Jak zorganizować biurko z dopasowanym zestawem na biurko
Najprostsza odpowiedź na pytanie, jak zorganizować biurko, brzmi: posortować wszystko według tego, jak często się po to sięga. Codzienne narzędzia warto trzymać w zasięgu przedramienia od krzesła, rzeczy używane raz w tygodniu — na odległość wyciągniętej ręki, a wszystko inne poza blatem. Dopasowany zestaw na biurko pomaga, ponieważ każdy element ma jedno zadanie i jedno stałe miejsce.
Ten poradnik omawia strefy zasięgu, miejsce każdego elementu dla osób prawo- i leworęcznych, prosty obieg dokumentów z tackami, telefon i jego kabel oraz pięciominutowe porządki na koniec dnia. Te pomysły na organizację biurka sprawdzają się niezależnie od tego, czy zestaw ma cztery elementy, czy ponad tuzin.
Na początek strefy zasięgu
Poradniki ergonomii często dzielą biurko na strefy według tego, jak daleko trzeba sięgać. Miarka nie jest potrzebna; linijką są własne ręce.
- Strefa główna: obszar, który obejmują przedramiona, gdy łokcie są blisko tułowia. Tu jest miejsce klawiatury, notesu i podkładki na biurko oraz wszystkiego, czego dotyka się co kilka minut, na przykład używanego właśnie długopisu.
- Strefa pomocnicza: to, do czego sięga się wyprostowaną ręką bez pochylania się. Tu warto ustawić rzeczy używane kilka razy dziennie: kubek na długopisy, pojemnik na karteczki, podstawkę pod telefon i podkładkę pod kubek z napojem.
- Strefa zewnętrzna: wszystko, co wymaga pochylenia się lub wyciągnięcia. Tu należą tacki na dokumenty, zegar biurkowy, ramka na zdjęcie i tabliczka z nazwiskiem — wzdłuż tylnej krawędzi lub w rogach.
Podkładka na biurko jest punktem zaczepienia całego układu. Warto ułożyć ją na środku przed krzesłem, a pozostałe elementy ustawić wokół niej, nie na niej. Nasze podkładki mają dwa rozmiary: 13,4 × 18,9 cala (34 × 48 cm) i 15,0 × 22,8 cala (38 × 58 cm). Jeśli nie są Państwo pewni, który pasuje do biurka, przewodnik po rozmiarach podkładek na biurko wyjaśnia, jak mierzyć.
Jak zorganizować biurko, element po elemencie
Następnie warto nadać każdemu elementowi zestawu organizerów na biurko stały adres. Oto wyjściowy układ dla osoby praworęcznej; wiersz dotyczący elementu, którego Państwa zestaw nie zawiera, można pominąć. Jeśli nazwa któregoś elementu jest dla Państwa nowa, warto zajrzeć do poradnika do czego służy każdy element zestawu na biurko.
| Element | Strefa | Gdzie go postawić (osoba praworęczna) | Dlaczego to działa |
|---|---|---|---|
| Podkładka na biurko | Główna | Na środku przed krzesłem | Wyznacza obszar pracy |
| Kubek na długopisy | Pomocnicza | Po prawej stronie, tuż za podkładką | Ręka, którą się pisze, bierze i odkłada długopisy bez sięgania w poprzek ciała |
| Pojemnik na karteczki | Pomocnicza | Po prawej stronie, obok kubka na długopisy | Długopis i papier są razem, gotowe do szybkich notatek |
| Podkładka pod kubek | Pomocnicza | Po lewej stronie, z dala od dokumentów | Trzyma napoje z dala od ręki, którą się pisze |
| Podstawka pod telefon | Pomocnicza | Po lewej stronie | Telefon podnosi się lewą ręką, a prawą dalej się pisze |
| Stojak na kalendarz | Zewnętrzna | Lewy tylny róg, zwrócony ku Państwu | Widoczny na pierwszy rzut oka, nigdy nie przeszkadza |
| Tacka na dokumenty | Zewnętrzna | Prawy tylny róg | Dokumenty przychodzą i wychodzą, nie przechodząc przez podkładkę |
| Wizytownik | Zewnętrzna | Przedni róg, po stronie gościa | Goście łatwo po niego sięgają |
| Tabliczka z nazwiskiem | Zewnętrzna | Przednia krawędź, zwrócona ku gościom | Goście mogą ją przeczytać z drugiej strony biurka |
| Zegar biurkowy lub ramka na zdjęcie | Zewnętrzna | Tylna krawędź, po dowolnej stronie | Widoczne, a nie zabierają miejsca do pracy |
Układ dla osób praworęcznych i leworęcznych
Zasada stojąca za tabelą jest prosta: rzeczy, które bierze się do ręki, trafiają na stronę ręki piszącej, a te, na które tylko się spogląda lub które się odbiera — na drugą stronę. Osoby leworęczne powinny odwrócić układ jak w lustrze: kubek na długopisy i pojemnik na karteczki po lewej, podstawka pod telefon i podkładka pod kubek po prawej, a tacka na dokumenty w lewym tylnym rogu.
Gdy wszystko jest na miejscu, warto sprawdzić kilka szczegółów:
- Napój nigdy nie powinien stać między Państwem a kubkiem na długopisy, żeby sięganie po długopis nie mogło go przewrócić.
- Mysz dzieli stronę ręki piszącej z kubkiem na długopisy, dlatego kubek warto odsunąć nieco dalej w głąb. Niektóre nasze zestawy zawierają podkładkę pod mysz, którą kładzie się obok podkładki na biurko po tej stronie.
- Jeśli zestaw ma stojak na dwa długopisy, również warto trzymać go po stronie ręki piszącej, a kubek na długopisy przeznaczyć na zapasowe długopisy, zakreślacze i nożyczki.
Obieg dokumentów z tackami
Luźne kartki to jeden z najszybszych sposobów, by uporządkowane biurko znów zamieniło się w bałagan. Organizacja biurka w biurze staje się znacznie łatwiejsza, gdy każda kartka porusza się w jednym kierunku: przychodzące, potem do zrobienia, potem wychodzące.
- Przychodzące: nowa poczta, wydruki i wszystko, co ktoś Państwu wręcza. W dwupoziomowej tacce na dokumenty służy do tego górny poziom.
- Do zrobienia: dokumenty przeczytane, które wciąż wymagają działania. Tu przydaje się dolny poziom, dzięki czemu bieżąca praca leży zawsze w tym samym miejscu.
- Wychodzące: sprawy zakończone, czekające na odłożenie do akt, podpis lub zwrot. Sprawdzi się tu jednopoziomowa tacka na dokumenty, jeśli ją Państwo mają; w przeciwnym razie warto zostawić wolne miejsce w jednym rogu biurka i opróżniać je przed wyjściem.
Krótkie przypomnienia warto trzymać w pojemniku na karteczki, a nie rozrzucone po podkładce, a terminy zapisywać w kalendarzu na stojaku, jeśli zestaw go ma. Tacki mówią wtedy, co jest do zrobienia, a kalendarz — kiedy. Zestaw na biurko Star 11-elementowy z dwupoziomową tacką to jeden z przykładów, który łączy dwupoziomową tackę na dokumenty z pojemnikiem na karteczki i stojakiem na kalendarz na podkładce 15,0 × 22,8 cala (38 × 58 cm).
Stałe miejsce dla telefonu i jego kabla
Telefon leżący płasko na biurku ma skłonność do wędrowania, ląduje pod papierami i ciągnie kabel ładowarki przez miejsce pracy. Podstawka pod telefon ustala jego położenie i utrzymuje ekran w zasięgu wzroku.
- Podstawkę warto postawić po stronie ręki, którą się nie pisze, w strefie pomocniczej, tuż poza podkładką.
- Warto wybrać miejsce, do którego kabel ładowarki już sięga, tak aby biegł prosto do tyłu, w stronę ściany, a nie w poprzek podkładki.
- Kable warto prowadzić za tylnym rzędem elementów i w dół po nodze biurka, nigdy przez obszar pracy.
Na mniejsze biurko Zestaw na biurko Vega 9-elementowy zawiera podstawkę pod telefon, a także pojemnik na karteczki, kubek na długopisy, 3 × podkładka pod kubek, stojak na kalendarz i wizytownik, wszystko na podkładce 13,4 × 18,9 cala (34 × 48 cm).
Pięciominutowe porządki na koniec dnia
Wiedza o tym, jak zorganizować biurko, to połowa sukcesu; druga połowa to utrzymanie tego stanu. Przed odejściem od biurka warto przejść przez tę listę kontrolną:
- Odłożyć każdy długopis do kubka na długopisy lub na stojak na długopis.
- Przełożyć luźne dokumenty we właściwe miejsce: przychodzące, do zrobienia lub wychodzące.
- Opróżnić tackę lub miejsce na dokumenty wychodzące i odłożyć do akt to, co zakończone.
- Zaktualizować pojemnik na karteczki: wyrzucić nieaktualne notatki i zapisać na wierzchu pierwsze zadanie na jutro.
- Zabrać kubki i szklanki, a w razie potrzeby przetrzeć podkładkę pod kubek.
- Odstawić telefon na podstawkę i podłączyć go do ładowania.
- Strzepnąć podkładkę na biurko i wyrównać ją przed krzesłem.
Dzięki codziennemu powtarzaniu każdy poranek zaczyna się od czystego blatu, zanim małe stosy zdążą urosnąć w duże. Jeśli jeden problem wciąż wraca, na przykład papiery w stosach lub wędrujące długopisy, nasze pomysły na organizację biurka to numerowana lista rozwiązań do wyboru.
Najczęstsze pytania
Co powinno zawsze zostawać na biurku?
Tylko to, czego używa się codziennie: podkładka na biurko, coś do pisania, coś, na czym można pisać, i miejsce na napój. Wszystko inne powinno zasłużyć na swoje miejsce tym, że jest używane przynajmniej kilka razy w tygodniu.
Czy dopasowany zestaw naprawdę pomaga w organizacji?
Tak, ponieważ każdy element ma określone przeznaczenie, więc od razu wiadomo, gdzie co odłożyć. Jeśli pracują Państwo przy małym biurku w domu, polecamy nasze pomysły na kompaktowy zestaw na biurko do domowego biura. Jeśli przy Państwa biurku siadają klienci lub goście, warto przeczytać poradnik jak urządzić profesjonalne biurko w biurze.
Ilu elementów potrzebuję?
Nasze zestawy zaczynają się od 4 elementów, a liczy się każda sztuka, więc 3 × podkładka pod kubek to trzy elementy. Na małym biurku zwykle dobrze sprawdza się kompaktowy zestaw na biurko mający od czterech do dziewięciu elementów, a duże biurko z miejscem na tacki i zegar pomieści dziesięć lub więcej. O tym, jakich organizerów potrzebuje każdy rodzaj biurka, mówi poradnik jak wybrać zestaw organizerów na biurko.
Zestaw dopasowany do układu biurka
Gdy już wiadomo, których elementów naprawdę używa się na co dzień, warto przejrzeć wszystkie zestawy na biurko i zawęzić listę według rozmiaru podkładki lub koloru. Na większe biurko z miejscem na tacki, zegar i tabliczkę z nazwiskiem gabinetowe zestawy na biurko zaczynają się od dziesięciu elementów.
