Jak urządzić profesjonalne biurko w biurze
Profesjonalne biurko w biurze planuje się z krzesła gościa, a nie z własnego. Osoba po drugiej stronie biurka widzi tabliczkę z nazwiskiem, przednią krawędź, tył monitora i każdą kartkę leżącą tekstem do góry, a wszystko to odczytuje jako znak tego, jak prowadzone jest biuro. Najpierw warto urządzić biurko pod ten widok, a dopiero potem dopasować do niego własną pracę.
Poniższe kroki dotyczą biurka, przy którym przyjmuje się klientów: jego dwóch stron, dokumentów, wizytówek, telefonu, tabliczki z nazwiskiem, rzeczy osobistych i kabli, a następnie 10-minutowej procedury urządzania i listy kontrolnej.
Pierwsze wrażenie zaczyna się na krześle gościa
Zanim cokolwiek Państwo przestawią, warto usiąść tam, gdzie siadają klienci. Widać stamtąd tył monitora i jego kable, fronty tacek, wierzchnią kartkę każdego stosu oraz wszystko, co stoi między dwoma krzesłami.
Trzeba sprawdzić trzy rzeczy:
- Kim Państwo są. Gość powinien móc przeczytać Państwa nazwisko i tytuł bez pytania.
- Miejsce dla gościa. Wolny fragment blatu przed jego krzesłem pokazuje, że spotkanie było oczekiwane.
- Dbałość o dokumenty. Gość, który może przeczytać na teczce nazwisko innego klienta, założy, że jego własne akta są traktowane tak samo.
Podział biurka na stronę gościa i stronę roboczą
Blat warto potraktować jak dwa pasy: strona gościa to przednia krawędź, najbliżej gościa, a strona robocza to wszystko, co jest w zasięgu Państwa ręki. Ten podział jest podstawą organizacji gabinetu kierowniczego: strona gościa wygląda tak samo na każdym spotkaniu, a praca zostaje po Państwa stronie.
Co stawia się po stronie gościa
- Tabliczkę z nazwiskiem, zwróconą w stronę krzesła gościa.
- Wizytownik.
- Podkładkę pod kubek dla gościa, jeśli podają Państwo napoje; kilka naszych zestawów zawiera trzy.
- Wolne miejsce na teczkę lub dokument do podpisu.
Tabliczkę z nazwiskiem i wizytownik warto zgrupować w przednim rogu, który goście mijają jako pierwszy, zwykle tym bliżej drzwi. Jeśli naprzeciwko często siadają dwie osoby, oba elementy lepiej przesunąć ku środkowi przedniej krawędzi.
Co zostaje po stronie roboczej
- Podkładka na biurko, wyśrodkowana przed Państwa krzesłem.
- Kubek na długopisy, pojemnik na karteczki i podstawka pod telefon.
- Tacki na dokumenty i stojak na kalendarz, bliżej tylnych rogów.
Linia między dwoma krzesłami powinna pozostać wolna: monitor warto przesunąć na bok, aby patrzeć na gościa bez wychylania się zza ekranu, a dwupoziomową tackę na dokumenty i zegar biurkowy trzymać poza tą linią. To, gdzie stoi każdy element strony roboczej, zależy od zasięgu ręki i od tego, którą ręką Państwo piszą; rozpisuje to nasz poradnik jak zorganizować biurko.
Dokumenty klientów poza zasięgiem wzroku
Należy założyć, że gość może przeczytać wszystko, co leży na biurku tekstem do góry, łącznie z etykietą na teczce. Podczas spotkania jedyne akta na podkładce na biurko powinny należeć do osoby siedzącej na krześle gościa. Wszystko inne trafia do tacki na dokumenty w tylnym rogu strony roboczej, tekstem do dołu lub w zamkniętej teczce. Między spotkaniami podkładkę należy opróżnić.
Dwupoziomowa tacka na dokumenty oddziela dokumenty przychodzące od wychodzących. Sam sposób pracy z tackami opisujemy w naszym poradniku o organizacji, w części obieg dokumentów z tackami, a artykuł akcesoria na biurko do kancelarii prawnej omawia dokumenty i akta w praktyce prawniczej.
Wizytówki w zasięgu ręki gościa
Miejsce wizytownika jest po stronie gościa, z wizytówkami zwróconymi do niego, tak aby gość mógł wziąć jedną bez pytania i bez sięgania ponad Państwa pracą.
Wizytownik należy uzupełniać, zanim zacznie się opróżniać, i trzymać w nim wyłącznie własne wizytówki; te otrzymane trafiają do szuflady. Większość naszych zestawów zawiera wizytownik, ale nie wszystkie, dlatego warto sprawdzić listę elementów na stronie produktu.
Stałe miejsce dla telefonu po Państwa stronie
Telefon leżący na podkładce między Państwem a klientem ściąga wzrok w dół za każdym razem, gdy się rozświetla. Lepiej postawić go na podstawce pod telefon po stronie roboczej, poza linią między dwoma krzesłami, z ekranem skierowanym ku sobie, i wyciszyć przed rozpoczęciem spotkania. Jedno spojrzenie wystarczy wtedy, by ocenić, czy połączenie może poczekać.
Aby kontrolować czas podczas spotkania, warto patrzeć na zegar biurkowy, a nie na telefon; niektóre zestawy gabinetowe zawierają dodatkowo zegar.
Tabliczka z nazwiskiem zwrócona do gościa
Tabliczka z nazwiskiem jest dla osoby po drugiej stronie biurka, dlatego stoi przy przedniej krawędzi strony gościa i jest zwrócona do jego krzesła. Między nią a gościem nie powinno stać nic wyższego. Warto sprawdzić to z krzesła gościa: oba wiersze powinny dać się przeczytać bez pochylania się do przodu.
Z tej odległości najlepiej czyta się krótki tekst: nazwisko w pierwszym wierszu, tytuł lub dział w drugim. Nasz poradnik co umieścić na tabliczce z nazwiskiem na biurko zawiera formaty zapisu tytułów i kwalifikacji.
Nasze tabliczki z nazwiskiem są nadrukowywane, a nie grawerowane, na złotej lub srebrnej metalowej tabliczce: nazwisko do 32 znaków i, jeśli Państwo zechcą, tytuł do 36 znaków. Przewodnik po tabliczkach z nazwiskiem wymienia opcje i kroki zamówienia. Większość naszych zestawów zawiera tabliczkę z nazwiskiem; zob. zestawy na biurko ze spersonalizowaną tabliczką z nazwiskiem.
Rzeczy osobiste z umiarem
Jedna lub dwie rzeczy osobiste pokazują, że przy biurku pracuje człowiek; większa liczba konkuruje ze spotkaniem. Warto trzymać je w tylnym rogu strony roboczej, zwrócone ku sobie, i pominąć wszystko, czego nie chcieliby Państwo tłumaczyć klientowi. Zestawy Star zawierają ramkę na zdjęcie jako jeden z dopasowanych elementów, co daje fotografii jedno określone miejsce. O lampach, roślinach i o tym, ile przedmiotów dekoracyjnych pomieści biurko do pracy, piszemy w artykule pomysły na dekorację biurka w biurze.
Kable i bałagan poza polem widzenia gościa
Z krzesła gościa tył Państwa sprzętu jest przodem. Jeśli biurko ma otwarty przód, kable zwisające za nim są doskonale widoczne, dlatego kable monitora, lampy i ładowarki należy związać razem i poprowadzić w dół wzdłuż jednej nogi. Żaden nie powinien przecinać blatu.
Następnie trzeba usunąć to, co nie pasuje do spotkania: używane kubki, wczorajszą pocztę, luźne wydruki, karteczki samoprzylepne, zabłąkane długopisy i wszystko, co piętrzy się przy przedniej krawędzi. Porządek utrzymuje jedna zasada: każdy przedmiot na blacie albo ma swoje miejsce w pojemniku, albo znika z biurka.
Dlaczego dopasowane elementy wyglądają jak jedna decyzja
Kubek na długopisy z jednego sklepu, tacka z innego i wizytownik przywieziony z konferencji mogą osobno wyglądać dobrze. Razem wyglądają jak rzeczy, które się nagromadziły. Elementy w jednym kolorze i z jednego materiału wyglądają na zaplanowane i właśnie to zauważa gość.
Profesjonalne akcesoria na biurko ocenia się jako całość, a podkładka na biurko jest największym elementem, więc to jej kolor nadaje ton. Ciemne kolory wyglądają oficjalnie, a czarny pasuje do niemal każdego wykończenia biurka; pozostałe możliwości omawia nasz poradnik jak wybrać kolor zestawu na biurko. Większość naszej oferty jest ze skóry ekologicznej, a każda strona produktu podaje materiał.
Trzy przykłady:
- Zestaw na biurko Star 14-elementowy ($400): dwupoziomowa tacka na dokumenty, wizytownik z przegródką na spinacze, podstawka pod telefon, spersonalizowana tabliczka z nazwiskiem na podstawce, ramka na zdjęcie, pojemnik na chusteczki i zegar biurkowy (bateria nie jest dołączona), na podkładce na biurko 15,0 × 22,8 cala (38 × 58 cm).
- Zestaw na biurko Galaxy 12-elementowy ($200): dwupoziomowa tacka na dokumenty, wizytownik, podstawka pod telefon, spersonalizowana tabliczka z nazwiskiem na podstawce i trzy podkładki pod kubek, na podkładce na biurko 13,4 × 18,9 cala (34 × 48 cm).
- Zestaw na biurko Luna 9-elementowy z tabliczką z nazwiskiem ($175): kompaktowy zestaw na tej samej, mniejszej podkładce, z wizytownikiem, podstawką pod telefon, spersonalizowaną tabliczką z nazwiskiem na podstawce i podkładką pod kubek, bez tacki na dokumenty.
Aby ustalić, których elementów potrzebuje Państwa biurko, warto przejść przez listę kontrolną akcesoriów na biurko do gabinetu.
10-minutowa procedura urządzania
Wystarczy zrobić to raz, a potem powtarzać, gdy porządek na biurku zacznie się rozluźniać.
- Oczyścić blat. Zdjąć wszystko oprócz podkładki na biurko.
- Usiąść na krześle gościa. Zanotować kable, tył monitora i wszystko, co zasłania widok.
- Ustawić punkt odniesienia. Wyśrodkować podkładkę na biurko przed własnym krzesłem i przesunąć monitor poza linię między krzesłami.
- Urządzić stronę gościa. Tabliczka z nazwiskiem przy przedniej krawędzi, zwrócona na zewnątrz, obok niej wizytownik, podkładka pod kubek w zasięgu ręki gościa i wolne miejsce na teczkę.
- Urządzić stronę roboczą. Kubek na długopisy, pojemnik na karteczki i podstawka pod telefon wokół podkładki; tacki w tylnym rogu.
- Na koniec kable i rzeczy osobiste. Związać kable i poprowadzić je w dół wzdłuż jednej nogi, a potem odstawić na miejsce jedną lub dwie rzeczy osobiste. Wszystko inne trafia do szuflady albo opuszcza pokój.
- Wrócić na krzesło gościa. Przeczytać tabliczkę z nazwiskiem, sięgnąć po wizytówkę i poszukać kartki, którą da się przeczytać.
Aby utrzymać ten układ, warto stosować pięciominutowe porządkowanie na koniec dnia z naszego poradnika o organizacji.
Lista kontrolna biurka, przy którym przyjmuje się klientów
Warto przejść przez nią z krzesła gościa przed ważnym spotkaniem.
| Co sprawdzić | Zaliczone, gdy |
|---|---|
| Tabliczka z nazwiskiem | Oba wiersze da się przeczytać bez pochylania się do przodu |
| Wizytówki | Można wziąć jedną bez sięgania ponad stroną roboczą |
| Dokumenty | Nie da się odczytać nazwiska ani dokumentu żadnego innego klienta |
| Linia wzroku | Między dwoma krzesłami nie stoi monitor, tacka ani zegar |
| Miejsce dla gościa | Teczka i napój mają każde swoje wolne miejsce |
| Telefon | Stoi na podstawce po stronie roboczej, wyciszony |
| Rzeczy osobiste i kable | Jedna lub dwie rzeczy stoją w tylnym rogu i nie widać żadnego kabla |
| Elementy | Wszystkie pasują do siebie kolorem i materiałem |
Wybór zestawu na profesjonalne biurko w biurze
Biurko, przy którym przyjmuje się klientów, nie wymaga dużego zestawu. Gabinetowe zestawy na biurko mają dziesięć lub więcej elementów, a wiele z nich zawiera dodatkowo tackę na dokumenty, co pasuje do biurka, na którym dokumenty przechodzą z rąk do rąk. Na małym biurku stronę gościa obsłuży kompaktowy zestaw z tabliczką z nazwiskiem i wizytownikiem. Nasze podkładki na biurko występują w dwóch rozmiarach, a zestaw gabinetowy nie oznacza większej z nich, dlatego warto sprawdzić rozmiar podkładki na każdej stronie produktu; wybrać między nimi pomaga przewodnik po rozmiarach podkładek na biurko.
Aby porównać całą ofertę, można przejrzeć wszystkie zestawy na biurko i przed zamówieniem zestawić listę elementów z każdej strony produktu z powyższą listą kontrolną.
