Comment organiser votre bureau avec une parure de bureau assortie
La réponse la plus simple à la question « comment organiser votre bureau » consiste à tout trier selon la fréquence à laquelle vous tendez la main vers chaque objet. Gardez les outils du quotidien dans le rayon d’un avant-bras autour de votre siège, les objets de la semaine à bout de bras, et tout le reste hors de la surface. Une parure de bureau assortie y aide, car chaque pièce a un seul rôle et une seule place fixe.
Ce guide traite des zones d’atteinte, de la place de chaque pièce pour les droitiers et les gauchers, d’un circuit du papier simple avec des corbeilles, du téléphone et de son câble, et d’une remise en ordre de cinq minutes en fin de journée. Ces idées d’organisation de bureau fonctionnent que votre parure compte quatre pièces ou plus d’une douzaine.
Commencez par les zones d’atteinte
Les guides d’ergonomie divisent souvent un bureau en zones selon la distance à laquelle vous tendez le bras. Vous n’avez pas besoin d’un mètre ruban ; vos propres bras servent de règle.
- Zone primaire : la surface que couvrent vos avant-bras, coudes près du corps. Votre clavier, votre carnet et le sous-main y ont leur place, ainsi que tout ce que vous touchez toutes les quelques minutes, comme le stylo que vous utilisez.
- Zone secondaire : ce que vous atteignez bras tendu sans vous pencher. Placez-y ce que vous utilisez plusieurs fois par jour : le pot à crayons, le porte-mémo, le support de téléphone et un dessous de verre pour votre boisson.
- Zone extérieure : tout ce qui oblige à se pencher ou à s’étirer. Les corbeilles à courrier, une horloge de bureau, un cadre photo et la plaque nominative y ont leur place, le long du bord arrière ou dans les angles.
Le sous-main ancre la disposition. Centrez-le devant votre siège et disposez les autres pièces autour de lui, pas dessus. Nos sous-mains existent en deux tailles, 13,4 × 18,9 po (34 × 48 cm) et 15,0 × 22,8 po (38 × 58 cm). Si vous hésitez sur celle qui convient à votre bureau, le guide des tailles de sous-main explique comment mesurer.
Comment organiser votre bureau, pièce par pièce
Donnez ensuite une adresse permanente à chaque pièce de votre ensemble organiseur de bureau. Voici une disposition de départ pour un droitier ; sautez la ligne de toute pièce que votre parure ne comprend pas. Si le nom d’une pièce vous est inconnu, voyez à quoi sert chaque pièce d’une parure de bureau.
| Pièce | Zone | Où elle va (droitier) | Pourquoi cela fonctionne |
|---|---|---|---|
| Sous-main | Primaire | Centré devant votre siège | Délimite votre zone de travail |
| Pot à crayons | Secondaire | Côté droit, juste au-delà du sous-main | La main qui écrit prend et repose les stylos sans passer devant votre corps |
| Porte-mémo | Secondaire | Côté droit, à côté du pot à crayons | Stylo et papier sont réunis pour les notes rapides |
| Dessous de verre | Secondaire | Côté gauche, à l’écart des papiers | Tient les boissons loin de la main qui écrit |
| Support de téléphone | Secondaire | Côté gauche | Vous prenez le téléphone de la main gauche et continuez d’écrire de la droite |
| Porte-calendrier | Extérieure | Angle arrière gauche, orienté vers vous | Visible d’un coup d’œil, jamais dans le passage |
| Corbeille à courrier | Extérieure | Angle arrière droit | Le papier entre et sort sans traverser le sous-main |
| Porte-cartes de visite | Extérieure | Angle avant, côté visiteur | Facile à atteindre pour les invités |
| Plaque nominative | Extérieure | Bord avant, tournée vers les visiteurs | Les visiteurs peuvent la lire depuis l’autre côté du bureau |
| Horloge de bureau ou cadre photo | Extérieure | Bord arrière, d’un côté ou de l’autre | Visible sans prendre de place de travail |
Dispositions pour droitiers et pour gauchers
La règle qui sous-tend le tableau est simple : ce que vous tenez en main va du côté de la main qui écrit, et ce que vous ne faites que regarder ou auquel vous répondez va de l’autre côté. Si vous êtes gaucher, inversez la disposition comme dans un miroir. Placez le pot à crayons et le porte-mémo à gauche, le support de téléphone et le dessous de verre à droite, et la corbeille à courrier dans l’angle arrière gauche.
Quelques détails méritent d’être vérifiés une fois que tout est en place :
- Votre boisson ne doit jamais se trouver entre vous et le pot à crayons, afin que tendre la main vers un stylo ne puisse pas la renverser.
- Une souris partage avec le pot à crayons le côté de la main qui écrit : reculez donc un peu le pot à crayons. Certaines de nos parures comprennent un tapis de souris, qui se place à côté du sous-main, de ce côté-là.
- Si votre parure comporte un support pour deux stylos, gardez-le lui aussi du côté de la main qui écrit, et réservez le pot à crayons aux stylos de rechange, aux surligneurs et aux ciseaux.
Mettez en place un circuit du papier avec des corbeilles
Le papier volant est l’un des moyens les plus rapides de voir un bureau rangé retomber dans le désordre. L’organisation d’un bureau professionnel devient bien plus facile lorsque chaque feuille avance dans un seul sens : arrivée, puis à faire, puis départ.
- Arrivée : le nouveau courrier, les impressions et tout ce que l’on vous remet. Avec une corbeille à courrier à deux niveaux, utilisez le niveau supérieur.
- À faire : les papiers que vous avez lus et sur lesquels vous devez encore agir. Utilisez le niveau inférieur, afin que votre travail en cours se trouve toujours au même endroit.
- Départ : les éléments terminés qui attendent d’être classés, signés ou rendus. Une corbeille à courrier simple convient ici si vous en avez une ; sinon, gardez un emplacement dégagé à un angle du bureau et videz-le avant de partir.
Gardez les rappels courts dans le porte-mémo, pas éparpillés sur le sous-main, et inscrivez les échéances sur le porte-calendrier si votre parure en a un. Les corbeilles vous disent alors quoi faire et le calendrier vous dit quand. La parure de bureau Star 11 pièces avec corbeille à deux niveaux est un exemple qui associe une corbeille à courrier à deux niveaux à un porte-mémo et à un porte-calendrier, sur un sous-main de 15,0 × 22,8 po (38 × 58 cm).
Donnez une place au téléphone et à son câble
Un téléphone posé à plat sur le bureau a tendance à se promener, finit sous les papiers et traîne son câble de charge en travers de votre travail. Un support de téléphone fixe sa position et garde l’écran en vue.
- Placez le support du côté opposé à la main qui écrit, dans la zone secondaire et juste en dehors du sous-main.
- Choisissez un endroit que votre câble de charge atteint déjà, afin que le câble file droit vers le mur à l’arrière au lieu de traverser le sous-main.
- Faites passer les câbles derrière la rangée de pièces du fond et le long d’un pied du bureau, jamais à travers votre zone de travail.
Sur un bureau plus petit, la parure de bureau Vega 9 pièces comprend un support de téléphone ainsi qu’un porte-mémo, un pot à crayons, 3 × dessous de verre, un porte-calendrier et un porte-cartes de visite, le tout sur un sous-main de 13,4 × 18,9 po (34 × 48 cm).
Une remise en ordre de cinq minutes en fin de journée
Savoir comment organiser votre bureau, c’est la moitié du travail ; le garder ainsi est l’autre moitié. Avant de quitter le bureau, parcourez cette liste de contrôle :
- Remettez chaque stylo dans le pot à crayons ou le porte-stylo.
- Rangez les papiers volants au bon endroit : arrivée, à faire ou départ.
- Videz la corbeille ou l’emplacement de départ et classez ce qui est terminé.
- Mettez à jour le porte-mémo : jetez les notes traitées et inscrivez sur le dessus la première tâche du lendemain.
- Emportez les tasses et les verres et essuyez le dessous de verre si nécessaire.
- Remettez le téléphone sur son support et branchez-le.
- Dépoussiérez le sous-main et remettez-le bien droit devant votre siège.
Répété chaque jour, ce geste fait que chaque matin commence sur une surface dégagée, avant que les petites piles n’en deviennent de grandes. Si un même problème revient sans cesse, comme le papier en piles ou les stylos qui se promènent, nos idées d’organisation de bureau forment une liste numérotée de solutions parmi lesquelles choisir.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qui doit toujours rester sur un bureau ?
Uniquement ce que vous utilisez chaque jour : le sous-main, de quoi écrire, un support sur lequel écrire et une place pour votre boisson. Tout le reste doit mériter sa place en servant au moins quelques fois par semaine.
Une parure assortie aide-t-elle vraiment à s’organiser ?
Oui, car chaque pièce a une fonction définie : l’endroit où les choses se rangent devient évident. Si vous travaillez à un petit bureau à la maison, voyez nos idées de parures de bureau compactes pour le bureau à domicile. Si des clients ou des visiteurs s’assoient à votre bureau, voyez comment aménager un bureau professionnel.
De combien de pièces ai-je besoin ?
Nos parures commencent à 4 pièces, et chaque article compte : 3 × dessous de verre comptent donc pour trois pièces. Un petit bureau s’accommode généralement bien d’une parure de bureau compacte de quatre à neuf pièces, tandis qu’un grand bureau, avec de la place pour des corbeilles et une horloge, peut en accueillir dix ou plus. Pour les organiseurs dont chaque type de bureau a besoin, voyez comment choisir un ensemble organiseur de bureau.
Trouvez une parure adaptée à votre disposition
Une fois que vous savez quelles pièces vos habitudes utilisent réellement, parcourez toutes les parures de bureau et affinez la liste par taille de sous-main ou par coloris. Pour un bureau plus grand, avec de la place pour des corbeilles, une horloge et une plaque nominative, les parures de bureau de direction commencent à dix pièces.
