Regali per la Giornata dei professionisti amministrativi: idee per la scrivania di un assistente

I regali per la Giornata dei professionisti amministrativi vanno ad assistenti amministrativi e di direzione, office manager, addetti alla reception e coordinatori: le persone dalle cui scrivanie passa il resto dell'ufficio. Ecco perché un regalo da scrivania si addice a questa occasione: la loro scrivania è uno strumento di lavoro e spesso la prima cosa che un visitatore vede. Questa guida abbina le idee al tipo di scrivania che il Suo collega ha davvero.

Che cosa si addice alla giornata

La giornata è un ringraziamento da parte di un responsabile, di un team o dell'intero ufficio. Un biglietto con un ringraziamento specifico è la base. Un pranzo è frequente. Un regalo duraturo è facoltativo, e quando c'è dovrebbe essere per la persona, non per l'ufficio: una nuova cucitrice pagata con il budget della cancelleria non è un regalo.

Una regola è specifica di questa occasione: non chieda alla persona da ringraziare di ordinare il proprio regalo. Il personale amministrativo di solito gestisce gli acquisti dell'ufficio, ed è facile affidargli il compito senza pensarci. Questo ordine lo fa qualcun altro.

Idee regalo secondo il tipo di scrivania

Il banco d'ingresso o la reception

Una scrivania della reception è rivolta ai visitatori tutto il giorno, e ciò che vi sta sopra parla per l'organizzazione.

• Una targhetta. I visitatori vogliono sapere con chi stanno parlando. Una targhetta da scrivania personalizzata risponde prima che qualcuno lo chieda, e si può ordinare da sola.
• Un portabiglietti e un portapenne. I biglietti dell'azienda a portata di mano del visitatore, e penne che non restano sparse sul bancone.
• Un set coordinato con tappetino per mouse. Un banco d'ingresso è anche una scrivania con computer. Il Set da scrivania Venus da 12 pezzi con tappetino per mouse ($165) ha un sottomano nella misura più piccola, un tappetino per mouse coordinato, un portabiglietti da visita, un supporto per telefono, un portapenne, un portamemo, una base con targhetta con due penne e tre sottobicchieri.

Come va disposta una scrivania rivolta ai visitatori è spiegato in come allestire una scrivania professionale in ufficio.

La scrivania dell'assistente di direzione

Questa scrivania fa circolare carte e decisioni tra altre persone. Il suo problema è il flusso: che cosa è arrivato, che cosa attende una firma, che cosa è pronto a ripartire.

• Una vaschetta portadocumenti a due livelli. Due livelli danno un posto ciascuno a «in entrata» e «in uscita». Il Set da scrivania Luna da 10 pezzi con vaschetta a due livelli ($225) la abbina a un sottomano, un portapenne, un portamemo, un portabiglietti da visita, un supporto per telefono, una base con targhetta con due penne e un sottobicchiere.
• Un portamemo accanto al telefono. I messaggi si annotano nel mezzo di altri compiti. Il portamemo è il solo contenitore; la carta non è inclusa.
• Un abbinamento con l'ufficio del dirigente. Se la scrivania del responsabile ha un set, lo stesso modello e lo stesso colore fuori dalla porta fanno leggere le due scrivanie come un unico ufficio.

La scrivania dell'office manager

La scrivania di un office manager raccoglie di tutto: consegne da firmare, chiavi, calendari, domande. Ad aiutare sono i pezzi che accolgono ciascuno una categoria.

• Un portacalendario e un portabiglietti. Il Set da scrivania Star da 10 pezzi con portafoto ($225) include un portacalendario, un portabiglietti da visita con scomparto per graffette, un portafoto e una base con targhetta con due penne sul sottomano più grande. I fogli del calendario non sono inclusi.
• Non serve la targhetta? Il Set da scrivania Vega da 9 pezzi ($160) ha un portacalendario, un portabiglietti da visita, un supporto per telefono e tre sottobicchieri, senza placca.

Un'area amministrativa condivisa

Dove più persone condividono una fila di scrivanie, regali a tutti la stessa cosa. Un pezzo a testa dello stesso modello mantiene l'equità e fa apparire l'area progettata. La nostra pagina sugli accessori da scrivania al pezzo elenca che cosa si può ordinare singolarmente.

Il testo della targhetta per i ruoli amministrativi

In questo campo i titoli variano da un'organizzazione all'altra e cambiano nel tempo, e la differenza conta per chi ne porta uno. Copi il titolo dalla firma dell'e-mail; non accorci «Executive Assistant» in «Assistant» e non scriva «Secretary», a meno che non sia questo il titolo in uso.

Alcuni formati che rientrano nella placca, che consente 32 caratteri per il nome e 36 per un titolo facoltativo:

• «Denise Carter» con «Executive Assistant to the CEO»
• «Front Desk Coordinator» come riga del titolo
• «Office Manager» come riga del titolo

Ogni set tra i set da scrivania con targhetta ne ha una, e il testo viene stampato sulla sua placca di metallo esattamente come digitato; non è inciso. Le righe di reparto e i titoli più lunghi sono trattati in cosa scrivere su una targhetta da scrivania.

Da un responsabile o dal team

• Da un responsabile: è la direzione naturale, e paga il responsabile o l'azienda. Non raccolga quote dal team per un regalo che porta soltanto il Suo nome.
• Da un team: metta insieme piccole quote volontarie e faccia firmare un solo biglietto. Un assistente che supporta sei persone non dovrebbe ricevere sei regali in concorrenza tra loro.
• Più persone nel personale amministrativo: le tratti allo stesso modo. Lo stesso regalo per ciascuna, con il proprio nome, evita di fare graduatorie tra persone che lavorano fianco a fianco. Altre indicazioni sull'equità all'interno di un team si trovano in regali di riconoscimento per i dipendenti.

Note per l'ordine

1. Controlli l'ortografia del nome e il titolo esatto su qualcosa che la persona ha scritto.
2. Ordini con largo anticipo rispetto alla giornata. Le condizioni di spedizione indicano stime, non date di consegna.
3. Faccia indirizzare il pacco a una persona diversa dal destinatario, se è lui ad aprire la posta dell'ufficio.
4. Rilegga il testo nel carrello prima del pagamento. Se trova un errore dopo l'ordine, ce lo comunichi subito tramite la pagina contatti: possiamo modificarlo finché l'ordine non è stato spedito, non dopo.

Domande comuni

Un regalo da scrivania assomiglia troppo a una dotazione d'ufficio?

Non quando è scelto per una sola persona e porta il suo nome. La dotazione appartiene alla scrivania; questo appartiene alla persona e la segue se cambia posto.

E se l'assistente lavora da remoto?

Scelga un set compatto o un singolo pezzo, e concordi con la persona un indirizzo di consegna. Una sorpresa non vale il rischio di tirare a indovinare dove qualcuno abita.