na vizitky obsahuje, ale ne všechny, proto si na stránce produktu zkontrolujte seznam obsahu.
Dejte telefonu pevné místo na své straně
Telefon ležící na podložce mezi vámi a klientem vám stáhne oči dolů pokaždé, když se rozsvítí. Postavte jej do stojánku na telefon na pracovní straně, mimo spojnici mezi oběma židlemi, s displejem natočeným k vám, a před začátkem schůzky jej ztlumte. Jediný pohled vám pak řekne, zda hovor počká.
Čas během schůzky sledujte na stolních hodinách, ne na telefonu; některé manažerské soupravy hodiny obsahují.
Otočte jmenovku k návštěvníkovi
Jmenovka je určena člověku naproti, proto patří na přední hranu strany pro návštěvy a směřuje k jeho židli. Mezi ní a návštěvníkem by nemělo stát nic vyššího. Vyzkoušejte to ze židle pro návštěvy: oba řádky by měly být čitelné bez naklánění dopředu.
Z této vzdálenosti se nejlépe čte krátký text: na prvním řádku vaše jméno, na druhém funkce nebo oddělení. Náš průvodce co napsat na jmenovku na stůl uvádí formáty pro funkce a tituly.
Naše jmenovky jsou vytištěné, ne gravírované, na zlatém nebo stříbrném kovovém štítku: jméno o délce nejvýše 32 znaků a, pokud chcete, funkce o délce nejvýše 36 znaků. Možnosti a postup objednávky popisuje průvodce jmenovkami. Většina našich souprav jmenovku obsahuje; prohlédněte si psací soupravy s personalizovanou jmenovkou.
S osobními předměty to nepřehánějte
Jeden nebo dva osobní předměty ukazují, že u stolu pracuje člověk; větší počet už schůzce konkuruje. Mějte je v zadním rohu pracovní strany, natočené k sobě, a vynechte vše, co byste klientovi nechtěli vysvětlovat. Soupravy Star obsahují rámeček na fotografii jako jeden z ladících dílů, takže fotografie má jedno určené místo. O lampách, rostlinách a o tom, kolik dekorativních předmětů pracovní stůl unese, se dočtete v našich nápadech na dekoraci kancelářského stolu.
Odstraňte kabely a nepořádek z výhledu návštěvníka
Ze židle pro návštěvy je zadní strana vašeho vybavení tou přední. Má-li stůl otevřené čelo, jsou kabely, které za ním visí, na očích, proto kabely monitoru, lampy a nabíječky svažte dohromady a veďte je dolů podél jedné nohy stolu. Žádný by neměl vést přes desku.
Poté ukliďte vše, co na schůzku nepatří: použité hrnky, včerejší poštu, volné výtisky, lepicí papírky, zatoulaná pera a cokoli, co je navršené u přední hrany. Aby to tak zůstalo, stačí jedno pravidlo: každý předmět na desce buď má své místo v některém stojánku či zásobníku, nebo ze stolu zmizí.
Proč ladící díly působí jako jedno rozhodnutí
Kalíšek na pera z jednoho obchodu, odkladač z druhého a stojánek na vizitky přivezený z konference mohou každý sám o sobě vypadat dobře. Dohromady vypadají jako věci, které se nahromadily. Díly v jedné barvě a z jednoho materiálu působí promyšleně, a právě to návštěvník zaznamená.
Profesionální doplňky na stůl se posuzují jako celek a podložka na stůl je největším dílem, takže její barva udává tón. Tmavé barvy působí formálně a černá se hodí téměř ke každému povrchu stolu; ostatními možnostmi se zabývá náš průvodce jak vybrat barvu psací soupravy. Většina naší nabídky je z umělé kůže a materiál je uveden na každé stránce produktu.
Tři příklady:
- 14dílná psací souprava Star ($400): dvoupatrový odkladač na dokumenty, stojánek na vizitky s přihrádkou na sponky, stojánek na telefon, podstavec s personalizovanou jmenovkou, rámeček na fotografii, zásobník na kapesníky a stolní hodiny (baterie není součástí), na podložce na stůl 15.0 × 22.8 palce (38 × 58 cm).
- 12dílná psací souprava Galaxy ($200): dvoupatrový odkladač na dokumenty, stojánek na vizitky, stojánek na telefon, podstavec s personalizovanou jmenovkou a tři podtácky, na podložce na stůl 13.4 × 18.9 palce (34 × 48 cm).
- 9dílná psací souprava Luna se jmenovkou ($175): kompaktní souprava na stejné menší podložce, se stojánkem na vizitky, stojánkem na telefon, podstavcem s personalizovanou jmenovkou a podtáckem, bez odkladače na dokumenty.
Chcete-li rozhodnout, které díly váš stůl potřebuje, projděte si kontrolní seznam doplňků na stůl pro manažerskou kancelář.
10minutový postup uspořádání
Proveďte jej jednou a zopakujte vždy, když se uspořádání stolu začne rozpadat.
- Vykliďte desku. Sundejte všechno kromě podložky na stůl.
- Posaďte se na židli pro návštěvy. Všimněte si kabelů, zadní strany monitoru a všeho, co brání ve výhledu.
- Určete výchozí bod. Vystřeďte podložku na stůl před svou židlí a posuňte monitor mimo spojnici mezi židlemi.
- Sestavte stranu pro návštěvy. Jmenovka na přední hraně otočená ven, vedle ní stojánek na vizitky, podtácek na dosah hosta a volné místo na složku.
- Sestavte pracovní stranu. Kalíšek na pera, zásobník na poznámkový papír a stojánek na telefon kolem podložky; odkladače v zadním rohu.
- Nakonec kabely a osobní předměty. Svažte kabely a veďte je dolů podél jedné nohy stolu, potom vraťte jeden nebo dva osobní předměty. Všechno ostatní patří do zásuvky nebo pryč z místnosti.
- Vraťte se na židli pro návštěvy. Přečtěte si jmenovku, sáhněte po vizitce a hledejte jakýkoli papír, který se dá přečíst.
Aby uspořádání vydrželo, využijte pětiminutový úklid na konci dne z našeho průvodce uspořádáním stolu.
Kontrolní seznam pro stůl, u kterého přijímáte klienty
Projděte jej ze židle pro návštěvy před důležitou schůzkou.
| Kontrola | Vyhovuje, když |
|---|---|
| Jmenovka | Oba řádky přečtete bez naklánění dopředu |
| Vizitky | Jednu si vezmete, aniž byste sahali přes pracovní stranu |
| Papíry | Nedá se přečíst jméno ani dokument žádného jiného klienta |
| Výhled | Mezi oběma židlemi nestojí monitor, odkladač ani hodiny |
| Místo pro návštěvu | Složka i nápoj mají každý své volné místo |
| Telefon | Stojí ve stojánku na pracovní straně a je ztlumený |
| Osobní předměty a kabely | Jeden nebo dva předměty jsou v zadním rohu a není vidět žádný kabel |
| Díly | Všechny ladí barvou i materiálem |
Vyberte soupravu pro profesionální kancelářský stůl
Stůl, u kterého přijímáte klienty, velkou soupravu nepotřebuje. Manažerské psací soupravy mají deset a více dílů a mnohé z nich přidávají odkladač na dokumenty, což se hodí na stůl, kde si lidé předávají papíry. Na malém stole pokryje stranu pro návštěvy kompaktní souprava, která obsahuje jmenovku a stojánek na vizitky. Naše podložky na stůl se dodávají ve dvou velikostech a označení manažerská neznamená tu větší, proto si velikost podložky ověřte na každé stránce produktu; vybrat mezi nimi vám pomůže průvodce velikostmi podložek na stůl.
Chcete-li porovnat celou nabídku, prohlédněte si všechny psací soupravy a před objednáním porovnejte seznam obsahu na každé stránce produktu s kontrolním seznamem výše.
