So richten Sie einen professionellen Büroschreibtisch ein
Die Einrichtung eines professionellen Büroschreibtischs plant man vom Besucherstuhl aus, nicht vom eigenen. Wer Ihnen gegenübersitzt, sieht das Namensschild, die Vorderkante, die Rückseite Ihres Monitors und jedes offen daliegende Blatt Papier und liest all das als Zeichen dafür, wie das Büro geführt wird. Richten Sie den Schreibtisch zuerst für diesen Blick ein und ordnen Sie dann Ihre eigene Arbeit darum herum an.
Die folgenden Schritte behandeln einen Schreibtisch mit Kundenkontakt: seine zwei Seiten, Papiere, Visitenkarten, Handy, Namensschild, persönliche Gegenstände und Kabel, danach eine 10-Minuten-Routine zum Einrichten und eine Checkliste.
Der erste Eindruck beginnt auf dem Besucherstuhl
Bevor Sie etwas verrücken, setzen Sie sich dorthin, wo Ihre Kunden sitzen. Von dort sehen Sie die Rückseite des Monitors und seine Kabel, die Vorderseiten der Ablagen, das oberste Blatt jedes Stapels und alles, was zwischen den beiden Stühlen steht.
Prüfen Sie drei Dinge:
- Wer Sie sind. Ein Besucher sollte Ihren Namen und Titel lesen können, ohne nachzufragen.
- Platz für den Besucher. Eine freie Fläche auf dem Schreibtisch vor seinem Stuhl zeigt, dass der Termin erwartet wurde.
- Sorgfalt mit Papieren. Ein Besucher, der auf einer Mappe den Namen eines anderen Kunden lesen kann, geht davon aus, dass mit seiner eigenen Akte genauso umgegangen wird.
Teilen Sie den Schreibtisch in eine Besucherseite und eine Arbeitsseite
Betrachten Sie die Tischplatte als zwei Streifen: Die Besucherseite ist die Vorderkante, die Ihrem Gast am nächsten liegt, und die Arbeitsseite ist alles in Ihrer eigenen Reichweite. Diese Aufteilung ist die Grundlage der Ordnung im Chefbüro: Die Besucherseite sieht bei jedem Termin gleich aus, und die Arbeit bleibt auf Ihrer Seite.
Was auf die Besucherseite gehört
- Das Namensschild, zum Besucherstuhl gedreht.
- Der Visitenkartenhalter.
- Ein Untersetzer für den Gast, falls Sie Getränke anbieten; mehrere unserer Sets enthalten drei.
- Eine freie Fläche für eine Mappe oder ein Dokument, das unterschrieben werden soll.
Stellen Sie Namensschild und Kartenhalter zusammen an die vordere Ecke, an der Besucher zuerst vorbeikommen, meist die näher an der Tür. Sitzen Ihnen oft zwei Personen gegenüber, rücken Sie beides zur Mitte der Vorderkante.
Was auf der Arbeitsseite bleibt
- Die Schreibtischunterlage, mittig vor Ihrem Stuhl.
- Stiftebecher, Notizzettelhalter und Handyständer.
- Dokumentenablagen und ein Kalenderhalter, zu den hinteren Ecken hin.
Halten Sie die Linie zwischen den beiden Stühlen frei: Schieben Sie den Monitor zur Seite, damit Sie den Besucher ansehen können, ohne sich daran vorbeizulehnen, und halten Sie eine zweistufige Dokumentenablage oder eine Tischuhr von dieser Linie fern. Wo jedes Teil der Arbeitsseite steht, hängt von Ihrer Reichweite und Ihrer Schreibhand ab; unser Ratgeber Schreibtisch organisieren zeigt das im Einzelnen.
Halten Sie Kundenpapiere aus dem Blickfeld
Gehen Sie davon aus, dass ein Besucher alles lesen kann, was offen auf dem Schreibtisch liegt, auch die Beschriftung einer Mappe. Während eines Termins sollte die einzige Akte auf der Schreibtischunterlage der Person auf dem Besucherstuhl gehören. Alles andere kommt in eine Dokumentenablage an einer hinteren Ecke der Arbeitsseite, mit der Schrift nach unten oder in einer geschlossenen Mappe. Räumen Sie die Unterlage zwischen den Terminen frei.
Eine zweistufige Dokumentenablage hält eingehende und ausgehende Papiere getrennt. Die Routine für die Ablagen selbst steht in unserem Ordnungsratgeber unter Papierfluss mit Ablagen, und Schreibtisch-Accessoires für die Anwaltskanzlei behandelt Papiere und Akten in einer Kanzlei.
Stellen Sie Visitenkarten in Reichweite des Besuchers
Der Visitenkartenhalter gehört auf die Besucherseite, mit den Karten zum Gast gewandt, damit ein Besucher sich eine nehmen kann, ohne zu fragen und ohne über Ihre Arbeit hinwegzugreifen.
Füllen Sie den Halter auf, bevor er zur Neige geht, und bewahren Sie darin nur Ihre eigenen Karten auf; Karten, die Sie erhalten, kommen in eine Schublade. Die meisten unserer Sets enthalten einen Visitenkartenhalter, aber nicht alle; prüfen Sie daher den Lieferumfang auf der Produktseite.
Geben Sie dem Handy einen festen Platz auf Ihrer Seite
Ein Handy, das zwischen Ihnen und einem Kunden auf der Unterlage liegt, zieht Ihren Blick jedes Mal nach unten, wenn es aufleuchtet. Stellen Sie es auf einen Handyständer auf der Arbeitsseite, abseits der Linie zwischen den beiden Stühlen, mit dem Display zu Ihnen geneigt, und schalten Sie es stumm, bevor der Termin beginnt. Ein Blick genügt dann, um zu sehen, ob ein Anruf warten kann.
Um während eines Termins die Zeit im Auge zu behalten, schauen Sie auf eine Tischuhr, nicht auf das Handy; einige Executive-Sets enthalten zusätzlich eine Uhr.
Drehen Sie das Namensschild zum Besucher
Das Namensschild ist für die Person auf der anderen Seite des Schreibtischs gedacht; es gehört also an die Vorderkante der Besucherseite und zeigt zu ihrem Stuhl. Nichts Höheres sollte zwischen dem Schild und dem Besucher stehen. Testen Sie es vom Besucherstuhl aus: Beide Zeilen sollten lesbar sein, ohne dass man sich vorbeugt.
Aus dieser Entfernung liest sich ein kurzer Text am besten: Ihr Name in der ersten Zeile, ein Titel oder eine Abteilung in der zweiten. Unser Ratgeber dazu, was auf ein Schreibtisch-Namensschild gehört, enthält Formate für Titel und Qualifikationen.
Unsere Namensschilder werden bedruckt, nicht graviert, und zwar auf einer gold- oder silberfarbenen Metallplatte: ein Name mit bis zu 32 Zeichen und, wenn Sie möchten, ein Titel mit bis zu 36. Der Namensschild-Ratgeber führt die Optionen und die Bestellschritte auf. Die meisten unserer Sets enthalten ein Namensschild; sehen Sie sich die Schreibtischsets mit personalisiertem Namensschild an.
Persönliche Gegenstände in Maßen
Ein oder zwei persönliche Gegenstände zeigen, dass an diesem Schreibtisch ein Mensch arbeitet; mehr davon konkurriert mit dem Gespräch. Stellen Sie sie an eine hintere Ecke der Arbeitsseite, zu sich selbst gedreht, und lassen Sie alles weg, was Sie einem Kunden nicht erklären möchten. Die Star-Sets enthalten einen Bilderrahmen als eines der passenden Teile, der einem Foto einen festen Platz gibt. Zu Lampen, Pflanzen und der Frage, wie viele Dekoobjekte ein Arbeitsschreibtisch verträgt, lesen Sie unsere Deko-Ideen für den Büroschreibtisch.
Räumen Sie Kabel und Unordnung aus dem Blickfeld des Besuchers
Vom Besucherstuhl aus ist die Rückseite Ihrer Geräte die Vorderseite. Ist der Schreibtisch vorn offen, sind Kabel, die dahinter herabhängen, gut zu sehen; binden Sie daher die Kabel von Monitor, Lampe und Ladegerät zusammen und führen Sie sie an einem Tischbein nach unten. Keines sollte über die Tischfläche laufen.
Räumen Sie dann weg, was nicht in einen Termin gehört: benutzte Tassen, die Post von gestern, lose Ausdrucke, Haftnotizen, herumliegende Stifte und alles, was sich an der Vorderkante stapelt. Eine Regel sorgt dafür, dass es so bleibt: Jeder Gegenstand auf der Tischfläche hat entweder seinen Platz in einem Halter oder verlässt den Schreibtisch.
Warum zusammenpassende Teile wie eine einzige Entscheidung wirken
Ein Stiftebecher aus einem Geschäft, eine Ablage aus einem anderen und ein Kartenhalter, den man von einer Konferenz mitgebracht hat, können jeder für sich gut aussehen. Zusammen sehen sie aus wie Dinge, die sich angesammelt haben. Teile in einer Farbe und einem Material wirken geplant, und genau das nimmt ein Besucher wahr.
Professionelle Schreibtisch-Accessoires werden als Gruppe beurteilt, und die Schreibtischunterlage ist das größte Teil; ihre Farbe gibt daher den Ton an. Dunkle Farben wirken förmlich, und Schwarz passt zu fast jeder Schreibtischoberfläche; unser Ratgeber zur Farbwahl beim Schreibtischset behandelt die anderen Möglichkeiten. Der Großteil unseres Sortiments ist aus Kunstleder, und jede Produktseite nennt das Material.
Drei Beispiele:
- Das Star 14-teilige Schreibtischset ($400): zweistufige Dokumentenablage, Visitenkartenhalter mit Büroklammerfach, Handyständer, personalisiertes Namensschild auf Sockel, Bilderrahmen, Taschentuchbox und Tischuhr (Batterie nicht enthalten), auf der Schreibtischunterlage mit 15.0 × 22.8 in (38 × 58 cm).
- Das Galaxy 12-teilige Schreibtischset ($200): zweistufige Dokumentenablage, Visitenkartenhalter, Handyständer, personalisiertes Namensschild auf Sockel und drei Untersetzer, auf der Schreibtischunterlage mit 13.4 × 18.9 in (34 × 48 cm).
- Das Luna 9-teilige Schreibtischset mit Namensschild ($175): ein kompaktes Set auf derselben kleineren Unterlage, mit Visitenkartenhalter, Handyständer, personalisiertem Namensschild auf Sockel und Untersetzer, ohne Dokumentenablage.
Um zu entscheiden, welche Teile Ihr Schreibtisch braucht, gehen Sie die Checkliste für Schreibtisch-Accessoires im Chefbüro durch.
Eine 10-Minuten-Routine zum Einrichten
Machen Sie das einmal und wiederholen Sie es, wenn der Schreibtisch wieder aus der Ordnung gerät.
- Räumen Sie die Tischfläche frei. Nehmen Sie alles herunter außer der Schreibtischunterlage.
- Setzen Sie sich auf den Besucherstuhl. Achten Sie auf die Kabel, die Rückseite des Monitors und alles, was die Sicht versperrt.
- Setzen Sie den Fixpunkt. Legen Sie die Schreibtischunterlage mittig vor Ihren Stuhl und rücken Sie den Monitor aus der Linie zwischen den Stühlen.
- Richten Sie die Besucherseite ein. Namensschild an der Vorderkante mit der Schrift nach außen, Visitenkartenhalter daneben, ein Untersetzer in Reichweite des Gastes und eine freie Fläche für eine Mappe.
- Richten Sie die Arbeitsseite ein. Stiftebecher, Notizzettelhalter und Handyständer rund um die Unterlage; Ablagen an eine hintere Ecke.
- Zum Schluss Kabel und persönliche Gegenstände. Binden Sie die Kabel zusammen und führen Sie sie an einem Tischbein nach unten, dann stellen Sie ein oder zwei persönliche Gegenstände zurück. Alles andere kommt in eine Schublade oder verlässt den Raum.
- Kehren Sie zum Besucherstuhl zurück. Lesen Sie das Namensschild, greifen Sie nach einer Karte und suchen Sie nach Papieren, die Sie lesen können.
Damit die Anordnung erhalten bleibt, nutzen Sie das Fünf-Minuten-Aufräumen am Ende des Tages aus unserem Ordnungsratgeber.
Checkliste für den Schreibtisch mit Kundenkontakt
Gehen Sie sie vor einem wichtigen Termin vom Besucherstuhl aus durch.
| Prüfpunkt | Erfüllt, wenn |
|---|---|
| Namensschild | Sie beide Zeilen lesen können, ohne sich vorzubeugen |
| Visitenkarten | Sie eine nehmen können, ohne über die Arbeitsseite zu greifen |
| Papiere | Kein Name und kein Dokument eines anderen Kunden lesbar ist |
| Sichtlinie | Kein Monitor, keine Ablage und keine Uhr zwischen den beiden Stühlen steht |
| Platz für den Besucher | Eine Mappe und ein Getränk je einen freien Platz haben |
| Handy | Es stummgeschaltet auf seinem Ständer auf der Arbeitsseite steht |
| Persönliche Gegenstände und Kabel | Ein oder zwei Gegenstände an einer hinteren Ecke stehen und kein Kabel zu sehen ist |
| Teile | Alle in Farbe und Material zusammenpassen |
Ein Set für einen professionellen Büroschreibtisch wählen
Ein Schreibtisch mit Kundenkontakt braucht kein großes Set. Executive-Schreibtischsets haben zehn Teile oder mehr, und viele davon enthalten zusätzlich eine Dokumentenablage, was zu einem Schreibtisch passt, an dem Papiere den Besitzer wechseln. Auf einem kleinen Schreibtisch deckt ein kompaktes Set mit Namensschild und Visitenkartenhalter die Besucherseite ab. Unsere Schreibtischunterlagen gibt es in zwei Größen, und Executive bedeutet nicht die größere; prüfen Sie daher die Größe der Unterlage auf jeder Produktseite. Der Größenratgeber Schreibtischunterlage hilft Ihnen bei der Wahl zwischen beiden.
Um das gesamte Sortiment zu vergleichen, sehen Sie sich alle Schreibtischsets an und gleichen Sie vor der Bestellung den Lieferumfang auf jeder Produktseite mit der Checkliste oben ab.
