Comment aménager un bureau professionnel
L’aménagement d’un bureau professionnel se pense depuis le fauteuil du visiteur, non depuis le vôtre. La personne assise en face voit la plaque nominative, le bord avant, le dos de votre écran et le moindre papier posé face visible, et elle y lit autant d’indices sur la façon dont la maison est tenue. Organisez d’abord le bureau pour ce regard, puis installez votre propre travail autour.
Les étapes ci-dessous concernent un bureau où l’on reçoit des clients : ses deux côtés, les papiers, les cartes de visite, le téléphone, la plaque nominative, les objets personnels et les câbles, puis une routine d’installation de 10 minutes et une liste de contrôle.
La première impression naît dans le fauteuil du visiteur
Avant de déplacer quoi que ce soit, asseyez-vous à la place de vos clients. De là, vous voyez le dos de l’écran et ses câbles, la façade des corbeilles, la première feuille de chaque pile et tout ce qui se dresse entre les deux sièges.
Vérifiez trois points :
- Qui vous êtes. Un visiteur doit pouvoir lire votre nom et votre titre sans avoir à demander.
- De la place pour le visiteur. Un espace dégagé sur le bureau, devant son siège, montre que le rendez-vous était attendu.
- Le soin apporté aux papiers. Un visiteur qui peut lire le nom d’un autre client sur une chemise en déduira que son propre dossier reçoit le même traitement.
Divisez le bureau en un côté visiteur et un côté travail
Considérez le plateau comme deux bandes : le côté visiteur est le bord avant, le plus proche de votre invité, et le côté travail regroupe tout ce qui se trouve à portée de votre main. Cette division est la base de l’organisation d’un bureau de direction : le côté visiteur a le même aspect à chaque rendez-vous, et le travail reste du vôtre.
Ce qui va côté visiteur
- La plaque nominative, tournée vers le fauteuil du visiteur.
- Le porte-cartes de visite.
- Un dessous de verre pour l’invité, si vous proposez une boisson ; plusieurs de nos parures en comprennent trois.
- Un espace dégagé pour un dossier ou un document à signer.
Regroupez la plaque nominative et le porte-cartes à l’angle avant devant lequel les visiteurs passent en premier, en général le plus proche de la porte. Si deux personnes s’assoient souvent en face de vous, rapprochez-les tous deux du milieu du bord avant.
Ce qui reste côté travail
- Le sous-main, centré devant votre fauteuil.
- Le pot à crayons, le porte-mémo et le support de téléphone.
- Les corbeilles à courrier et un porte-calendrier, vers les angles arrière.
Gardez dégagée la ligne entre les deux sièges : décalez l’écran sur un côté pour faire face au visiteur sans avoir à vous pencher, et tenez toute corbeille à courrier à deux niveaux ou horloge de bureau à l’écart de cette ligne. L’emplacement de chaque pièce du côté travail dépend de votre allonge et de la main avec laquelle vous écrivez ; notre guide comment organiser votre bureau en dresse le plan.
Gardez les papiers des clients hors de vue
Partez du principe qu’un visiteur peut lire tout ce qui est posé face visible sur le bureau, y compris l’étiquette d’une chemise. Pendant un rendez-vous, le seul dossier présent sur le sous-main doit être celui de la personne assise en face. Tout le reste va dans une corbeille à courrier, à un angle arrière du côté travail, face cachée ou dans une chemise fermée. Dégagez le sous-main entre deux rendez-vous.
Une corbeille à courrier à deux niveaux sépare les papiers entrants des papiers sortants. La routine des corbeilles elle-même figure dans notre guide d’organisation, à la rubrique circuit du papier avec les corbeilles, et les accessoires de bureau pour un cabinet d’avocats traite des papiers et des dossiers d’un cabinet juridique.
Placez les cartes de visite à portée du visiteur
Le porte-cartes de visite a sa place côté visiteur, les cartes tournées vers l’invité, afin qu’un visiteur puisse en prendre une sans demander et sans tendre le bras au-dessus de votre travail.
Regarnissez le porte-cartes avant qu’il ne se vide, et n’y gardez que vos propres cartes ; celles que vous recevez vont dans un tiroir. La plupart de nos parures comprennent un porte-cartes de visite, mais pas toutes : vérifiez donc la liste du contenu sur la page produit.
Donnez au téléphone une place fixe de votre côté
Un téléphone posé sur le sous-main entre vous et un client attire votre regard vers le bas chaque fois qu’il s’allume. Placez-le sur un support de téléphone côté travail, à l’écart de la ligne entre les deux sièges, l’écran incliné vers vous, et mettez-le en silencieux avant le début du rendez-vous. Un coup d’œil suffit alors pour savoir si un appel peut attendre.
Pour surveiller l’heure pendant un rendez-vous, regardez une horloge de bureau, pas le téléphone ; certaines parures de direction comportent une horloge.
Tournez la plaque nominative vers le visiteur
La plaque nominative s’adresse à la personne assise en face : elle se place donc au bord avant du côté visiteur, face à son siège. Rien de plus haut ne doit se trouver entre elle et le visiteur. Faites le test depuis le fauteuil du visiteur : les deux lignes doivent se lire sans se pencher en avant.
À cette distance, un libellé court se lit mieux : votre nom sur la première ligne, un titre ou un service sur la seconde. Notre guide que faire figurer sur une plaque nominative de bureau propose des formats pour les titres et les qualifications.
Nos plaques nominatives sont imprimées, non gravées, sur une plaque métallique dorée ou argentée : un nom de 32 caractères au maximum et, si vous le souhaitez, un titre de 36 caractères au maximum. Le guide de la plaque nominative détaille les options et les étapes de commande. La plupart de nos parures comprennent une plaque nominative ; parcourez les parures de bureau avec plaque nominative personnalisée.
Limitez les objets personnels
Un ou deux objets personnels montrent qu’une personne travaille à ce bureau ; au-delà, ils font concurrence au rendez-vous. Gardez-les à un angle arrière du côté travail, tournés vers vous, et écartez tout ce que vous ne voudriez pas avoir à expliquer à un client. Les parures Star comptent un cadre photo parmi leurs pièces assorties, ce qui donne à une photo un emplacement bien défini. Pour les lampes, les plantes et le nombre d’objets décoratifs qu’un bureau de travail peut accueillir, consultez nos idées de décoration de bureau.
Retirez câbles et désordre du champ de vision du visiteur
Depuis le fauteuil du visiteur, l’arrière de votre matériel devient la façade. Si le bureau est ouvert à l’avant, les câbles qui pendent derrière sont bien en vue : attachez donc ensemble les câbles de l’écran, de la lampe et du chargeur, et faites-les descendre le long d’un pied. Aucun ne doit traverser le plateau.
Retirez ensuite ce qui n’a pas sa place dans un rendez-vous : tasses utilisées, courrier de la veille, impressions volantes, notes autocollantes, stylos égarés et tout ce qui s’empile au bord avant. Une règle permet de s’y tenir : chaque objet présent sur le plateau a sa place dans un rangement, ou quitte le bureau.
Pourquoi des pièces assorties se lisent comme une seule décision
Un pot à crayons venu d’un magasin, une corbeille d’un autre et un porte-cartes rapporté d’un salon professionnel peuvent chacun faire bonne figure isolément. Ensemble, ils ont l’air d’objets qui se sont accumulés. Des pièces d’un même coloris et d’une même matière paraissent choisies, et c’est ce que retient un visiteur.
Les accessoires de bureau professionnels se jugent comme un ensemble, et le sous-main en est la plus grande pièce : son coloris donne donc le ton. Les coloris sombres font plus formel, et le noir convient à presque toutes les finitions de bureau ; notre guide comment choisir le coloris d’une parure de bureau passe en revue les autres options. La majeure partie de notre gamme est en similicuir, et chaque page produit précise la matière.
Trois exemples :
- La parure de bureau Star 14 pièces ($400) : corbeille à courrier à deux niveaux, porte-cartes de visite avec compartiment à trombones, support de téléphone, socle de plaque nominative personnalisée, cadre photo, boîte à mouchoirs et horloge de bureau (pile non fournie), sur le sous-main de 15,0 × 22,8 po (38 × 58 cm).
- La parure de bureau Galaxy 12 pièces ($200) : corbeille à courrier à deux niveaux, porte-cartes de visite, support de téléphone, socle de plaque nominative personnalisée et trois dessous de verre, sur le sous-main de 13,4 × 18,9 po (34 × 48 cm).
- La parure de bureau Luna 9 pièces avec plaque nominative ($175) : une parure compacte sur le même petit sous-main, avec porte-cartes de visite, support de téléphone, socle de plaque nominative personnalisée et dessous de verre, sans corbeille à courrier.
Pour déterminer les pièces dont votre bureau a besoin, parcourez la liste de contrôle des accessoires pour bureau de direction.
Une routine d’installation de 10 minutes
Faites-la une fois, puis recommencez dès que le bureau se dérègle.
- Dégagez le plateau. Retirez tout, sauf le sous-main.
- Asseyez-vous dans le fauteuil du visiteur. Repérez les câbles, le dos de l’écran et tout ce qui gêne la vue.
- Posez le point d’ancrage. Centrez le sous-main devant votre fauteuil et écartez l’écran de la ligne entre les sièges.
- Composez le côté visiteur. Plaque nominative au bord avant, tournée vers l’extérieur, porte-cartes de visite à côté, un dessous de verre à portée de l’invité et un espace libre pour un dossier.
- Composez le côté travail. Pot à crayons, porte-mémo et support de téléphone autour du sous-main ; corbeilles à un angle arrière.
- Terminez par les câbles et les objets personnels. Attachez les câbles et faites-les descendre le long d’un pied, puis remettez un ou deux objets personnels. Tout le reste va dans un tiroir ou quitte la pièce.
- Retournez dans le fauteuil du visiteur. Lisez la plaque nominative, tendez la main vers une carte et cherchez le moindre papier lisible.
Pour que la disposition tienne, appliquez la remise en ordre de cinq minutes en fin de journée de notre guide d’organisation.
Liste de contrôle du bureau où l’on reçoit des clients
Passez-la en revue depuis le fauteuil du visiteur avant un rendez-vous important.
| Point à vérifier | C’est bon lorsque |
|---|---|
| Plaque nominative | Vous lisez les deux lignes sans vous pencher en avant |
| Cartes de visite | Vous pouvez en prendre une sans tendre le bras au-dessus du côté travail |
| Papiers | Aucun nom ni document d’un autre client n’est lisible |
| Ligne de vue | Ni écran, ni corbeille, ni horloge ne se dresse entre les deux sièges |
| Espace du visiteur | Un dossier et une boisson ont chacun un emplacement dégagé |
| Téléphone | Il est sur son support, côté travail, en silencieux |
| Objets personnels et câbles | Un ou deux objets se trouvent à un angle arrière et aucun câble n’est visible |
| Pièces | Toutes sont assorties par le coloris et la matière |
Choisir une parure pour un bureau professionnel
Un bureau où l’on reçoit des clients n’exige pas une grande parure. Les parures de bureau de direction comptent dix pièces ou plus, et beaucoup d’entre elles ajoutent une corbeille à courrier, ce qui convient à un bureau où des papiers changent de mains. Sur un petit bureau, une parure compacte comprenant une plaque nominative et un porte-cartes de visite suffit pour le côté visiteur. Nos sous-mains existent en deux tailles, et « de direction » ne signifie pas la plus grande : vérifiez donc la taille du sous-main sur chaque page produit ; le guide des tailles de sous-main vous aide à choisir entre les deux.
Pour comparer toute la gamme, parcourez toutes les parures de bureau, et confrontez la liste du contenu de chaque page produit à la liste de contrôle ci-dessus avant de commander.
