Cómo preparar un escritorio de oficina profesional
La disposición de un escritorio de oficina profesional se planifica desde la silla del visitante, no desde la suya. La persona sentada al otro lado ve la placa de nombre, el borde delantero, la parte trasera de su monitor y cualquier papel que esté boca arriba, y lo interpreta todo como una señal de cómo se lleva la oficina. Ordene el escritorio primero para esa vista y después acomode su propio trabajo alrededor.
Los pasos siguientes tratan de un escritorio de atención a clientes: sus dos lados, los papeles, las tarjetas de visita, el teléfono, la placa de nombre, los objetos personales y los cables, y después una rutina de preparación de 10 minutos y una lista de comprobación.
La primera impresión empieza en la silla del visitante
Antes de mover nada, siéntese donde se sientan sus clientes. Desde allí se ven la parte trasera del monitor y sus cables, el frente de las bandejas, la primera hoja de cada pila y todo lo que hay entre las dos sillas.
Compruebe tres cosas:
- Quién es usted. Un visitante debería poder leer su nombre y su cargo sin tener que preguntar.
- Sitio para el visitante. Una zona despejada del escritorio delante de su silla demuestra que la reunión estaba prevista.
- Cuidado con los papeles. Un visitante que puede leer el nombre de otro cliente en una carpeta dará por hecho que su propio expediente recibe el mismo trato.
Divida el escritorio en un lado del visitante y un lado de trabajo
Trate el tablero como dos franjas: el lado del visitante es el borde delantero, el más cercano a su invitado, y el lado de trabajo es todo lo que queda a su alcance. Esta división es la base de la organización de un despacho ejecutivo: el lado del visitante tiene el mismo aspecto en cada reunión y el trabajo se queda en el suyo.
Qué va en el lado del visitante
- La placa de nombre, orientada hacia la silla del visitante.
- El tarjetero.
- Un posavasos para el invitado, si ofrece bebidas; varios de nuestros sets incluyen tres.
- Un espacio despejado para una carpeta o un documento que haya que firmar.
Agrupe la placa de nombre y el tarjetero en la esquina delantera por la que los visitantes pasan primero, normalmente la más cercana a la puerta. Si a menudo se sientan dos personas frente a usted, lleve ambas piezas hacia el centro del borde delantero.
Qué se queda en el lado de trabajo
- La alfombrilla de escritorio, centrada delante de su silla.
- El portalápices, el portanotas y el soporte para teléfono.
- Las bandejas portadocumentos y un portacalendario, hacia las esquinas traseras.
Mantenga despejada la línea entre las dos sillas: desplace el monitor hacia un lado para poder mirar al visitante sin tener que asomarse, y mantenga fuera de esa línea la bandeja portadocumentos de dos niveles o el reloj de escritorio. El lugar de cada pieza del lado de trabajo depende de su alcance y de la mano con la que escribe; nuestra guía sobre cómo organizar su escritorio lo detalla.
Mantenga los papeles de los clientes fuera de la vista
Dé por hecho que un visitante puede leer cualquier cosa que esté boca arriba sobre el escritorio, incluida la etiqueta de una carpeta. Durante una reunión, el único expediente sobre la alfombrilla de escritorio debe ser el de la persona que ocupa la silla. Todo lo demás va a una bandeja portadocumentos en una esquina trasera del lado de trabajo, boca abajo o en una carpeta cerrada. Despeje la alfombrilla entre una cita y otra.
Una bandeja portadocumentos de dos niveles mantiene separados los papeles que entran y los que salen. La rutina de las bandejas está en nuestra guía de organización, en el apartado el flujo de papeles con bandejas, y accesorios de escritorio para un despacho de abogados trata de los papeles y expedientes de un bufete.
Ponga las tarjetas de visita al alcance del visitante
El tarjetero corresponde al lado del visitante, con las tarjetas de cara al invitado, para que este pueda tomar una sin pedirla y sin alargar el brazo por encima de su trabajo.
Reponga el tarjetero antes de que se vacíe y guarde en él solo sus propias tarjetas; las que reciba van a un cajón. La mayoría de nuestros sets incluye un tarjetero, pero no todos, así que consulte la lista de piezas incluidas en la página del producto.
Dé al teléfono un lugar fijo en su lado
Un teléfono tumbado sobre la alfombrilla, entre usted y un cliente, le hace bajar la vista cada vez que se ilumina. Colóquelo en un soporte para teléfono en el lado de trabajo, fuera de la línea entre las dos sillas, con la pantalla inclinada hacia usted, y siléncielo antes de que empiece la reunión. Así, una sola mirada le dirá si una llamada puede esperar.
Para controlar el tiempo durante una reunión, mire un reloj de escritorio, no el teléfono; algunos sets ejecutivos añaden un reloj.
Oriente la placa de nombre hacia el visitante
La placa de nombre es para la persona sentada al otro lado del escritorio, así que va en el borde delantero del lado del visitante y mira hacia su silla. Entre ella y el visitante no debe haber nada más alto. Compruébelo desde la silla del visitante: las dos líneas deben poder leerse sin inclinarse hacia delante.
A esa distancia se lee mejor un texto breve: su nombre en la primera línea y un cargo o un departamento en la segunda. Nuestra guía sobre qué poner en una placa de nombre de escritorio ofrece formatos para cargos y títulos profesionales.
Nuestras placas de nombre se imprimen, no se graban, en una placa metálica dorada o plateada: un nombre de hasta 32 caracteres y, si lo desea, un cargo de hasta 36. La guía de la placa de nombre recoge las opciones y los pasos del pedido. La mayoría de nuestros sets incluye una placa de nombre; vea los sets de escritorio con placa de nombre personalizada.
Objetos personales, con moderación
Uno o dos objetos personales muestran que en el escritorio trabaja una persona; más que eso compite con la reunión. Manténgalos en una esquina trasera del lado de trabajo, orientados hacia usted, y deje fuera cualquier cosa que no querría tener que explicar a un cliente. Los sets Star incluyen un portarretratos entre las piezas a juego, lo que da a una foto un lugar definido. Sobre lámparas, plantas y cuántos objetos decorativos admite un escritorio de trabajo, vea nuestras ideas de decoración para el escritorio de oficina.
Quite los cables y el desorden de la vista del visitante
Desde la silla del visitante, la parte trasera de sus equipos es la delantera. Si el escritorio tiene el frente abierto, los cables que cuelgan por detrás quedan a plena vista, así que ate juntos los cables del monitor, de la lámpara y del cargador y bájelos por una pata. Ninguno debe cruzar la superficie.
Después retire lo que no corresponde a una reunión: tazas usadas, el correo de ayer, hojas impresas sueltas, notas adhesivas, bolígrafos sueltos y cualquier cosa apilada en el borde delantero. Una regla lo mantiene así: cada objeto de la superficie tiene su sitio en un soporte o sale del escritorio.
Por qué las piezas a juego se perciben como una sola decisión
Un portalápices de una tienda, una bandeja de otra y un tarjetero recogido en un congreso pueden quedar bien cada uno por separado. Juntos parecen cosas que se han ido acumulando. Las piezas de un mismo color y un mismo material parecen planificadas, y eso es lo que registra un visitante.
Los accesorios de escritorio profesionales se juzgan en conjunto, y la alfombrilla de escritorio es la pieza más grande, así que su color marca el tono. Los colores oscuros resultan formales, y el negro va bien con casi cualquier acabado de escritorio; nuestra guía sobre cómo elegir el color de un set de escritorio trata las demás opciones. La mayor parte de nuestra gama es de cuero sintético, y cada página de producto indica el material.
Tres ejemplos:
- El set de escritorio Star de 14 piezas ($400): bandeja portadocumentos de dos niveles, tarjetero con compartimento para clips, soporte para teléfono, base con placa de nombre personalizada, portarretratos, portapañuelos y reloj de escritorio (pila no incluida), sobre la alfombrilla de escritorio de 15.0 × 22.8 pulgadas (38 × 58 cm).
- El set de escritorio Galaxy de 12 piezas ($200): bandeja portadocumentos de dos niveles, tarjetero, soporte para teléfono, base con placa de nombre personalizada y tres posavasos, sobre la alfombrilla de escritorio de 13.4 × 18.9 pulgadas (34 × 48 cm).
- El set de escritorio Luna de 9 piezas con placa de nombre ($175): un set compacto sobre la misma alfombrilla más pequeña, con tarjetero, soporte para teléfono, base con placa de nombre personalizada y posavasos, y sin bandeja portadocumentos.
Para decidir qué piezas necesita su escritorio, repase la lista de comprobación de accesorios de escritorio para un despacho ejecutivo.
Una rutina de preparación de 10 minutos
Hágala una vez y repítala cuando el escritorio se desordene.
- Despeje la superficie. Retírelo todo excepto la alfombrilla de escritorio.
- Siéntese en la silla del visitante. Fíjese en los cables, en la parte trasera del monitor y en todo lo que tape la vista.
- Fije el punto de referencia. Centre la alfombrilla de escritorio delante de su silla y aparte el monitor de la línea entre las sillas.
- Monte el lado del visitante. La placa de nombre en el borde delantero mirando hacia fuera, el tarjetero a su lado, un posavasos al alcance del invitado y un espacio libre para una carpeta.
- Monte el lado de trabajo. Portalápices, portanotas y soporte para teléfono alrededor de la alfombrilla; las bandejas en una esquina trasera.
- Termine con los cables y los objetos personales. Ate los cables y bájelos por una pata, y después vuelva a colocar uno o dos objetos personales. Todo lo demás va a un cajón o sale de la habitación.
- Vuelva a la silla del visitante. Lea la placa de nombre, alargue la mano para tomar una tarjeta y busque cualquier papel que pueda leerse.
Para mantener la disposición, use la puesta a punto de cinco minutos al final del día de nuestra guía de organización.
Lista de comprobación del escritorio de atención a clientes
Repásela desde la silla del visitante antes de una reunión importante.
| Comprobación | Se supera cuando |
|---|---|
| Placa de nombre | Puede leer las dos líneas sin inclinarse hacia delante |
| Tarjetas de visita | Puede tomar una sin alargar el brazo por encima del lado de trabajo |
| Papeles | No se lee el nombre ni ningún documento de otro cliente |
| Línea de visión | No hay monitor, bandeja ni reloj entre las dos sillas |
| Espacio del visitante | Una carpeta y una bebida tienen cada una un sitio despejado |
| Teléfono | Está en su soporte, en el lado de trabajo y en silencio |
| Objetos personales y cables | Hay uno o dos objetos en una esquina trasera y no se ve ningún cable |
| Piezas | Todas coinciden en color y material |
Elija un set para un escritorio de oficina profesional
Un escritorio de atención a clientes no necesita un set grande. Los sets de escritorio ejecutivos tienen diez piezas o más, y muchos añaden una bandeja portadocumentos, adecuada para un escritorio en el que los papeles cambian de manos. En un escritorio pequeño, un set compacto que incluya una placa de nombre y un tarjetero cubre el lado del visitante. Nuestras alfombrillas de escritorio vienen en dos tamaños, y ejecutivo no significa el más grande, así que compruebe el tamaño de la alfombrilla en cada página de producto; la guía de tamaños de alfombrilla de escritorio le ayuda a elegir entre ambos.
Para comparar toda la gama, vea todos los sets de escritorio y coteje la lista de piezas incluidas de cada página de producto con la lista de comprobación anterior antes de hacer el pedido.
