Come organizzare la scrivania con un set da scrivania coordinato

La risposta più semplice a come organizzare la scrivania è ordinare ogni cosa in base alla frequenza con cui la si prende. Tenga gli strumenti di ogni giorno entro il raggio dell'avambraccio dalla sedia, gli oggetti che usa ogni settimana alla distanza di un braccio, e tutto il resto fuori dal piano. Un set da scrivania coordinato aiuta perché ogni pezzo ha un solo compito e un solo posto fisso.

Questa guida tratta le zone di portata, dove va ciascun pezzo per destrimani e mancini, un semplice flusso della carta con le vaschette, il telefono e il suo cavo, e un riordino di cinque minuti a fine giornata. Queste idee per organizzare la scrivania funzionano sia che il Suo set abbia quattro pezzi sia che ne abbia più di una dozzina.

Si parte dalle zone di portata

Le guide di ergonomia dividono spesso la scrivania in zone in base a quanto ci si deve allungare. Non Le serve un metro; le Sue braccia fanno da righello.

• Zona primaria: l'area che gli avambracci coprono tenendo i gomiti vicino ai fianchi. Qui stanno la tastiera, il taccuino e il sottomano, più tutto ciò che tocca ogni pochi minuti, come la penna che sta usando.
• Zona secondaria: ciò che raggiunge a braccio teso senza sporgersi. Metta qui le cose che usa più volte al giorno: il portapenne, il portamemo, il supporto per telefono e un sottobicchiere per la Sua bevanda.
• Zona esterna: tutto ciò che richiede di sporgersi o di allungarsi. Vaschette portadocumenti, un orologio da scrivania, un portafoto e la targhetta stanno qui, lungo il bordo posteriore o negli angoli.

Il sottomano è il punto fermo della disposizione. Lo centri davanti alla sedia e disponga gli altri pezzi attorno, non sopra. I nostri sottomani sono disponibili in due dimensioni, 13.4 × 18.9 pollici (34 × 48 cm) e 15.0 × 22.8 pollici (38 × 58 cm). Se non è certo di quale sia adatta alla Sua scrivania, la guida alle dimensioni del sottomano spiega come misurare.

Come organizzare la scrivania, pezzo per pezzo

Poi assegni a ogni pezzo del Suo set organizer da scrivania un indirizzo fisso. Ecco una disposizione di partenza per una persona destrimane; salti le righe dei pezzi che il Suo set non include. Se il nome di un pezzo Le è nuovo, veda a che cosa serve ogni pezzo di un set da scrivania.

Disposizioni per destrimani e per mancini

La regola alla base della tabella è semplice: le cose che si tengono in mano vanno dal lato della mano con cui scrive, e le cose a cui dà solo un'occhiata o a cui risponde vanno dall'altro lato. Se è mancino, inverta la disposizione. Metta il portapenne e il portamemo a sinistra, il supporto per telefono e il sottobicchiere a destra, e la vaschetta portadocumenti nell'angolo posteriore sinistro.

Vale la pena verificare alcuni dettagli una volta che tutto è al suo posto:

• La bevanda non dovrebbe mai trovarsi tra Lei e il portapenne, così prendendo una penna non rischia di rovesciarla.
• Il mouse condivide con il portapenne il lato della mano con cui scrive, quindi sistemi il portapenne un po' più indietro. Alcuni dei nostri set includono un tappetino per mouse, che va accanto al sottomano da quel lato.
• Se il Suo set ha un supporto per due penne, tenga anche quello dal lato della mano con cui scrive, e usi il portapenne per penne di scorta, evidenziatori e forbici.

Imposti un flusso della carta con le vaschette

I fogli sparsi sono uno dei modi più rapidi in cui una scrivania ordinata torna nel disordine. Organizzare la scrivania dell'ufficio diventa molto più facile quando ogni foglio si muove in una sola direzione: in arrivo, poi da fare, poi in uscita.

1. In arrivo: la posta nuova, le stampe e tutto ciò che Le viene consegnato. Con una vaschetta portadocumenti a due livelli, usi il livello superiore.
2. Da fare: le carte che ha letto e su cui deve ancora intervenire. Usi il livello inferiore, così il lavoro in corso si trova sempre nello stesso posto.
3. In uscita: le pratiche concluse in attesa di essere archiviate, firmate o restituite. Qui va bene una vaschetta portadocumenti singola, se ne ha una; altrimenti tenga libero un punto in un angolo della scrivania e lo svuoti prima di andare via.

Tenga i promemoria brevi nel portamemo, non sparsi sul sottomano, e segni le scadenze sul portacalendario, se il Suo set ne ha uno. Le vaschette Le dicono così che cosa fare e il calendario Le dice quando. Il Set da scrivania Star da 11 pezzi con vaschetta a due livelli è un esempio che abbina una vaschetta portadocumenti a due livelli a un portamemo e a un portacalendario su un sottomano da 15.0 × 22.8 pollici (38 × 58 cm).

Dia un posto al telefono e al suo cavo

Un telefono appoggiato in piano sulla scrivania tende a spostarsi, finisce sotto le carte e trascina il cavo di ricarica sul Suo lavoro. Un supporto per telefono ne fissa la posizione e tiene lo schermo in vista.

• Collochi il supporto dal lato opposto a quello della mano con cui scrive, nella zona secondaria e appena fuori dal sottomano.
• Scelga un punto che il cavo di ricarica raggiunge già, così il cavo corre diritto verso la parete anziché attraverso il sottomano.
• Faccia passare i cavi dietro la fila posteriore di pezzi e lungo una gamba della scrivania, mai attraverso l'area di lavoro.

Su una scrivania più piccola, il Set da scrivania Vega da 9 pezzi include un supporto per telefono insieme a portamemo, portapenne, 3 × sottobicchieri, portacalendario e portabiglietti da visita, tutto su un sottomano da 13.4 × 18.9 pollici (34 × 48 cm).

Un riordino di cinque minuti a fine giornata

Sapere come organizzare la scrivania è metà del lavoro; mantenerla così è l'altra metà. Prima di lasciare la scrivania, scorra questa checklist:

1. Rimetta ogni penna nel portapenne o nel supporto per penna.
2. Sposti i fogli sparsi al posto giusto: in arrivo, da fare o in uscita.
3. Svuoti la vaschetta o il punto delle carte in uscita e archivi ciò che è concluso.
4. Aggiorni il portamemo: butti gli appunti ormai evasi e scriva in cima il primo compito di domani.
5. Porti via tazze e bicchieri e pulisca il sottobicchiere, se necessario.
6. Rimetta il telefono sul suo supporto e lo colleghi alla ricarica.
7. Spolveri il sottomano e lo riallinei davanti alla sedia.

Fatto ogni giorno, significa che ogni mattina comincia su un piano sgombro, prima che i piccoli mucchi possano diventare grandi. Se un problema continua a ripresentarsi, come la carta in pile o le penne che si spostano, le nostre idee per organizzare la scrivania sono un elenco numerato di soluzioni tra cui scegliere.

Domande frequenti

Che cosa dovrebbe restare sempre su una scrivania?

Solo ciò che usa ogni giorno: il sottomano, qualcosa con cui scrivere, qualcosa su cui scrivere e un posto per la Sua bevanda. Tutto il resto dovrebbe guadagnarsi il posto venendo usato almeno qualche volta alla settimana.

Un set coordinato aiuta davvero a organizzarsi?

Sì, perché ogni pezzo ha una funzione definita, quindi è evidente dove vanno riposte le cose. Se lavora a una scrivania piccola in casa, veda le nostre idee per set da scrivania compatti per l'ufficio in casa. Se alla Sua scrivania siedono clienti o visitatori, veda come allestire una scrivania da ufficio professionale.

Quanti pezzi mi servono?

I nostri set partono da 4 pezzi, e ogni articolo conta, quindi 3 × sottobicchieri contano come tre pezzi. Una scrivania piccola di solito si trova bene con un set da scrivania compatto da quattro a nove pezzi, mentre una scrivania grande con spazio per vaschette e un orologio può accoglierne dieci o più. Per gli organizer che servono a ciascun tipo di scrivania, veda come scegliere un set organizer da scrivania.

Trovi un set adatto alla Sua disposizione

Una volta chiaro quali pezzi usa davvero nella Sua routine, sfogli tutti i set da scrivania e restringa l'elenco per dimensione del sottomano o colore. Per una scrivania più grande con spazio per vaschette, un orologio e una targhetta, i set da scrivania executive partono da dieci pezzi.