プロフェッショナルなオフィスデスクの整え方
プロフェッショナルなオフィスデスクのレイアウトは、自分の椅子からではなく、来客用の椅子から考えます。デスクの向かいに座る人の目に入るのは、ネームプレート、デスクの手前の縁、モニターの背面、そして表を上にして置かれた書類です。相手はそのすべてを、このオフィスの仕事ぶりを示すものとして受け取ります。まずその眺めに合わせてデスクを整え、そのうえで自分の作業を収めていきましょう。
以下では、お客様と向き合うデスクについて、デスクの二つの側、書類、名刺、スマートフォン、ネームプレート、私物、ケーブルの順に説明し、最後に10分でできる手順とチェックリストを紹介します。
第一印象は来客用の椅子から始まる
何かを動かす前に、お客様が座る場所に座ってみてください。そこから見えるのは、モニターの背面とそのケーブル、トレーの正面、積まれた書類それぞれの一番上の一枚、そして二つの椅子の間に立っているものです。
次の三つを確認します。
- あなたが誰なのか。来客が尋ねなくても、あなたの名前と肩書きを読めるようにします。
- 来客のためのスペース。来客の椅子の前に何も置かれていないスペースがあれば、この面談が予定されていたことが伝わります。
- 書類への配慮。フォルダーに書かれた別のお客様の名前が読めてしまうと、来客は自分の書類も同じように扱われると考えます。
デスクを来客側と作業側に分ける
デスクの天板を二つの帯として考えます。来客側は来客に最も近い手前の縁、作業側は自分の手が届く範囲のすべてです。この区分が、エグゼクティブのオフィス整理の基本になります。来客側はどの面談でも同じ見た目を保ち、仕事は自分の側にとどめます。
来客側に置くもの
- ネームプレート。来客用の椅子に向けて置きます。
- 名刺ホルダー。
- 飲み物を出すなら、来客用のコースター。当店のセットには、コースターが三枚入っているものがいくつかあります。
- フォルダーや署名する書類を置くための空いたスペース。
ネームプレートと名刺ホルダーは、来客が最初に通る手前の角にまとめます。たいていはドアに近いほうの角です。向かいに二人が座ることが多い場合は、どちらも手前の縁の中央寄りに移します。
作業側に残すもの
- デスクパッド。自分の椅子の正面中央に置きます。
- ペンカップ、メモホルダー、スマホスタンド。
- 書類トレーとカレンダーホルダー。奥の角寄りに置きます。
二つの椅子を結ぶ線上は空けておきます。モニターを片側にずらして、のぞき込まなくても来客と向き合えるようにし、二段書類トレーや置き時計もその線上に置かないようにします。作業側の各アイテムをどこに置くかは、手の届く範囲と利き手によって決まります。詳しくはデスクの整理方法のガイドで説明しています。
お客様の書類を人目に触れさせない
デスクに表を上にして置かれたものは、フォルダーのラベルも含めて、来客にすべて読まれると考えてください。面談中にデスクパッドの上に置くファイルは、椅子に座っているその人のものだけにします。それ以外はすべて、作業側の奥の角にある書類トレーに、伏せるか、閉じたフォルダーに入れて収めます。予約と予約の間に、パッドの上を片付けましょう。
二段書類トレーがあれば、届いた書類と出す書類を分けておけます。トレーを使った手順そのものは、整理ガイドのトレーを使った書類の流れの項目で説明しています。法律事務所での書類やファイルの扱いについては、法律事務所のデスクアクセサリーをご覧ください。
名刺は来客の手が届く場所に置く
名刺ホルダーは来客側に、名刺を来客に向けて置きます。そうすれば来客は、尋ねたり、あなたの作業スペース越しに手を伸ばしたりせずに一枚取ることができます。
ホルダーは残りが少なくなる前に補充し、自分の名刺だけを入れておきます。受け取った名刺は引き出しにしまいます。当店のセットの多くには名刺ホルダーが含まれていますが、すべてではありません。商品ページの「セット内容」のリストをご確認ください。
スマートフォンは自分の側の決まった場所に置く
あなたとお客様の間のパッドの上にスマートフォンが置かれていると、画面が光るたびに視線が下に引き寄せられます。作業側のスマホスタンドに立て、二つの椅子を結ぶ線から外し、画面を自分のほうに傾けておきましょう。面談が始まる前に消音にします。そうすれば、ひと目見るだけで、その電話を後回しにできるかどうかがわかります。
面談中に時間を確かめるときは、スマートフォンではなく置き時計を見ます。エグゼクティブセットの中には、時計が加わるものもあります。
ネームプレートを来客に向ける
ネームプレートはデスクの向かいに座る人のためのものです。ですから来客側の手前の縁に、相手の椅子に向けて置きます。ネームプレートと来客の間には、それより背の高いものを置かないようにします。来客用の椅子から確かめてみてください。身を乗り出さなくても、二行とも読めるはずです。
その距離からは、短い文言が最も読みやすくなります。一行目にお名前、二行目に肩書きまたは部署名です。デスクネームプレートに入れる文言のガイドに、肩書きや資格の書き方をまとめています。
当店のネームプレートは、ゴールドまたはシルバーの金属プレートに印刷するもので、刻印ではありません。お名前は32文字まで、ご希望であれば肩書きを36文字まで入れられます。選択肢と注文の手順はネームプレートガイドに記載しています。当店のセットの多くにはネームプレートが含まれています。名入れネームプレート付きデスクセットをご覧ください。
私物は控えめに
私物が一つか二つあると、そのデスクで人が働いていることが伝わります。それより多いと、面談の邪魔になります。私物は作業側の奥の角に、自分のほうへ向けて置き、お客様に説明したくないものは置かないようにします。Starのセットには、お揃いのアイテムの一つとしてフォトフレームが含まれており、写真の置き場所が一か所に決まります。ランプや植物、そして仕事用のデスクに置ける飾りの数については、オフィスデスクのデコレーションアイデアをご覧ください。
ケーブルと散らかったものを来客の視界から片付ける
来客用の椅子から見ると、機器の背面が正面になります。デスクの前面が開いていれば、後ろに垂れ下がったケーブルは丸見えです。モニター、ランプ、充電器のケーブルを一つに束ね、脚の一本に沿わせて下ろしましょう。天板の上を横切るケーブルは一本もないようにします。
次に、面談にふさわしくないものを片付けます。使い終わったカップ、昨日の郵便物、ばらばらのプリント、付箋、置きっぱなしのペン、手前の縁に積まれたものなどです。その状態を保つルールは一つです。天板の上にあるものは、ホルダーに収まるか、デスクから離れるかのどちらかにします。
お揃いのアイテムが一つの判断として映る理由
ある店で買ったペンカップ、別の店で買ったトレー、会議でもらった名刺ホルダー。どれも単体では悪くないかもしれません。けれども並べると、たまたま集まったものに見えます。カラーと素材が揃ったアイテムは計画されたものに見え、来客が受け取るのはその印象です。
プロフェッショナルなデスクアクセサリーは、ひとまとまりとして評価されます。その中で最も大きいのがデスクパッドなので、その色が全体の雰囲気を決めます。濃い色はフォーマルに見え、ブラックはほとんどどんなデスクの仕上げにも合います。そのほかの選択肢は、デスクセットのカラーの選び方のガイドで取り上げています。当店の商品の大半は合成皮革で、素材は各商品ページに記載しています。
三つの例を挙げます。
- Star 14点デスクセット（$400）：二段書類トレー、クリップ入れ付き名刺ホルダー、スマホスタンド、名入れネームプレート台、フォトフレーム、ティッシュケース、置き時計（電池は付属しません）が、15.0 × 22.8インチ（38 × 58 cm）のデスクパッドに載ります。
- Galaxy 12点デスクセット（$200）：二段書類トレー、名刺ホルダー、スマホスタンド、名入れネームプレート台、コースター三枚が、13.4 × 18.9インチ（34 × 48 cm）のデスクパッドに載ります。
- Luna 9点デスクセット ネームプレート付き（$175）：同じ小さいほうのパッドを使うコンパクトなセットで、名刺ホルダー、スマホスタンド、名入れネームプレート台、コースターが付き、書類トレーはありません。
自分のデスクにどのアイテムが必要かを決めるには、エグゼクティブオフィスのデスクアクセサリーチェックリストを順に確認してみてください。
10分でできるセットアップの手順
一度行ったら、デスクが乱れてきたときに繰り返します。
- 天板の上を空にする。デスクパッド以外のものをすべて下ろします。
- 来客用の椅子に座る。ケーブル、モニターの背面、視界をさえぎるものを確認します。
- 基準を決める。デスクパッドを自分の椅子の正面中央に置き、モニターを二つの椅子を結ぶ線から外します。
- 来客側をつくる。ネームプレートを手前の縁に外向きに置き、その隣に名刺ホルダー、来客の手が届く場所にコースター、そしてフォルダー用の空いたスペースを用意します。
- 作業側をつくる。ペンカップ、メモホルダー、スマホスタンドをパッドの周りに置き、トレーは奥の角に置きます。
- ケーブルと私物で仕上げる。ケーブルを束ねて脚の一本に沿わせて下ろし、私物を一つか二つ戻します。それ以外はすべて引き出しにしまうか、部屋の外に出します。
- 来客用の椅子に戻る。ネームプレートを読み、名刺に手を伸ばし、読める書類がないかを確かめます。
このレイアウトを保つには、整理ガイドの一日の終わりの五分間リセットを活用してください。
お客様と向き合うデスクのチェックリスト
大切な面談の前に、来客用の椅子から確認します。
| 確認項目 | 合格の条件 |
|---|---|
| ネームプレート | 身を乗り出さなくても二行とも読める |
| 名刺 | 作業側に手を伸ばさなくても一枚取れる |
| 書類 | ほかのお客様の名前や書類が読めない |
| 視線 | 二つの椅子の間にモニター、トレー、時計が立っていない |
| 来客のスペース | フォルダーと飲み物のそれぞれに空いた置き場所がある |
| スマートフォン | 作業側のスタンドに立ててあり、消音になっている |
| 私物とケーブル | 私物は一つか二つが奥の角にあり、ケーブルは一本も見えない |
| アイテム | すべてのカラーと素材が揃っている |
プロフェッショナルなオフィスデスクに合うセットを選ぶ
お客様と向き合うデスクに、大きなセットは必要ありません。エグゼクティブデスクセットは十点以上で、その多くには書類トレーが加わるため、書類のやり取りがあるデスクに向いています。小さなデスクなら、ネームプレートと名刺ホルダーを含むコンパクトなセットで来客側をまかなえます。当店のデスクパッドは二種類のサイズがあり、エグゼクティブだからといって大きいほうとは限りません。各商品ページでパッドのサイズをご確認ください。デスクパッドのサイズガイドが、どちらを選ぶかの参考になります。
全商品を比較するには、すべてのデスクセットをご覧ください。ご注文の前に、各商品ページの「セット内容」のリストを上のチェックリストと照らし合わせましょう。
