Slik setter du opp et profesjonelt kontorskrivebord
Et profesjonelt kontorskrivebord planlegges fra besøksstolen, ikke fra din egen. Personen på den andre siden av bordet ser navneskiltet, forkanten, baksiden av skjermen din og alle papirer som ligger med forsiden opp, og leser alt sammen som et tegn på hvordan kontoret drives. Innrett skrivebordet for det synsfeltet først, og tilpass deretter ditt eget arbeid rundt det.
Trinnene nedenfor gjelder et skrivebord der du tar imot klienter: de to sidene, papirer, visittkort, telefon, navneskilt, personlige ting og kabler, og deretter en oppsettsrutine på 10 minutter og en sjekkliste.
Førsteinntrykket begynner i besøksstolen
Før du flytter på noe, setter du deg der klientene dine sitter. Derfra ser du baksiden av skjermen og kablene dens, forsiden av brettene, det øverste arket i hver bunke og alt som står mellom de to stolene.
Sjekk tre ting:
- Hvem du er. En besøkende skal kunne lese navnet og tittelen din uten å spørre.
- Plass til den besøkende. Et ryddig felt på bordet foran stolen deres viser at møtet var ventet.
- Omhu med papirer. En besøkende som kan lese navnet til en annen klient på en mappe, vil gå ut fra at deres egen sak blir behandlet på samme måte.
Del skrivebordet i en besøksside og en arbeidsside
Se på bordplaten som to striper: Besøkssiden er forkanten nærmest gjesten, og arbeidssiden er alt du selv når. Denne todelingen er grunnlaget for god organisering på et lederkontor: Besøkssiden ser lik ut i hvert møte, og arbeidet blir på din side.
Dette hører hjemme på besøkssiden
- Navneskiltet, vendt mot besøksstolen.
- Visittkortholderen.
- En glassbrikke til gjesten hvis du serverer noe å drikke; flere av settene våre inkluderer tre.
- En ledig plass til en mappe eller et dokument som skal signeres.
Samle navneskiltet og kortholderen i det fremre hjørnet som besøkende passerer først, vanligvis det som er nærmest døren. Hvis det ofte sitter to personer overfor deg, flytter du begge mot midten av forkanten.
Dette blir på arbeidssiden
- Skriveunderlaget, midtstilt foran stolen din.
- Pennekoppen, notisholderen og telefonstativet.
- Dokumentbrett og en kalenderholder, mot de bakre hjørnene.
Hold linjen mellom de to stolene åpen: Skyv skjermen til den ene siden, slik at du kan se på den besøkende uten å lene deg rundt den, og hold et toetasjes dokumentbrett eller en bordklokke unna den linjen. Hvor hver del på arbeidssiden skal stå, avhenger av rekkevidden din og hvilken hånd du skriver med; guiden vår om hvordan du organiserer skrivebordet går gjennom det.
Hold klientpapirer ute av syne
Gå ut fra at en besøkende kan lese alt som ligger med forsiden opp på skrivebordet, også etiketten på en mappe. Under et møte skal den eneste saksmappen på skriveunderlaget tilhøre personen i stolen. Alt annet legges i et dokumentbrett i et bakre hjørne på arbeidssiden, med forsiden ned eller i en lukket mappe. Rydd underlaget mellom avtalene.
Et toetasjes dokumentbrett holder innkommende og utgående papirer fra hverandre. Selve brettrutinen finner du i organiseringsguiden vår, under papirflyt med brett, og skrivebordstilbehør til et advokatkontor tar for seg papirer og saksmapper i en advokatpraksis.
Sett visittkortene innen rekkevidde for den besøkende
Visittkortholderen hører hjemme på besøkssiden, med kortene vendt mot gjesten, slik at en besøkende kan ta et uten å spørre og uten å strekke seg over arbeidet ditt.
Fyll på holderen før den går tom, og ha bare dine egne kort i den; kort du får, legges i en skuff. De fleste settene våre inkluderer en visittkortholder, men ikke alle, så sjekk listen over hva som er inkludert, på produktsiden.
Gi telefonen en fast plass på din side
En telefon som ligger på underlaget mellom deg og en klient, trekker blikket ditt ned hver gang den lyser opp. Sett den i et telefonstativ på arbeidssiden, utenfor linjen mellom de to stolene, med skjermen vinklet mot deg, og sett den på lydløs før møtet begynner. Da forteller ett blikk deg om en samtale kan vente.
For å holde øye med tiden under et møte ser du på en bordklokke, ikke på telefonen; noen Executive-sett har også en klokke.
Vend navneskiltet mot den besøkende
Navneskiltet er til for personen på den andre siden av bordet, så det skal stå ved forkanten på besøkssiden og vende mot stolen deres. Ingenting som er høyere, bør stå mellom skiltet og den besøkende. Test det fra besøksstolen: Begge linjene skal kunne leses uten at man lener seg fram.
Kort tekst er lettest å lese på den avstanden: navnet ditt på den første linjen, en tittel eller avdeling på den andre. Guiden vår om hva som bør stå på et navneskilt til skrivebordet har formater for titler og akademiske grader.
Navneskiltene våre er trykt, ikke gravert, på en gull- eller sølvfarget metallplate: et navn på opptil 32 tegn og, hvis du ønsker det, en tittel på opptil 36. Navneskiltguiden viser valgene og bestillingstrinnene. De fleste settene våre inkluderer et navneskilt; se skrivebordssett med personlig navneskilt.
Vær måteholden med personlige ting
Én eller to personlige ting viser at det er et menneske som arbeider ved skrivebordet; flere enn det konkurrerer med møtet. Ha dem i et bakre hjørne på arbeidssiden, vinklet mot deg selv, og dropp alt du ikke ville ha lyst til å forklare for en klient. Star-settene inkluderer en bilderamme som en av de matchende delene, og det gir et bilde én bestemt plass. Om lamper, planter og hvor mange pyntegjenstander et arbeidsbord tåler, kan du lese i dekorideene våre for kontorskrivebordet.
Fjern kabler og rot fra den besøkendes synsfelt
Fra besøksstolen er baksiden av utstyret ditt forsiden. Hvis skrivebordet er åpent foran, er kabler som henger bak det, fullt synlige, så bind sammen kablene til skjermen, lampen og laderen og før dem ned langs ett bordbein. Ingen bør krysse bordflaten.
Fjern deretter det som ikke hører hjemme i et møte: brukte kopper, gårsdagens post, løse utskrifter, gule lapper, penner på avveie og alt som er stablet ved forkanten. Én regel holder det slik: Hver gjenstand på bordflaten bor enten i en holder eller forlater skrivebordet.
Hvorfor matchende deler oppfattes som ett valg
En pennekopp fra én butikk, et brett fra en annen og en kortholder du fikk med deg på en konferanse, kan hver for seg se fine ut. Sammen ser de ut som ting som har hopet seg opp. Deler i én farge og ett materiale ser planlagte ut, og det er det en besøkende legger merke til.
Profesjonelt skrivebordstilbehør blir vurdert som en gruppe, og skriveunderlaget er den største delen, så fargen på det setter tonen. Mørke farger virker formelle, og svart passer til nesten alle bordoverflater; guiden vår om hvordan du velger farge på skrivebordssettet tar for seg de andre alternativene. Det meste av sortimentet vårt er i kunstskinn, og hver produktside oppgir materialet.
Tre eksempler:
- Star 14-delers skrivebordssett ($400): toetasjes dokumentbrett, visittkortholder med bindersrom, telefonstativ, personlig navneskilt på sokkel, bilderamme, lommetørkleholder og bordklokke (batteri er ikke inkludert), på skriveunderlaget på 15.0 × 22.8 tommer (38 × 58 cm).
- Galaxy 12-delers skrivebordssett ($200): toetasjes dokumentbrett, visittkortholder, telefonstativ, personlig navneskilt på sokkel og tre glassbrikker, på skriveunderlaget på 13.4 × 18.9 tommer (34 × 48 cm).
- Luna 9-delers skrivebordssett med navneskilt ($175): et kompakt sett på det samme, mindre underlaget, med visittkortholder, telefonstativ, personlig navneskilt på sokkel og glassbrikke, og uten dokumentbrett.
For å avgjøre hvilke deler skrivebordet ditt trenger, kan du gå gjennom sjekklisten for skrivebordstilbehør til lederkontoret.
En oppsettsrutine på 10 minutter
Gjør dette én gang, og gjenta det når skrivebordet begynner å skli ut.
- Rydd bordflaten. Ta bort alt unntatt skriveunderlaget.
- Sett deg i besøksstolen. Legg merke til kablene, baksiden av skjermen og alt som sperrer for utsikten.
- Plasser ankeret. Midtstill skriveunderlaget foran stolen din, og flytt skjermen ut av linjen mellom stolene.
- Bygg opp besøkssiden. Navneskiltet ved forkanten, vendt utover, visittkortholderen ved siden av, en glassbrikke innen rekkevidde for gjesten og en åpen plass til en mappe.
- Bygg opp arbeidssiden. Pennekopp, notisholder og telefonstativ rundt underlaget; brett i et bakre hjørne.
- Avslutt med kabler og personlige ting. Bind sammen kablene og før dem ned langs ett bordbein, og sett deretter tilbake én eller to personlige ting. Alt annet legges i en skuff eller forlater rommet.
- Gå tilbake til besøksstolen. Les navneskiltet, strekk deg etter et kort og se etter papirer du kan lese.
For å holde oppsettet på plass kan du bruke ryddingen på fem minutter ved dagens slutt fra organiseringsguiden vår.
Sjekkliste for et skrivebord der du tar imot klienter
Gå gjennom den fra besøksstolen før et viktig møte.
| Sjekkpunkt | Bestått når |
|---|---|
| Navneskilt | Du kan lese begge linjene uten å lene deg fram |
| Visittkort | Du kan ta et uten å strekke deg over arbeidssiden |
| Papirer | Ingen annen klients navn eller dokument kan leses |
| Siktlinje | Ingen skjerm, brett eller klokke står mellom de to stolene |
| Plass til den besøkende | En mappe og en drikke har hver sin ledige plass |
| Telefon | Den står i stativet sitt på arbeidssiden, på lydløs |
| Personlige ting og kabler | Én eller to ting står i et bakre hjørne, og ingen kabler er synlige |
| Deler | Alle matcher i farge og materiale |
Velg et sett til et profesjonelt kontorskrivebord
Et skrivebord der du tar imot klienter, trenger ikke et stort sett. Executive-skrivebordssett har ti deler eller flere, og mange av dem har også et dokumentbrett, noe som passer til et skrivebord der papirer skifter hender. På et lite skrivebord dekker et kompakt sett med navneskilt og visittkortholder besøkssiden. Skriveunderlagene våre finnes i to størrelser, og Executive betyr ikke det største, så sjekk størrelsen på underlaget på hver produktside; størrelsesguiden for skriveunderlag hjelper deg med å velge mellom dem.
For å sammenligne hele sortimentet kan du se alle skrivebordssett og holde listen over hva som er inkludert, på hver produktside, opp mot sjekklisten ovenfor før du bestiller.
