Presenter på Administrative Professionals Day till en assistents skrivbord

Presenter på Administrative Professionals Day går till administrativa assistenter och chefsassistenter, kontorschefer, receptionister och koordinatorer: de vars skrivbord resten av kontoret passerar. Det är därför en skrivbordspresent passar tillfället: deras skrivbord är ett arbetsredskap och ofta det första en besökare ser. Den här guiden matchar idéerna med den typ av skrivbord som din kollega faktiskt har.

Vad som passar dagen

Dagen är ett tack från en chef, ett team eller hela kontoret. Ett kort med ett konkret tack är grunden. En lunch är vanlig. En bestående present är valfri, och när det finns en ska den vara till personen, inte till kontoret: en ny häftapparat från kontorsmaterialbudgeten är ingen present.

En regel gäller särskilt för det här tillfället: be inte den som ska tackas att beställa sin egen present. Administrativ personal sköter oftast kontorets inköp, och det är lätt att lämna över uppgiften till dem utan att tänka sig för. Någon annan lägger den här beställningen.

Presentidéer efter typ av skrivbord

Receptionen

Ett receptionsskrivbord är vänt mot besökare hela dagen, och det som står på det talar för organisationen.

• En namnskylt. Besökare vill veta vem de pratar med. En personlig namnskylt för skrivbordet besvarar det innan någon frågar, och den kan beställas för sig.
• En korthållare och en pennkopp. Företagets kort inom räckhåll för en besökare, och pennor som inte ligger lösa på disken.
• Ett matchande set med musmatta. En reception är också ett datorskrivbord. Venus 12-delars skrivbordsset med musmatta ($165) har ett skrivbordsunderlägg i den mindre storleken, en matchande musmatta, en visitkortshållare, ett telefonställ, en pennkopp, en memohållare, en namnskyltssockel med två pennor och tre glasunderlägg.

Hur ett skrivbord som är vänt mot besökare bör ställas i ordning tas upp i hur du ställer i ordning ett professionellt kontorsskrivbord.

Chefsassistentens skrivbord

Det här skrivbordet flyttar papper och beslut mellan andra människor. Dess problem är flödet: vad som har kommit in, vad som väntar på en underskrift, vad som är klart att gå ut.

• En brevkorg i två våningar. Två våningar ger ”in” och ”ut” var sin plats. Luna 10-delars skrivbordsset med brevkorg i två våningar ($225) kombinerar en sådan med ett skrivbordsunderlägg, en pennkopp, en memohållare, en visitkortshållare, ett telefonställ, en namnskyltssockel med två pennor och ett glasunderlägg.
• En memohållare vid telefonen. Meddelanden skrivs ner mitt i andra uppgifter. Hållaren är bara själva hållaren; papper ingår inte.
• En matchning med chefens kontor. Om chefens skrivbord har ett set gör samma modell och färg utanför dörren att de två skrivborden uppfattas som ett kontor.

Kontorschefens skrivbord

På en kontorschefs skrivbord samlas allt: leveranser att kvittera, nycklar, scheman, frågor. Det som hjälper är delar som tar hand om var sin kategori.

• En kalenderhållare och en korthållare. Star 10-delars skrivbordsset med fotoram ($225) innehåller en kalenderhållare, en visitkortshållare med gemfack, en fotoram och en namnskyltssockel med två pennor på det större skrivbordsunderlägget. Kalenderblad ingår inte.
• Behövs ingen namnskylt? Vega 9-delars skrivbordsset ($160) har en kalenderhållare, en visitkortshållare, ett telefonställ och tre glasunderlägg, utan platta.

En delad administrativ yta

Där flera personer delar en rad skrivbord ger du alla samma sak. En del var i samma modell gör det rättvist och får ytan att se planerad ut. Vår sida om skrivbordstillbehör styckvis visar vad som kan beställas styckvis.

Formulering på namnskylten för administrativa roller

Titlarna på det här området varierar mellan organisationer och förändras över tid, och skillnaden spelar roll för den som bär en. Kopiera titeln från e-postsignaturen; korta inte ”Executive Assistant” till ”Assistant” och skriv inte ”Secretary” om det inte är den titel som används.

Några format som ryms på plattan, som tillåter 32 tecken för namnet och 36 för en valfri titel:

• ”Denise Carter” med ”Executive Assistant to the CEO”
• ”Front Desk Coordinator” som titelrad
• ”Office Manager” som titelrad

Alla set under skrivbordsset med namnskylt har en, och texten trycks på dess metallplatta exakt som den skrivs; den graveras inte. Avdelningsrader och längre titlar tas upp i vad du ska skriva på en namnskylt för skrivbordet.

Från en chef eller från teamet

• Från en chef: det här är den naturliga riktningen, och chefen eller företaget betalar. Samla inte in pengar från teamet till en present som bara bär ditt namn.
• Från ett team: lägg ihop små frivilliga belopp och skriv under ett kort. En assistent som stöttar sex personer ska inte få sex konkurrerande presenter.
• Flera administrativa medarbetare: behandla dem lika. Samma present till var och en, med deras eget namn, gör att du slipper rangordna människor som arbetar sida vid sida. Mer om rättvisa inom ett team finns i presenter för att uppmärksamma medarbetare.

Inför beställningen

1. Kontrollera stavningen av namnet och den exakta titeln mot något som personen själv har skrivit.
2. Beställ i god tid före dagen. Fraktpolicyn anger uppskattningar, inte leveransdatum.
3. Låt paketet adresseras till någon annan än mottagaren om det är hen som öppnar kontorets post.
4. Korrekturläs texten i varukorgen innan du går till kassan. Om du hittar ett fel efter beställningen, säg till oss direkt via kontaktsidan: vi kan ändra det tills beställningen har skickats, men inte därefter.

Vanliga frågor

Liknar en skrivbordspresent för mycket kontorsutrustning?

Inte när den är vald för en viss person och bär hens namn. Utrustning hör till skrivbordet; det här hör till personen och följer med om hen flyttar.

Vad gör jag om assistenten arbetar på distans?

Välj ett kompakt set eller en enstaka del, och kom överens om en leveransadress med hen. En överraskning är inte värd att man gissar var någon bor.