Cum vă organizați biroul cu un set de birou asortat
Cel mai simplu răspuns la întrebarea cum vă organizați biroul este să sortați totul după cât de des întindeți mâna după fiecare lucru. Țineți uneltele de zi cu zi în raza de mișcare a antebrațului, măsurată de la scaun, obiectele folosite săptămânal la o lungime de braț, iar tot restul în afara suprafeței de lucru. Un set de birou asortat ajută pentru că fiecare piesă are un singur rol și un singur loc fix.
Acest ghid tratează zonele de acces, locul fiecărei piese pentru dreptaci și pentru stângaci, un flux simplu al hârtiilor cu ajutorul tăvilor, telefonul și cablul lui și o reordonare de cinci minute la sfârșitul zilei. Aceste idei de organizare a biroului funcționează fie că setul dumneavoastră are patru piese, fie că are mai mult de o duzină.
Începeți cu zonele de acces
Ghidurile de ergonomie împart adesea biroul în zone, după cât de departe întindeți mâna. Nu aveți nevoie de ruletă; propriile brațe vă sunt rigla.
- Zona principală: suprafața pe care o acoperă antebrațele, cu coatele aproape de corp. Aici stau tastatura, caietul și mapa de birou, plus tot ce atingeți la fiecare câteva minute, cum ar fi pixul pe care îl folosiți.
- Zona secundară: ceea ce ajungeți cu brațul întins, fără să vă aplecați. Puneți aici lucrurile pe care le folosiți de mai multe ori pe zi: paharul pentru pixuri, suportul pentru notițe, suportul pentru telefon și un suport pentru pahar, pentru băutura dumneavoastră.
- Zona exterioară: tot ce cere să vă aplecați sau să vă întindeți. Tăvile pentru documente, un ceas de birou, o ramă foto și plăcuța cu nume își au locul aici, de-a lungul marginii din spate sau în colțuri.
Mapa de birou este punctul de sprijin al așezării. Centrați-o în fața scaunului și aranjați celelalte piese în jurul ei, nu peste ea. Mapele noastre vin în două dimensiuni, 13,4 × 18,9 inchi (34 × 48 cm) și 15,0 × 22,8 inchi (38 × 58 cm). Dacă nu sunteți sigur care se potrivește biroului dumneavoastră, ghidul dimensiunilor mapei de birou explică felul în care se măsoară.
Cum vă organizați biroul, piesă cu piesă
Apoi, dați fiecărei piese a setului dumneavoastră organizator de birou o adresă permanentă. Iată o așezare de pornire pentru o persoană dreptace; săriți peste orice rând care privește o piesă pe care setul dumneavoastră nu o include. Dacă numele unei piese vă este necunoscut, vedeți la ce folosește fiecare piesă dintr-un set de birou.
| Piesă | Zonă | Unde se așază (dreptaci) | De ce funcționează |
|---|---|---|---|
| Mapă de birou | Principală | Centrată în fața scaunului | Vă delimitează zona de lucru |
| Pahar pentru pixuri | Secundară | În dreapta, imediat dincolo de mapă | Mâna cu care scrieți ia și pune la loc pixurile fără să treacă prin fața corpului |
| Suport pentru notițe | Secundară | În dreapta, lângă paharul pentru pixuri | Pixul și hârtia stau împreună, pentru notițe rapide |
| Suport pentru pahar | Secundară | În stânga, departe de hârtii | Ține băuturile departe de mâna cu care scrieți |
| Suport pentru telefon | Secundară | În stânga | Ridicați telefonul cu mâna stângă și continuați să scrieți cu dreapta |
| Suport pentru calendar | Exterioară | Colțul din stânga spate, înclinat spre dumneavoastră | Vizibil dintr-o privire, niciodată în drum |
| Tavă pentru documente | Exterioară | Colțul din dreapta spate | Hârtiile intră și ies fără să treacă peste mapă |
| Suport pentru cărți de vizită | Exterioară | Colțul din față, pe partea vizitatorului | Ușor de ajuns pentru oaspeți |
| Plăcuță cu nume | Exterioară | Marginea din față, cu fața spre vizitatori | Vizitatorii o pot citi de cealaltă parte a biroului |
| Ceas de birou sau ramă foto | Exterioară | Marginea din spate, pe oricare parte | Vizibile fără să ocupe spațiu de lucru |
Așezări pentru dreptaci și pentru stângaci
Regula din spatele tabelului este simplă: lucrurile pe care le țineți în mână stau pe partea mâinii cu care scrieți, iar cele la care doar aruncați o privire sau la care răspundeți stau pe cealaltă parte. Dacă sunteți stângaci, oglindiți așezarea. Puneți paharul pentru pixuri și suportul pentru notițe în stânga, suportul pentru telefon și suportul pentru pahar în dreapta, iar tava pentru documente în colțul din stânga spate.
Câteva detalii merită verificate odată ce totul este la locul lui:
- Băutura nu trebuie să stea niciodată între dumneavoastră și paharul pentru pixuri, pentru ca, atunci când întindeți mâna după un pix, să nu o puteți răsturna.
- Mouse-ul împarte cu paharul pentru pixuri partea mâinii cu care scrieți, așa că așezați paharul pentru pixuri puțin mai în spate. Unele dintre seturile noastre includ un mousepad, care se așază lângă mapa de birou, pe aceeași parte.
- Dacă setul dumneavoastră are un suport pentru două pixuri, țineți-l tot pe partea mâinii cu care scrieți și folosiți paharul pentru pixuri pentru rezerve, markere și foarfecă.
Stabiliți un flux al hârtiilor cu ajutorul tăvilor
Hârtiile răzlețe sunt una dintre cele mai rapide căi prin care un birou ordonat alunecă înapoi în dezordine. Organizarea biroului de lucru devine mult mai ușoară atunci când fiecare foaie se mișcă într-o singură direcție: intrări, apoi de făcut, apoi ieșiri.
- Intrări: corespondența nouă, paginile tipărite și tot ce vă înmânează cineva. La o tavă pentru documente cu două niveluri, folosiți nivelul de sus.
- De făcut: hârtiile pe care le-ați citit și la care mai aveți ceva de făcut. Folosiți nivelul de jos, astfel încât lucrările în curs să stea mereu în același loc.
- Ieșiri: lucrările încheiate, care așteaptă să fie îndosariate, semnate sau înapoiate. O tavă simplă pentru documente este potrivită aici, dacă aveți una; altfel, păstrați un loc liber într-un colț al biroului și goliți-l înainte de a pleca.
Țineți mementourile scurte în suportul pentru notițe, nu împrăștiate pe mapă, și treceți termenele-limită în calendarul din suportul pentru calendar, dacă setul dumneavoastră are unul. Tăvile vă spun atunci ce aveți de făcut, iar calendarul vă spune când. Setul de birou Star din 11 piese, cu tavă cu două niveluri, este un exemplu care alătură o tavă pentru documente cu două niveluri unui suport pentru notițe și unui suport pentru calendar, pe o mapă de 15,0 × 22,8 inchi (38 × 58 cm).
Dați telefonului și cablului său un loc al lor
Un telefon lăsat culcat pe birou tinde să se plimbe, ajunge sub hârtii și își trage cablul de încărcare peste lucrul dumneavoastră. Un suport pentru telefon îi fixează poziția și ține ecranul la vedere.
- Așezați suportul pe partea opusă mâinii cu care scrieți, în zona secundară și imediat în afara mapei.
- Alegeți un loc până la care cablul de încărcare ajunge deja, astfel încât cablul să meargă drept înapoi, spre perete, și nu peste mapă.
- Treceți cablurile prin spatele rândului de piese din spate și în jos, pe un picior al biroului, niciodată prin zona de lucru.
Pe un birou mai mic, Setul de birou Vega din 9 piese include un suport pentru telefon, alături de un suport pentru notițe, un pahar pentru pixuri, 3 × suporturi pentru pahare, un suport pentru calendar și un suport pentru cărți de vizită, toate pe o mapă de 13,4 × 18,9 inchi (34 × 48 cm).
O reordonare de cinci minute la sfârșitul zilei
A ști cum vă organizați biroul este jumătate din treabă; a-l păstra așa este cealaltă jumătate. Înainte de a pleca de la birou, parcurgeți această listă de verificare:
- Puneți fiecare pix înapoi în paharul pentru pixuri sau în suportul pentru pixuri.
- Mutați hârtiile răzlețe la locul potrivit: intrări, de făcut sau ieșiri.
- Goliți tava sau locul pentru ieșiri și îndosariați ce este încheiat.
- Actualizați suportul pentru notițe: aruncați notițele rezolvate și scrieți deasupra prima sarcină de mâine.
- Luați de pe birou cănile și paharele și ștergeți suportul pentru pahar, dacă este nevoie.
- Puneți telefonul înapoi în suportul lui și conectați-l la încărcător.
- Ștergeți de praf mapa de birou și așezați-o drept, în fața scaunului.
Făcută zilnic, această rutină înseamnă că fiecare dimineață începe pe o suprafață liberă, înainte ca teancurile mici să apuce să devină mari. Dacă o problemă tot revine, cum ar fi hârtiile adunate în teancuri sau pixurile care se rătăcesc, ideile noastre de organizare a biroului sunt o listă numerotată de soluții din care puteți alege.
Întrebări frecvente
Ce ar trebui să rămână mereu pe un birou?
Doar ce folosiți în fiecare zi: mapa de birou, ceva cu care să scrieți, ceva pe care să scrieți și un loc pentru băutura dumneavoastră. Tot restul ar trebui să își merite locul prin faptul că este folosit de cel puțin câteva ori pe săptămână.
Un set asortat chiar ajută la organizare?
Da, pentru că fiecare piesă are un scop precis, așa că este limpede unde se pun lucrurile la loc. Dacă lucrați la un birou mic, acasă, vedeți ideile noastre de seturi de birou compacte pentru biroul de acasă. Dacă la biroul dumneavoastră se așază clienți sau vizitatori, vedeți cum amenajați un birou profesional.
De câte piese am nevoie?
Seturile noastre încep de la 4 piese și fiecare obiect se numără, așa că 3 × suporturi pentru pahare se numără ca trei piese. Un birou mic se descurcă de obicei bine cu un set de birou compact din patru până la nouă piese, în timp ce un birou mare, cu loc pentru tăvi și un ceas, poate primi zece sau mai multe. Pentru organizatoarele de care are nevoie fiecare tip de birou, vedeți cum alegeți un set organizator de birou.
Găsiți un set care se potrivește așezării dumneavoastră
Odată ce știți ce piese folosește cu adevărat rutina dumneavoastră, răsfoiți toate seturile de birou și restrângeți lista după dimensiunea mapei sau după culoare. Pentru un birou mai mare, cu loc pentru tăvi, un ceas și o plăcuță cu nume, seturile de birou executive încep de la zece piese.
