Cadeaux pour la Journée des professionnels administratifs : idées pour le bureau d’un assistant

Les cadeaux de la Journée des professionnels administratifs s’adressent aux assistants administratifs et de direction, aux office managers, aux réceptionnistes et aux coordinateurs : les personnes par le bureau desquelles passe tout le reste de l’entreprise. C’est pourquoi un cadeau de bureau convient à cette occasion : leur bureau est un outil de travail et souvent la première chose que voit un visiteur. Ce guide associe des idées au type de bureau dont dispose réellement votre collègue.

Ce qui convient à cette journée

Cette journée est un remerciement de la part d’un responsable, d’une équipe ou de tout le bureau. Une carte avec des remerciements précis en est la base. Un déjeuner est courant. Un cadeau durable est facultatif, et lorsqu’il y en a un, il doit être destiné à la personne, pas au bureau : une agrafeuse neuve payée sur le budget des fournitures n’est pas un cadeau.

Une règle est propre à cette occasion : ne demandez pas à la personne que l’on remercie de commander son propre cadeau. Le personnel administratif s’occupe généralement des achats du bureau, et il est facile de lui confier la tâche sans y penser. C’est quelqu’un d’autre qui passe cette commande.

Idées de cadeaux selon le type de bureau

L’accueil ou la réception

Un bureau d’accueil fait face aux visiteurs toute la journée, et ce qui s’y trouve parle au nom de l’organisation.

• Une plaque nominative. Les visiteurs veulent savoir à qui ils s’adressent. Une plaque nominative de bureau personnalisée y répond avant que quiconque ne pose la question, et elle peut être commandée seule.
• Un porte-cartes et un pot à crayons. Les cartes de l’entreprise à portée de main du visiteur, et des stylos qui ne traînent pas sur le comptoir.
• Une parure assortie avec tapis de souris. Un bureau d’accueil est aussi un bureau informatique. La Parure de bureau Venus 12 pièces avec tapis de souris ($165) comprend un sous-main dans la plus petite taille, un tapis de souris assorti, un porte-cartes de visite, un support de téléphone, un pot à crayons, un porte-mémo, un socle de plaque nominative avec deux stylos et trois dessous de verre.

La façon de disposer un bureau tourné vers les visiteurs est expliquée dans comment aménager un bureau professionnel.

Le bureau de l’assistant de direction

Ce bureau fait circuler le papier et les décisions entre d’autres personnes. Son problème est le flux : ce qui est arrivé, ce qui attend une signature, ce qui est prêt à repartir.

• Une corbeille à courrier à deux niveaux. Deux niveaux donnent chacun leur place à « l’arrivée » et au « départ ». La Parure de bureau Luna 10 pièces avec corbeille à deux niveaux ($225) en associe une à un sous-main, un pot à crayons, un porte-mémo, un porte-cartes de visite, un support de téléphone, un socle de plaque nominative avec deux stylos et un dessous de verre.
• Un porte-mémo près du téléphone. Les messages se notent au milieu d’autres tâches. Il s’agit du porte-mémo seul ; le papier n’est pas inclus.
• Un accord avec le bureau du dirigeant. Si le bureau du responsable a une parure, le même modèle et le même coloris devant sa porte font des deux postes un seul et même bureau.

Le bureau de l’office manager

Le bureau d’un office manager recueille tout : les livraisons à signer, les clés, les plannings, les questions. Ce qui aide, ce sont des pièces qui accueillent chacune une catégorie.

• Un porte-calendrier et un porte-cartes. La Parure de bureau Star 10 pièces avec cadre photo ($225) comprend un porte-calendrier, un porte-cartes de visite avec compartiment à trombones, un cadre photo et un socle de plaque nominative avec deux stylos, sur le plus grand sous-main. Les feuillets de calendrier ne sont pas inclus.
• Pas besoin de plaque nominative ? La Parure de bureau Vega 9 pièces ($160) comprend un porte-calendrier, un porte-cartes de visite, un support de téléphone et trois dessous de verre, sans plaque.

Un espace administratif partagé

Lorsque plusieurs personnes partagent une rangée de bureaux, offrez la même chose à tout le monde. Une pièce chacun, dans le même modèle, préserve l’équité et donne à l’espace un air réfléchi. Notre page des accessoires de bureau à l’unité indique ce qui peut être commandé séparément.

La formulation de la plaque nominative pour les fonctions administratives

Dans ce domaine, les titres varient d’une organisation à l’autre et évoluent avec le temps, et la différence compte pour la personne qui en porte un. Recopiez le titre depuis la signature d’e-mail ; ne raccourcissez pas « Assistante de direction » en « Assistante » et n’écrivez pas « Secrétaire », sauf si c’est bien le titre en usage.

Quelques formats qui tiennent sur la plaque, laquelle accepte 32 caractères pour le nom et 36 pour un titre facultatif :

• « Denise Carter » avec « Assistante de direction du PDG »
• « Coordinatrice de l’accueil » comme ligne de titre
• « Office Manager » comme ligne de titre

Chaque parure des parures de bureau avec plaque nominative en comporte une, et le texte est imprimé sur sa plaque métallique exactement tel qu’il est saisi ; il n’est pas gravé. Les lignes de service et les titres plus longs sont traités dans que mettre sur une plaque nominative de bureau.

De la part d’un responsable ou de l’équipe

• De la part d’un responsable : c’est le sens naturel, et c’est le responsable ou l’entreprise qui paie. Ne faites pas de collecte auprès de l’équipe pour un cadeau qui ne porte que votre nom.
• De la part d’une équipe : réunissez de petites sommes volontaires et signez une seule carte. Un assistant qui épaule six personnes ne devrait pas recevoir six cadeaux concurrents.
• Plusieurs membres du personnel administratif : traitez-les de la même façon. Le même cadeau pour chacun, à son propre nom, évite de classer des personnes qui travaillent côte à côte. L’équité au sein d’une équipe est développée dans cadeaux de reconnaissance pour les employés.

Conseils de commande

1. Vérifiez l’orthographe du nom et le titre exact d’après un texte que la personne a écrit.
2. Commandez bien avant le jour J. La politique de livraison donne des estimations, pas des dates de livraison.
3. Faites adresser le colis à quelqu’un d’autre que le destinataire si c’est lui qui ouvre le courrier du bureau.
4. Relisez le texte dans votre panier avant le paiement. Si vous découvrez une erreur après la commande, prévenez-nous sans attendre via la page de contact : nous pouvons la corriger tant que la commande n’a pas été expédiée, et plus ensuite.

Questions courantes

Un cadeau de bureau ressemble-t-il trop à du matériel de bureau ?

Pas lorsqu’il est choisi pour une personne et qu’il porte son nom. Le matériel appartient au poste ; ce cadeau lui appartient et la suit si elle change de bureau.

Et si l’assistant travaille à distance ?

Choisissez une parure compacte ou une seule pièce, et convenez avec lui d’une adresse de livraison. Une surprise ne vaut pas de deviner où quelqu’un habite.