おそろいのデスクセットでデスクを整理する方法

デスクを整理する方法へのいちばんシンプルな答えは、すべての物を、手を伸ばす頻度で分けることです。毎日使う道具は椅子に座ったまま前腕を動かせば届く範囲に、週に何度か使う物は腕を伸ばせば届く距離に置き、それ以外はすべてデスクの上から片づけます。おそろいのデスクセットが役立つのは、どのアイテムにも一つの役割と一つの定位置があるからです。

このガイドでは、手の届く範囲によるゾーン分け、右利きと左利きそれぞれのアイテムの置き場所、トレーを使ったシンプルな書類の流れ、スマホとそのケーブル、そして一日の終わりの五分間リセットを取り上げます。ここで紹介するデスク整理のアイデアは、セットが四点でも十二点を超えていても使えます。

まずは手の届く範囲のゾーンから

人間工学のガイドでは、手を伸ばす距離によってデスクをゾーンに分けることがよくあります。メジャーは必要ありません。ご自分の腕が物差しになります。

• メインゾーン：ひじを体の横に近づけたまま、前腕が届く範囲です。キーボード、ノート、デスクパッドはここに置き、いま使っているペンのように数分おきに触れる物も置きます。
• サブゾーン：身を乗り出さずに、腕をまっすぐ伸ばせば届く範囲です。一日に何度か使う物はここに置きます。ペンカップ、メモホルダー、スマホスタンド、そして飲み物用のコースターです。
• 外側ゾーン：身を乗り出したり体を伸ばしたりしないと届かない範囲です。書類トレー、置き時計、フォトフレーム、ネームプレートはここ、つまり奥の縁沿いか角に置きます。

デスクパッドがレイアウトの基点になります。椅子の正面の中央に置き、ほかのアイテムはパッドの上ではなく、まわりに配置します。当店のパッドは二種類のサイズで、13.4 × 18.9インチ（34 × 48 cm）と15.0 × 22.8インチ（38 × 58 cm）です。どちらがご自分のデスクに合うかわからない場合は、デスクパッドのサイズガイドで測り方を説明しています。

アイテムごとに見るデスクの整理方法

次に、デスクオーガナイザーセットのすべてのアイテムに、決まった定位置を与えます。以下は、右利きの方のための基本のレイアウトです。お持ちのセットにないアイテムの行は飛ばしてください。初めて見るアイテム名があれば、デスクセットの各アイテムの用途をご覧ください。

右利き用と左利き用のレイアウト

この表の背景にある決まりはシンプルです。手に持つ物は利き手側に、ちらりと見るだけの物や応答するだけの物は反対側に置きます。左利きの方は、レイアウトを左右反転させてください。ペンカップとメモホルダーを左に、スマホスタンドとコースターを右に、書類トレーを左奥の角に置きます。

すべてを配置したら、いくつか確認しておきたい点があります。

• 飲み物は、ご自分とペンカップの間には決して置かないでください。そうすれば、ペンに手を伸ばしたときに倒すことがありません。
• マウスはペンカップと同じ利き手側に置くことになるため、ペンカップは少し奥に置きます。当店のセットにはマウスパッドが付くものもあり、その場合はデスクパッドの横の利き手側に置きます。
• セットに二本用ペンスタンドがあるなら、それも利き手側に置き、ペンカップは予備のペン、蛍光ペン、はさみ用に使いましょう。

トレーで書類の流れを作る

ばらばらの書類は、片づいたデスクがまた散らかった状態に戻ってしまう、いちばんの近道の一つです。オフィスのデスクの整理は、すべての書類が一方向に動くようにすると、ずっと楽になります。受け取り、次に要対応、そして完了という流れです。

1. 受け取り：新しい郵便物、印刷物、誰かから手渡された物です。二段書類トレーなら、上の段を使います。
2. 要対応：目を通したうえで、まだ対応が必要な書類です。下の段を使えば、進行中の仕事がいつも同じ場所にあります。
3. 完了：ファイルする、署名する、または返すのを待っている、処理済みの物です。一段書類トレーがあればここで役立ちます。なければ、デスクの角の一か所を空けておき、席を離れる前に空にしましょう。

短い覚え書きは、パッドの上に散らばらせず、メモホルダーにまとめます。セットにカレンダーホルダーがあるなら、締め切りはそこに書き込みましょう。そうすれば、何をするかはトレーが、いつするかはカレンダーが教えてくれます。Star 11点デスクセット 二段トレー付きは、15.0 × 22.8インチ（38 × 58 cm）のパッドをベースに、二段書類トレーとメモホルダー、カレンダーホルダーを組み合わせた一例です。

スマホとケーブルに定位置を

デスクに平らに置いたスマホは、あちこちに動き、書類の下にもぐり込み、充電ケーブルを仕事の上に引きずりがちです。スマホスタンドがあれば位置が決まり、画面も見える状態に保てます。

• スタンドは利き手と反対の側、サブゾーンの、パッドのすぐ外に置きます。
• 充電ケーブルがすでに届く場所を選びましょう。そうすれば、ケーブルはパッドの上を横切らず、壁のほうへまっすぐ戻ります。
• ケーブルは奥の列のアイテムの後ろを通し、デスクの脚に沿って下ろします。作業スペースの中は決して通しません。

小さめのデスクには、Vega 9点デスクセットがあります。スマホスタンドに加えて、メモホルダー、ペンカップ、3 × コースター、カレンダーホルダー、名刺ホルダーが入り、すべて13.4 × 18.9インチ（34 × 48 cm）のパッドに収まります。

一日の終わりの五分間リセット

デスクの整理方法を知ることは、仕事の半分です。その状態を保つことが、残りの半分です。デスクを離れる前に、次のチェックリストを順に確認しましょう。

1. すべてのペンをペンカップかペンスタンドに戻します。
2. ばらばらの書類を、受け取り、要対応、完了のうち正しい場所に移します。
3. 完了のトレーまたは置き場所を空にし、終わった物をファイルします。
4. メモホルダーを更新します。用の済んだメモを捨て、明日の最初の仕事をいちばん上に書きます。
5. カップやグラスを下げ、必要ならコースターを拭きます。
6. スマホをスタンドに戻し、充電ケーブルをつなぎます。
7. デスクパッドのほこりを払い、椅子の正面にまっすぐ置き直します。

これを毎日続ければ、小さな山が大きな山になる前に、毎朝すっきりしたデスクから始められます。書類が山になる、ペンがあちこちに行くなど、同じ問題が繰り返し起きる場合は、デスク整理のアイデアに、番号付きの解決策のリストがありますので、そこから選んでください。

よくある質問

デスクに常に置いておくべき物は何ですか？

毎日使う物だけです。デスクパッド、書く道具、書き留める物、そして飲み物の置き場所です。それ以外の物は、少なくとも週に数回は使うことで、その場所に置く価値があるかどうかが決まります。

おそろいのセットは本当に整理に役立ちますか？

はい。各アイテムに決まった用途があるため、物をどこに戻すかがはっきりするからです。自宅の小さなデスクで仕事をしている方は、ホームオフィス向けコンパクトデスクセットのアイデアをご覧ください。お客様や来客がデスクに座る場合は、プロフェッショナルなオフィスデスクの整え方をご覧ください。

何点必要ですか？

当店のセットは4点からで、アイテムは一つひとつ数えるため、3 × コースターは三点と数えます。小さなデスクには通常、四点から九点のコンパクトデスクセットがよく合います。トレーや時計を置く余裕のある大きなデスクなら、十点以上でも収まります。デスクの種類ごとに必要なオーガナイザーについては、デスクオーガナイザーセットの選び方をご覧ください。

レイアウトに合うセットを見つける

毎日の習慣の中で実際に使うアイテムがわかったら、すべてのデスクセットをご覧になり、パッドサイズやカラーで絞り込んでください。トレー、時計、ネームプレートを置く余裕のある大きめのデスクには、十点からのエグゼクティブデスクセットがあります。