Cum amenajați un birou profesional
Amenajarea unui birou profesional se planifică de pe scaunul vizitatorului, nu de pe al dumneavoastră. Persoana de vizavi vede plăcuța cu nume, marginea din față, spatele monitorului și orice hârtie așezată cu fața în sus și le citește pe toate ca pe un semn al felului în care este condus biroul. Aranjați biroul mai întâi pentru această privire, apoi potriviți-vă propriul lucru în jurul ei.
Pașii de mai jos se referă la un birou la care primiți clienți: cele două părți ale lui, hârtiile, cărțile de vizită, telefonul, plăcuța cu nume, obiectele personale și cablurile, apoi o rutină de amenajare de 10 minute și o listă de verificare.
Prima impresie începe pe scaunul vizitatorului
Înainte de a muta ceva, așezați-vă acolo unde stau clienții dumneavoastră. De acolo se văd spatele monitorului și cablurile lui, fețele tăvilor, prima foaie din fiecare teanc și tot ce stă între cele două scaune.
Verificați trei lucruri:
- Cine sunteți. Un vizitator ar trebui să vă poată citi numele și funcția fără să întrebe.
- Loc pentru vizitator. O porțiune liberă de birou în fața scaunului său arată că întâlnirea era așteptată.
- Grija față de hârtii. Un vizitator care poate citi numele altui client pe un dosar va presupune că și dosarul lui este tratat la fel.
Împărțiți biroul într-o parte a vizitatorului și o parte de lucru
Priviți blatul ca pe două fâșii: partea vizitatorului este marginea din față, cea mai apropiată de oaspete, iar partea de lucru este tot ce se află la îndemâna dumneavoastră. Această împărțire stă la baza organizării unui birou executiv: partea vizitatorului arată la fel la fiecare întâlnire, iar lucrul rămâne pe partea dumneavoastră.
Ce stă pe partea vizitatorului
- Plăcuța cu nume, întoarsă spre scaunul vizitatorului.
- Suportul pentru cărți de vizită.
- Un suport pentru pahar pentru oaspete, dacă oferiți băuturi; mai multe dintre seturile noastre includ trei.
- Un spațiu liber pentru un dosar sau pentru un document de semnat.
Grupați plăcuța cu nume și suportul pentru cărți de vizită în colțul din față pe lângă care vizitatorii trec mai întâi, de obicei cel mai apropiat de ușă. Dacă în fața dumneavoastră stau adesea două persoane, mutați-le pe amândouă spre mijlocul marginii din față.
Ce rămâne pe partea de lucru
- Mapa de birou, centrată în fața scaunului dumneavoastră.
- Paharul pentru pixuri, suportul pentru notițe și suportul pentru telefon.
- Tăvile pentru documente și un suport pentru calendar, spre colțurile din spate.
Păstrați liberă linia dintre cele două scaune: împingeți monitorul într-o parte, ca să puteți privi vizitatorul fără să vă aplecați pe lângă el, și țineți departe de această linie tava pentru documente cu două niveluri sau ceasul de birou. Locul fiecărei piese de pe partea de lucru depinde de cât de departe ajungeți cu mâna și de mâna cu care scrieți; ghidul nostru despre cum vă organizați biroul explică acest lucru în detaliu.
Țineți hârtiile clienților departe de priviri
Porniți de la ideea că un vizitator poate citi orice stă cu fața în sus pe birou, inclusiv eticheta unui dosar. În timpul unei întâlniri, singurul dosar de pe mapa de birou ar trebui să fie al persoanei de pe scaun. Tot restul merge într-o tavă pentru documente, într-un colț din spate al părții de lucru, cu fața în jos sau într-un dosar închis. Eliberați mapa între întâlniri.
O tavă pentru documente cu două niveluri ține separate hârtiile care intră de cele care ies. Rutina tăvilor este descrisă în ghidul nostru de organizare, la circuitul hârtiilor cu ajutorul tăvilor, iar accesoriile de birou pentru un cabinet de avocatură tratează hârtiile și dosarele dintr-un cabinet de avocat.
Puneți cărțile de vizită la îndemâna vizitatorului
Suportul pentru cărți de vizită își are locul pe partea vizitatorului, cu cărțile de vizită îndreptate spre oaspete, astfel încât acesta să poată lua una fără să ceară și fără să se întindă peste lucrul dumneavoastră.
Completați suportul înainte să se golească și păstrați în el numai propriile cărți de vizită; cele pe care le primiți merg într-un sertar. Majoritatea seturilor noastre includ un suport pentru cărți de vizită, dar nu toate, așa că verificați lista pieselor incluse de pe pagina produsului.
Dați telefonului un loc fix pe partea dumneavoastră
Un telefon așezat pe mapă, între dumneavoastră și un client, vă atrage privirea în jos de fiecare dată când se aprinde. Puneți-l pe un suport pentru telefon, pe partea de lucru, în afara liniei dintre cele două scaune, cu ecranul înclinat spre dumneavoastră, și treceți-l pe silențios înainte de începerea întâlnirii. O singură privire vă spune atunci dacă un apel poate aștepta.
Pentru a urmări timpul în cursul unei întâlniri, uitați-vă la un ceas de birou, nu la telefon; unele seturi executive au în plus un ceas.
Întoarceți plăcuța cu nume spre vizitator
Plăcuța cu nume este pentru persoana de vizavi, așa că stă la marginea din față a părții vizitatorului și este îndreptată spre scaunul acestuia. Între ea și vizitator nu ar trebui să se afle nimic mai înalt. Verificați de pe scaunul vizitatorului: ambele rânduri trebuie să poată fi citite fără să vă aplecați în față.
De la această distanță, un text scurt se citește cel mai bine: numele pe primul rând, o funcție sau un departament pe al doilea. Ghidul nostru despre ce să scrieți pe o plăcuță cu nume de birou cuprinde formate pentru funcții și titluri.
Plăcuțele noastre cu nume sunt imprimate, nu gravate, pe o plăcuță metalică aurie sau argintie: un nume de cel mult 32 de caractere și, dacă doriți, o funcție de cel mult 36. Ghidul plăcuței cu nume prezintă opțiunile și pașii comenzii. Majoritatea seturilor noastre includ o plăcuță cu nume; vedeți seturile de birou cu plăcuță cu nume personalizată.
Păstrați măsura cu obiectele personale
Unul sau două obiecte personale arată că la birou lucrează un om; mai multe intră în concurență cu întâlnirea. Țineți-le într-un colț din spate al părții de lucru, întoarse spre dumneavoastră, și renunțați la orice nu ați dori să explicați unui client. Seturile Star includ o ramă foto printre piesele asortate, ceea ce îi dă fotografiei un loc bine stabilit. Pentru lămpi, plante și numărul de obiecte decorative pe care îl poate duce un birou de lucru, vedeți ideile noastre de decor pentru birou.
Îndepărtați cablurile și dezordinea din câmpul vizual al vizitatorului
De pe scaunul vizitatorului, spatele echipamentelor dumneavoastră este fața. Dacă biroul este deschis în față, cablurile care atârnă în spatele lui se văd în întregime, așa că legați laolaltă cablurile monitorului, lămpii și încărcătorului și coborâți-le de-a lungul unui singur picior. Niciunul nu ar trebui să traverseze blatul.
Apoi îndepărtați ce nu are ce căuta la o întâlnire: ceștile folosite, corespondența de ieri, foile imprimate răzlețe, notițele adezive, pixurile rătăcite și orice este stivuit la marginea din față. O singură regulă menține ordinea: fiecare obiect de pe blat fie își are locul într-un suport, fie părăsește biroul.
De ce piesele asortate par o singură decizie
Un pahar pentru pixuri dintr-un magazin, o tavă din altul și un suport pentru cărți de vizită primit la o conferință pot arăta bine fiecare în parte. Împreună arată ca niște lucruri care s-au adunat cu timpul. Piesele de aceeași culoare și din același material par alese cu intenție, iar asta este ceea ce reține un vizitator.
Accesoriile profesionale de birou sunt judecate ca grup, iar mapa de birou este piesa cea mai mare, așa că tonul îl dă culoarea ei. Culorile închise au un aer formal, iar negrul se potrivește cu aproape orice finisaj de birou; ghidul nostru despre cum alegeți culoarea unui set de birou prezintă celelalte opțiuni. Cea mai mare parte a gamei noastre este din piele sintetică, iar fiecare pagină de produs precizează materialul.
Trei exemple:
- Setul de birou Star din 14 piese ($400): tavă pentru documente cu două niveluri, suport pentru cărți de vizită cu compartiment pentru agrafe, suport pentru telefon, plăcuță cu nume personalizată pe soclu, ramă foto, suport pentru șervețele și ceas de birou (bateria nu este inclusă), pe mapa de birou de 15,0 × 22,8 inchi (38 × 58 cm).
- Setul de birou Galaxy din 12 piese ($200): tavă pentru documente cu două niveluri, suport pentru cărți de vizită, suport pentru telefon, plăcuță cu nume personalizată pe soclu și trei suporturi pentru pahare, pe mapa de birou de 13,4 × 18,9 inchi (34 × 48 cm).
- Setul de birou Luna din 9 piese, cu plăcuță cu nume ($175): un set compact pe aceeași mapă mai mică, cu suport pentru cărți de vizită, suport pentru telefon, plăcuță cu nume personalizată pe soclu și suport pentru pahar, fără tavă pentru documente.
Pentru a stabili de ce piese are nevoie biroul dumneavoastră, parcurgeți lista de verificare a accesoriilor pentru un birou executiv.
O rutină de amenajare de 10 minute
Faceți acest lucru o dată, apoi repetați-l când biroul începe să se dezorganizeze.
- Eliberați blatul. Luați totul de pe el, în afară de mapa de birou.
- Așezați-vă pe scaunul vizitatorului. Notați cablurile, spatele monitorului și orice blochează privirea.
- Fixați reperul. Centrați mapa de birou în fața scaunului dumneavoastră și scoateți monitorul de pe linia dintre scaune.
- Construiți partea vizitatorului. Plăcuța cu nume la marginea din față, orientată spre exterior, suportul pentru cărți de vizită lângă ea, un suport pentru pahar la îndemâna oaspetelui și un spațiu liber pentru un dosar.
- Construiți partea de lucru. Paharul pentru pixuri, suportul pentru notițe și suportul pentru telefon în jurul mapei; tăvile într-un colț din spate.
- Încheiați cu cablurile și obiectele personale. Legați cablurile și coborâți-le de-a lungul unui singur picior, apoi puneți la loc unul sau două obiecte personale. Tot restul merge într-un sertar sau iese din încăpere.
- Întoarceți-vă pe scaunul vizitatorului. Citiți plăcuța cu nume, întindeți mâna după o carte de vizită și căutați orice hârtie pe care o puteți citi.
Pentru a păstra aranjamentul, folosiți rutina de cinci minute de la sfârșitul zilei din ghidul nostru de organizare.
Lista de verificare pentru biroul la care primiți clienți
Parcurgeți-o de pe scaunul vizitatorului înaintea unei întâlniri importante.
| Verificare | Este în regulă atunci când |
|---|---|
| Plăcuța cu nume | Puteți citi ambele rânduri fără să vă aplecați în față |
| Cărțile de vizită | Puteți lua una fără să vă întindeți peste partea de lucru |
| Hârtiile | Nu se poate citi numele sau documentul niciunui alt client |
| Linia privirii | Între cele două scaune nu stă niciun monitor, nicio tavă și niciun ceas |
| Spațiul vizitatorului | Un dosar și o băutură au fiecare un loc liber |
| Telefonul | Stă pe suportul lui, pe partea de lucru, trecut pe silențios |
| Obiectele personale și cablurile | Unul sau două obiecte stau într-un colț din spate și nu se vede niciun cablu |
| Piesele | Toate se asortează la culoare și material |
Alegeți un set pentru un birou profesional
Un birou la care primiți clienți nu are nevoie de un set mare. Seturile de birou executive au zece piese sau mai multe, iar multe dintre ele adaugă o tavă pentru documente, potrivită pentru un birou la care hârtiile trec dintr-o mână în alta. Pe un birou mic, un set compact care include o plăcuță cu nume și un suport pentru cărți de vizită acoperă partea vizitatorului. Mapele noastre de birou există în două dimensiuni, iar „executiv” nu înseamnă mapa mai mare, așa că verificați dimensiunea mapei pe fiecare pagină de produs; ghidul dimensiunilor mapei de birou vă ajută să alegeți între ele.
Pentru a compara întreaga gamă, vedeți toate seturile de birou și comparați lista pieselor incluse de pe fiecare pagină de produs cu lista de verificare de mai sus înainte de a comanda.
