Sådan indretter du et professionelt kontorskrivebord
Et professionelt kontorskrivebord planlægges fra gæstestolen, ikke fra din egen. Personen på den anden side af bordet ser navneskiltet, forkanten, bagsiden af din skærm og ethvert papir, der ligger med forsiden opad, og læser det hele som et tegn på, hvordan kontoret bliver drevet. Indret først skrivebordet efter det blik, og tilpas derefter dit eget arbejde til det.
Trinene nedenfor gælder et skrivebord med kundekontakt: dets to sider, papirer, visitkort, telefon, navneskilt, personlige ting og kabler, derefter en opsætningsrutine på 10 minutter og en tjekliste.
Det første indtryk begynder i gæstestolen
Før du flytter noget, så sæt dig, hvor dine kunder sidder. Derfra ser du bagsiden af skærmen og dens kabler, forsiden af bakkerne, det øverste ark i hver bunke og alt, hvad der står mellem de to stole.
Tjek tre ting:
- Hvem du er. En gæst skal kunne læse dit navn og din titel uden at spørge.
- Plads til gæsten. Et ryddet stykke bord foran gæstens stol viser, at mødet var ventet.
- Omhu med papirer. En gæst, der kan læse en anden kundes navn på en mappe, vil gå ud fra, at deres egen sag får samme behandling.
Del skrivebordet i en gæsteside og en arbejdsside
Betragt bordpladen som to striber: gæstesiden er forkanten nærmest din gæst, og arbejdssiden er alt det, du selv kan nå. Den opdeling er grundlaget for at organisere et chefkontor: gæstesiden ser ens ud til hvert møde, og arbejdet bliver på din side.
Det hører til på gæstesiden
- Navneskiltet, vendt mod gæstestolen.
- Visitkortholderen.
- En bordskåner til gæsten, hvis du byder på noget at drikke; flere af vores sæt har tre.
- En fri plads til en mappe eller et dokument, der skal underskrives.
Saml navneskiltet og kortholderen ved det forreste hjørne, som gæsterne passerer først, som regel det nærmest døren. Hvis der ofte sidder to personer over for dig, så flyt begge dele ind mod midten af forkanten.
Det bliver på arbejdssiden
- Skriveunderlaget, centreret foran din stol.
- Penneholderen, memoholderen og telefonholderen.
- Dokumentbakker og en kalenderholder, ud mod de bageste hjørner.
Hold linjen mellem de to stole fri: skub skærmen til den ene side, så du kan se på gæsten uden at læne dig uden om den, og hold en dokumentbakke i to niveauer eller et bordur væk fra den linje. Hvor hver del på arbejdssiden skal stå, afhænger af din rækkevidde og din skrivehånd; vores guide til, hvordan du organiserer dit skrivebord, gennemgår det.
Hold kundepapirer ude af syne
Gå ud fra, at en gæst kan læse alt, der ligger med forsiden opad på skrivebordet, også etiketten på en mappe. Under et møde bør den eneste sag på skriveunderlaget tilhøre personen i stolen. Alt andet lægges i en dokumentbakke i et af arbejdssidens bageste hjørner, med forsiden nedad eller i en lukket mappe. Ryd underlaget mellem aftalerne.
En dokumentbakke i to niveauer holder indgående og udgående papirer adskilt. Selve bakkerutinen står i vores organiseringsguide under papirgang med bakker, og skrivebordstilbehør til et advokatkontor handler om papirer og sager i en advokatpraksis.
Stil visitkortene inden for gæstens rækkevidde
Visitkortholderen hører til på gæstesiden med kortene vendt mod gæsten, så en gæst kan tage et uden at spørge og uden at række hen over dit arbejde.
Fyld holderen op, før den er ved at være tom, og hav kun dine egne kort i den; kort, du selv får, lægges i en skuffe. De fleste af vores sæt har en visitkortholder, men ikke alle, så tjek listen „Det medfølger“ på produktsiden.
Giv telefonen en fast plads på din side
En telefon, der ligger på underlaget mellem dig og en kunde, trækker dit blik nedad, hver gang den lyser op. Stil den i en telefonholder på arbejdssiden, væk fra linjen mellem de to stole, med skærmen vinklet mod dig, og sæt den på lydløs, før mødet begynder. Så fortæller et enkelt blik dig, om et opkald kan vente.
Vil du holde øje med tiden under et møde, så se på et bordur, ikke på telefonen; nogle executive-sæt har et ur.
Vend navneskiltet mod gæsten
Navneskiltet er til personen på den anden side af bordet, så det står ved gæstesidens forkant og vender mod gæstens stol. Intet højere bør stå mellem skiltet og gæsten. Prøv det fra gæstestolen: begge linjer skal kunne læses, uden at man læner sig frem.
Kort tekst læses bedst på den afstand: dit navn på første linje, en titel eller afdeling på anden. Vores guide til, hvad der skal stå på et navneskilt til skrivebordet, har formater for titler og kvalifikationer.
Vores navneskilte er trykt, ikke graveret, på en metalplade i guld eller sølv: et navn på op til 32 tegn og, hvis du ønsker det, en titel på op til 36. Navneskiltsguiden viser mulighederne og trinene i bestillingen. De fleste af vores sæt har et navneskilt; se skrivebordssæt med personligt navneskilt.
Hold igen med personlige ting
En eller to personlige ting viser, at der arbejder et menneske ved skrivebordet; flere end det konkurrerer med mødet. Stil dem i et af arbejdssidens bageste hjørner, vinklet mod dig selv, og udelad alt, hvad du ikke har lyst til at forklare en kunde. Star-sættene har en billedramme som en af de matchende dele, og det giver et foto én fast plads. Om lamper, planter og hvor mange pyntegenstande et arbejdsbord kan bære, kan du læse i vores idéer til indretning af kontorskrivebordet.
Fjern kabler og rod fra gæstens synsfelt
Set fra gæstestolen er bagsiden af dit udstyr forsiden. Har skrivebordet en åben front, er kabler, der hænger bag det, fuldt synlige, så bind kablerne til skærm, lampe og oplader sammen, og før dem ned langs ét ben. Ingen af dem bør krydse bordpladen.
Ryd derefter det væk, der ikke hører hjemme i et møde: brugte kopper, gårsdagens post, løse udskrifter, gule sedler, herreløse kuglepenne og alt, hvad der er stablet ved forkanten. Én regel holder det sådan: hver genstand på bordpladen bor enten i en holder eller forlader skrivebordet.
Derfor ligner matchende dele én beslutning
En penneholder fra én butik, en bakke fra en anden og en kortholder, du fik med fra en konference, kan hver for sig se fine ud. Sammen ligner de ting, der har hobet sig op. Dele i én farve og ét materiale ser planlagte ud, og det er det, en gæst lægger mærke til.
Professionelt skrivebordstilbehør bliver bedømt som en gruppe, og skriveunderlaget er den største del, så dets farve slår tonen an. Mørke farver virker formelle, og sort passer til næsten enhver bordoverflade; vores guide til, hvordan du vælger farve på et skrivebordssæt, gennemgår de andre muligheder. Det meste af vores sortiment er i kunstlæder, og hver produktside oplyser materialet.
Tre eksempler:
- Star 14-delt skrivebordssæt ($400): dokumentbakke i to niveauer, visitkortholder med rum til clips, telefonholder, personligt navneskilt med fod, billedramme, lommetørklædeholder og bordur (batteri medfølger ikke), på skriveunderlaget på 15.0 × 22.8 tommer (38 × 58 cm).
- Galaxy 12-delt skrivebordssæt ($200): dokumentbakke i to niveauer, visitkortholder, telefonholder, personligt navneskilt med fod og tre bordskånere, på skriveunderlaget på 13.4 × 18.9 tommer (34 × 48 cm).
- Luna 9-delt skrivebordssæt med navneskilt ($175): et kompakt sæt på det samme mindre underlag, med visitkortholder, telefonholder, personligt navneskilt med fod og bordskåner og uden dokumentbakke.
Vil du afgøre, hvilke dele dit skrivebord har brug for, så gå tjeklisten over skrivebordstilbehør til chefkontoret igennem.
En opsætningsrutine på 10 minutter
Gør det én gang, og gentag det, når skrivebordet skrider.
- Ryd bordpladen. Fjern alt undtagen skriveunderlaget.
- Sæt dig i gæstestolen. Læg mærke til kablerne, bagsiden af skærmen og alt, der spærrer for udsynet.
- Placér ankeret. Centrér skriveunderlaget foran din stol, og flyt skærmen væk fra linjen mellem stolene.
- Byg gæstesiden op. Navneskilt ved forkanten med teksten udad, visitkortholder ved siden af, en bordskåner inden for gæstens rækkevidde og en fri plads til en mappe.
- Byg arbejdssiden op. Penneholder, memoholder og telefonholder omkring underlaget; bakker i et af de bageste hjørner.
- Slut af med kabler og personlige ting. Bind kablerne sammen, og før dem ned langs ét ben, og stil så en eller to personlige ting tilbage. Alt andet lægges i en skuffe eller forlader rummet.
- Gå tilbage til gæstestolen. Læs navneskiltet, ræk ud efter et kort, og se efter papirer, du kan læse.
For at holde opstillingen på plads kan du bruge oprydningen på fem minutter sidst på dagen fra vores organiseringsguide.
Tjekliste til skrivebordet med kundekontakt
Gennemgå den fra gæstestolen før et vigtigt møde.
| Tjek | Det er i orden, når |
|---|---|
| Navneskilt | Du kan læse begge linjer uden at læne dig frem |
| Visitkort | Du kan tage et uden at række hen over arbejdssiden |
| Papirer | Ingen anden kundes navn eller dokument kan læses |
| Synslinje | Der står ingen skærm, bakke eller ur mellem de to stole |
| Gæstens plads | En mappe og en drik har hver sin frie plads |
| Telefon | Den står i sin holder på arbejdssiden, på lydløs |
| Personlige ting og kabler | En eller to ting står i et bageste hjørne, og ingen kabler er synlige |
| Dele | De matcher alle i farve og materiale |
Vælg et sæt til et professionelt kontorskrivebord
Et skrivebord med kundekontakt behøver ikke et stort sæt. Executive-skrivebordssæt har ti dele eller flere, og mange af dem har også en dokumentbakke, hvilket passer til et skrivebord, hvor papir skifter hænder. På et lille skrivebord dækker et kompakt sæt med navneskilt og visitkortholder gæstesiden. Vores skriveunderlag findes i to størrelser, og executive betyder ikke den største, så tjek underlagets størrelse på hver produktside; størrelsesguiden til skriveunderlag hjælper dig med at vælge mellem dem.
Vil du sammenligne hele sortimentet, så se alle skrivebordssæt, og hold listen „Det medfølger“ på hver produktside op mod tjeklisten ovenfor, før du bestiller.
