Come allestire una scrivania da ufficio professionale
L'allestimento di una scrivania da ufficio professionale si progetta dalla sedia del visitatore, non dalla Sua. Chi siede dall'altra parte vede la targhetta, il bordo anteriore, il retro del monitor e qualsiasi foglio lasciato a faccia in su, e legge tutto questo come un segno di come viene gestito l'ufficio. Disponga la scrivania prima di tutto per quella visuale, poi vi adatti intorno il Suo lavoro.
I passaggi che seguono riguardano una scrivania a cui si ricevono i clienti: i suoi due lati, i documenti, i biglietti da visita, il telefono, la targhetta, gli oggetti personali e i cavi, poi una routine di allestimento da 10 minuti e una lista di controllo.
La prima impressione nasce dalla sedia del visitatore
Prima di spostare qualsiasi cosa, si sieda dove siedono i Suoi clienti. Da lì si vedono il retro del monitor e i suoi cavi, il davanti delle vaschette, il primo foglio di ogni pila e tutto ciò che sta fra le due sedie.
Controlli tre cose:
- Chi è Lei. Un visitatore dovrebbe poter leggere il Suo nome e il Suo titolo senza doverli chiedere.
- Spazio per il visitatore. Una zona libera della scrivania davanti alla sua sedia mostra che l'incontro era atteso.
- Cura dei documenti. Un visitatore che riesce a leggere su una cartella il nome di un altro cliente penserà che la propria pratica riceva lo stesso trattamento.
Divida la scrivania in un lato visitatore e un lato lavoro
Consideri il piano come due fasce: il lato visitatore è il bordo anteriore più vicino al Suo ospite, il lato lavoro è tutto ciò che è a portata della Sua mano. Questa divisione è la base dell'organizzazione di un ufficio direzionale: il lato visitatore ha lo stesso aspetto a ogni incontro e il lavoro resta sul Suo.
Che cosa va sul lato visitatore
- La targhetta, rivolta verso la sedia del visitatore.
- Il portabiglietti da visita.
- Un sottobicchiere per l'ospite, se offre da bere; diversi nostri set ne includono tre.
- Uno spazio libero per una cartella o un documento da firmare.
Riunisca la targhetta e il portabiglietti nell'angolo anteriore davanti al quale i visitatori passano per primo, di solito quello più vicino alla porta. Se spesso di fronte a Lei siedono due persone, li sposti entrambi verso il centro del bordo anteriore.
Che cosa resta sul lato lavoro
- Il sottomano, centrato davanti alla Sua sedia.
- Il portapenne, il portamemo e il supporto per telefono.
- Le vaschette portadocumenti e un portacalendario, verso gli angoli posteriori.
Tenga libera la linea fra le due sedie: sposti il monitor di lato per poter guardare il visitatore senza sporgersi, e tenga fuori da quella linea una vaschetta portadocumenti a due livelli o un orologio da scrivania. La posizione di ogni pezzo del lato lavoro dipende dalla portata del braccio e dalla mano con cui scrive; la nostra guida su come organizzare la scrivania lo spiega punto per punto.
Tenga i documenti dei clienti fuori dalla vista
Dia per scontato che un visitatore possa leggere tutto ciò che si trova a faccia in su sulla scrivania, compresa l'etichetta di una cartella. Durante un incontro, l'unica pratica sul sottomano dovrebbe essere quella della persona seduta di fronte. Tutto il resto va in una vaschetta portadocumenti in un angolo posteriore del lato lavoro, a faccia in giù o in una cartella chiusa. Liberi il sottomano fra un appuntamento e l'altro.
Una vaschetta portadocumenti a due livelli tiene separati i documenti in arrivo e quelli in uscita. La routine delle vaschette è descritta nella nostra guida all'organizzazione, alla voce flusso dei documenti con le vaschette, e accessori da scrivania per uno studio legale tratta documenti e fascicoli per l'attività forense.
Metta i biglietti da visita a portata del visitatore
Il portabiglietti da visita va sul lato visitatore, con i biglietti rivolti verso l'ospite, in modo che un visitatore possa prenderne uno senza chiedere e senza allungarsi sopra il Suo lavoro.
Lo riempia prima che stia per svuotarsi e vi tenga solo i Suoi biglietti; quelli che riceve vanno in un cassetto. La maggior parte dei nostri set include un portabiglietti da visita, ma non tutti: controlli l'elenco dei pezzi inclusi nella pagina del prodotto.
Dia al telefono un posto fisso dalla Sua parte
Un telefono appoggiato sul sottomano fra Lei e un cliente Le fa abbassare lo sguardo ogni volta che si illumina. Lo metta su un supporto per telefono sul lato lavoro, fuori dalla linea fra le due sedie, con lo schermo inclinato verso di Lei, e lo silenzi prima che l'incontro cominci. Un'occhiata basterà allora per capire se una chiamata può aspettare.
Per tenere d'occhio il tempo durante un incontro, guardi un orologio da scrivania, non il telefono; alcuni set executive aggiungono un orologio.
Giri la targhetta verso il visitatore
La targhetta è per la persona dall'altra parte della scrivania, quindi va sul bordo anteriore del lato visitatore, rivolta verso la sua sedia. Fra la targhetta e il visitatore non dovrebbe esserci niente di più alto. La provi dalla sedia del visitatore: entrambe le righe devono essere leggibili senza sporgersi in avanti.
A quella distanza si legge meglio un testo breve: il Suo nome sulla prima riga, un titolo o un reparto sulla seconda. La nostra guida su cosa scrivere su una targhetta da scrivania propone formati per titoli e qualifiche.
Le nostre targhette sono stampate, non incise, su una placca metallica color oro o argento: un nome fino a 32 caratteri e, se lo desidera, un titolo fino a 36. La guida alla targhetta elenca le opzioni e i passaggi per l'ordine. La maggior parte dei nostri set include una targhetta; veda i set da scrivania con targhetta personalizzata.
Oggetti personali con moderazione
Uno o due oggetti personali mostrano che a quella scrivania lavora una persona; di più, e fanno concorrenza all'incontro. Li tenga in un angolo posteriore del lato lavoro, orientati verso di Lei, e lasci fuori tutto ciò che non vorrebbe dover spiegare a un cliente. I set Star includono un portafoto fra i pezzi coordinati, che assegna a una fotografia un posto preciso. Per lampade, piante e quanti oggetti decorativi può reggere una scrivania di lavoro, veda le nostre idee per decorare la scrivania dell'ufficio.
Tolga cavi e disordine dalla vista del visitatore
Dalla sedia del visitatore, il retro delle Sue apparecchiature è il davanti. Se la scrivania è aperta sul fronte, i cavi che pendono dietro sono in piena vista: leghi insieme i cavi del monitor, della lampada e del caricabatterie e li faccia scendere lungo una gamba. Nessuno dovrebbe attraversare il piano.
Poi tolga ciò che non c'entra con un incontro: tazze usate, la posta di ieri, stampe sciolte, foglietti adesivi, penne sparse e tutto ciò che è impilato sul bordo anteriore. Una regola mantiene l'ordine: ogni oggetto sul piano o ha il suo contenitore o lascia la scrivania.
Perché i pezzi coordinati sembrano un'unica decisione
Un portapenne di un negozio, una vaschetta di un altro e un portabiglietti preso a un convegno possono fare ciascuno la sua figura da soli. Insieme sembrano cose che si sono accumulate. I pezzi di un solo colore e di un solo materiale sembrano scelti di proposito, ed è questo che un visitatore nota.
Gli accessori da scrivania professionali si giudicano nell'insieme, e il sottomano è il pezzo più grande: è il suo colore a dare il tono. I colori scuri hanno un aspetto formale e il nero si adatta a quasi tutte le finiture di scrivania; la nostra guida su come scegliere il colore di un set da scrivania illustra le altre possibilità. La maggior parte della nostra gamma è in similpelle, e ogni pagina di prodotto indica il materiale.
Tre esempi:
- Il set da scrivania Star da 14 pezzi ($400): vaschetta portadocumenti a due livelli, portabiglietti da visita con scomparto per graffette, supporto per telefono, base con targhetta nominativa personalizzata, portafoto, portafazzoletti e orologio da scrivania (batteria non inclusa), sul sottomano da 15.0 × 22.8 pollici (38 × 58 cm).
- Il set da scrivania Galaxy da 12 pezzi ($200): vaschetta portadocumenti a due livelli, portabiglietti da visita, supporto per telefono, base con targhetta nominativa personalizzata e tre sottobicchieri, sul sottomano da 13.4 × 18.9 pollici (34 × 48 cm).
- Il set da scrivania Luna da 9 pezzi con targhetta ($175): un set compatto sullo stesso sottomano più piccolo, con portabiglietti da visita, supporto per telefono, base con targhetta nominativa personalizzata e sottobicchiere, senza vaschetta portadocumenti.
Per decidere quali pezzi servono alla Sua scrivania, segua la lista di controllo degli accessori da scrivania per l'ufficio executive.
Una routine di allestimento da 10 minuti
La esegua una volta, poi la ripeta quando la scrivania torna a perdere l'ordine.
- Liberi il piano. Tolga tutto tranne il sottomano.
- Si sieda sulla sedia del visitatore. Prenda nota dei cavi, del retro del monitor e di tutto ciò che ostacola la vista.
- Fissi il punto di riferimento. Centri il sottomano davanti alla Sua sedia e sposti il monitor fuori dalla linea fra le sedie.
- Prepari il lato visitatore. Targhetta sul bordo anteriore rivolta verso l'esterno, portabiglietti da visita accanto, un sottobicchiere a portata dell'ospite e uno spazio libero per una cartella.
- Prepari il lato lavoro. Portapenne, portamemo e supporto per telefono intorno al sottomano; vaschette in un angolo posteriore.
- Concluda con cavi e oggetti personali. Leghi i cavi e li faccia scendere lungo una gamba, poi rimetta uno o due oggetti personali. Tutto il resto va in un cassetto o esce dalla stanza.
- Torni alla sedia del visitatore. Legga la targhetta, prenda un biglietto e cerchi eventuali fogli che riesce a leggere.
Per mantenere la disposizione, usi il riordino di cinque minuti a fine giornata della nostra guida all'organizzazione.
Lista di controllo per la scrivania a cui si ricevono i clienti
La scorra dalla sedia del visitatore prima di un incontro importante.
| Controllo | È superato quando |
|---|---|
| Targhetta | Riesce a leggere entrambe le righe senza sporgersi in avanti |
| Biglietti da visita | Riesce a prenderne uno senza allungarsi sopra il lato lavoro |
| Documenti | Non si legge il nome né il documento di nessun altro cliente |
| Linea visiva | Nessun monitor, vaschetta o orologio si trova fra le due sedie |
| Spazio del visitatore | Una cartella e una bevanda hanno ciascuna un posto libero |
| Telefono | È sul suo supporto, sul lato lavoro, silenziato |
| Oggetti personali e cavi | Uno o due oggetti stanno in un angolo posteriore e nessun cavo è in vista |
| Pezzi | Sono tutti coordinati per colore e materiale |
Scelga un set per una scrivania da ufficio professionale
Una scrivania a cui si ricevono i clienti non richiede un set grande. I set da scrivania executive hanno dieci pezzi o più, e molti aggiungono una vaschetta portadocumenti, adatta a una scrivania su cui i documenti passano di mano. Su una scrivania piccola, un set compatto che includa una targhetta e un portabiglietti da visita copre il lato visitatore. I nostri sottomani sono disponibili in due misure, ed executive non significa la più grande: controlli la misura del sottomano in ogni pagina di prodotto; la guida alle dimensioni del sottomano La aiuta a scegliere fra le due.
Per confrontare l'intera gamma, veda tutti i set da scrivania, e prima di ordinare confronti l'elenco dei pezzi inclusi in ogni pagina di prodotto con la lista di controllo qui sopra.
