Cómo organizar su escritorio con un set de escritorio a juego
La respuesta más sencilla a cómo organizar su escritorio es ordenar todo según la frecuencia con que lo alcanza. Mantenga las herramientas de uso diario dentro del barrido de un antebrazo desde su silla, los objetos de uso semanal a la distancia de un brazo y todo lo demás fuera de la superficie. Un set de escritorio a juego ayuda porque cada pieza tiene una sola función y un solo lugar fijo.
Esta guía trata las zonas de alcance, dónde va cada pieza para personas diestras y zurdas, un flujo de papel sencillo con bandejas, el teléfono y su cable, y una puesta en orden de cinco minutos al final del día. Estas ideas de organización de escritorio funcionan tanto si su set tiene cuatro piezas como si tiene más de una docena.
Empiece por las zonas de alcance
Las guías de ergonomía suelen dividir un escritorio en zonas según la distancia a la que usted alcanza. No necesita una cinta métrica; sus propios brazos son la regla.
- Zona primaria: el área que cubren sus antebrazos con los codos cerca de los costados. Aquí viven su teclado, su cuaderno y la alfombrilla de escritorio, además de todo lo que toca cada pocos minutos, como el bolígrafo que está usando.
- Zona secundaria: lo que alcanza con el brazo extendido sin inclinarse. Ponga aquí lo que usa varias veces al día: el portalápices, el portanotas, el soporte para teléfono y un posavasos para su bebida.
- Zona exterior: todo lo que exige inclinarse o estirarse. Las bandejas portadocumentos, un reloj de escritorio, un portarretratos y la placa de nombre van aquí, a lo largo del borde trasero o en las esquinas.
La alfombrilla de escritorio ancla la distribución. Céntrela frente a su silla y disponga las demás piezas a su alrededor, no encima de ella. Nuestras alfombrillas vienen en dos tamaños, 13.4 × 18.9 pulgadas (34 × 48 cm) y 15.0 × 22.8 pulgadas (38 × 58 cm). Si no está seguro de cuál conviene a su escritorio, la guía de tamaños de alfombrillas de escritorio explica cómo medir.
Cómo organizar su escritorio, pieza por pieza
A continuación, dé a cada pieza de su set organizador de escritorio una dirección permanente. Esta es una distribución de partida para una persona diestra; omita la fila de cualquier pieza que su set no incluya. Si el nombre de una pieza le resulta nuevo, vea para qué sirve cada pieza de un set de escritorio.
| Pieza | Zona | Dónde va (diestros) | Por qué funciona |
|---|---|---|---|
| Alfombrilla de escritorio | Primaria | Centrada frente a su silla | Define su zona de trabajo |
| Portalápices | Secundaria | Lado derecho, justo más allá de la alfombrilla | La mano con la que escribe toma y devuelve los bolígrafos sin cruzar el cuerpo |
| Portanotas | Secundaria | Lado derecho, junto al portalápices | El bolígrafo y el papel quedan juntos para apuntes rápidos |
| Posavasos | Secundaria | Lado izquierdo, lejos de los papeles | Mantiene las bebidas apartadas de la mano con la que escribe |
| Soporte para teléfono | Secundaria | Lado izquierdo | Tome el teléfono con la mano izquierda y siga escribiendo con la derecha |
| Portacalendario | Exterior | Esquina trasera izquierda, orientado hacia usted | Visible de un vistazo, nunca estorba |
| Bandeja portadocumentos | Exterior | Esquina trasera derecha | El papel entra y sale sin cruzar la alfombrilla |
| Tarjetero | Exterior | Esquina delantera, del lado de la visita | Fácil de alcanzar para los invitados |
| Placa de nombre | Exterior | Borde delantero, de cara a las visitas | Las visitas pueden leerla desde el otro lado del escritorio |
| Reloj de escritorio o portarretratos | Exterior | Borde trasero, a cualquiera de los lados | Visible sin ocupar espacio de trabajo |
Distribuciones para diestros y para zurdos
La regla que hay detrás de la tabla es sencilla: lo que usted sostiene va del lado de la mano con la que escribe, y lo que solo mira de reojo o contesta va del otro lado. Si es zurdo, invierta la distribución como en un espejo. Ponga el portalápices y el portanotas a la izquierda, el soporte para teléfono y el posavasos a la derecha, y la bandeja portadocumentos en la esquina trasera izquierda.
Vale la pena comprobar algunos detalles una vez que todo esté en su sitio:
- Su bebida nunca debe quedar entre usted y el portalápices, para que al alcanzar un bolígrafo no pueda volcarla.
- Un ratón comparte con el portalápices el lado de la mano con la que escribe, así que coloque el portalápices un poco más atrás. Algunos de nuestros sets incluyen una alfombrilla para ratón, que va junto a la alfombrilla de escritorio de ese lado.
- Si su set tiene un soporte para dos bolígrafos, manténgalo también del lado de la mano con la que escribe, y use el portalápices para repuestos, marcadores y tijeras.
Establezca un flujo de papel con bandejas
El papel suelto es una de las formas más rápidas de que un escritorio ordenado vuelva al desorden. La organización de un escritorio de oficina resulta mucho más fácil cuando cada hoja se mueve en una sola dirección: entrada, luego pendiente, luego salida.
- Entrada: el correo nuevo, las impresiones y todo lo que alguien le entrega. Con una bandeja portadocumentos de dos niveles, use el nivel superior.
- Pendiente: los papeles que ya ha leído y sobre los que todavía debe actuar. Use el nivel inferior, para que su trabajo abierto esté siempre en el mismo lugar.
- Salida: lo terminado que espera ser archivado, firmado o devuelto. Aquí sirve una bandeja portadocumentos de un nivel si tiene una; si no, mantenga un espacio despejado en una esquina del escritorio y vacíelo antes de irse.
Guarde los recordatorios breves en el portanotas, no esparcidos por la alfombrilla, y anote los plazos en el portacalendario si su set tiene uno. Así las bandejas le dicen qué hacer y el calendario le dice cuándo. El Set de escritorio Star de 11 piezas con bandeja de dos niveles es un ejemplo que combina una bandeja portadocumentos de dos niveles con un portanotas y un portacalendario sobre una alfombrilla de 15.0 × 22.8 pulgadas (38 × 58 cm).
Dé un lugar al teléfono y a su cable
Un teléfono tumbado sobre el escritorio tiende a deambular, acaba debajo de los papeles y arrastra su cable de carga por encima de su trabajo. Un soporte para teléfono fija su posición y mantiene la pantalla a la vista.
- Coloque el soporte del lado contrario a la mano con la que escribe, en la zona secundaria y justo fuera de la alfombrilla.
- Elija un punto al que su cable de carga ya llegue, para que el cable vaya directo hacia atrás, hacia la pared, en lugar de cruzar la alfombrilla.
- Pase los cables por detrás de la fila trasera de piezas y hacia abajo por una pata del escritorio, nunca por su zona de trabajo.
En un escritorio más pequeño, el Set de escritorio Vega de 9 piezas incluye un soporte para teléfono junto con un portanotas, portalápices, 3 × posavasos, portacalendario y tarjetero, todo sobre una alfombrilla de 13.4 × 18.9 pulgadas (34 × 48 cm).
Una puesta en orden de cinco minutos al final del día
Saber cómo organizar su escritorio es la mitad del trabajo; mantenerlo así es la otra mitad. Antes de dejar el escritorio, repase esta lista de verificación:
- Devuelva cada bolígrafo al portalápices o al soporte para bolígrafo.
- Lleve los papeles sueltos al lugar correcto: entrada, pendiente o salida.
- Vacíe la bandeja o el espacio de salida y archive lo que esté terminado.
- Actualice el portanotas: tire las notas terminadas y escriba encima la primera tarea de mañana.
- Retire tazas y vasos y limpie el posavasos si hace falta.
- Devuelva el teléfono a su soporte y conéctelo.
- Sacuda la alfombrilla de escritorio y alinéela frente a su silla.
Hecho a diario, esto significa que cada mañana empieza sobre una superficie despejada, antes de que los pequeños montones puedan convertirse en grandes. Si un problema vuelve una y otra vez, como el papel en montones o los bolígrafos que deambulan, nuestras ideas de organización de escritorio son una lista numerada de soluciones entre las que elegir.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe quedarse siempre en un escritorio?
Solo lo que usa todos los días: la alfombrilla de escritorio, algo con que escribir, algo sobre lo que escribir y un lugar para su bebida. Todo lo demás debe ganarse su sitio usándose al menos unas cuantas veces por semana.
¿De verdad ayuda un set a juego con la organización?
Sí, porque cada pieza tiene una finalidad definida, de modo que resulta evidente adónde vuelven las cosas. Si trabaja en un escritorio pequeño en casa, vea nuestras ideas de sets de escritorio compactos para la oficina en casa. Si clientes o visitas se sientan a su escritorio, vea cómo montar un escritorio de oficina profesional.
¿Cuántas piezas necesito?
Nuestros sets empiezan en 4 piezas, y cada artículo cuenta, así que 3 × posavasos cuentan como tres piezas. A un escritorio pequeño suele irle bien un set de escritorio compacto de cuatro a nueve piezas, mientras que un escritorio grande con espacio para bandejas y un reloj puede admitir diez o más. Para conocer los organizadores que necesita cada tipo de escritorio, vea cómo elegir un set organizador de escritorio.
Encuentre un set que se ajuste a su distribución
Cuando sepa qué piezas usa realmente su rutina, explore todos los sets de escritorio y reduzca la lista por tamaño de alfombrilla o color. Para un escritorio más grande con espacio para bandejas, un reloj y una placa de nombre, los sets de escritorio ejecutivos empiezan en diez piezas.
