Så ordnar du ett professionellt kontorsskrivbord
Ett professionellt kontorsskrivbord planeras från besöksstolen, inte från din egen. Personen på andra sidan skrivbordet ser namnskylten, framkanten, skärmens baksida och alla papper som ligger med texten uppåt, och läser allt detta som ett tecken på hur kontoret sköts. Ordna skrivbordet för den vyn först, och anpassa sedan ditt eget arbete efter den.
Stegen nedan gäller ett skrivbord där du tar emot klienter: dess två sidor, papper, visitkort, telefon, namnskylt, personliga föremål och kablar, och därefter en rutin på 10 minuter och en checklista.
Det första intrycket börjar i besöksstolen
Innan du flyttar på något, sätt dig där dina klienter sitter. Därifrån ser du skärmens baksida och dess kablar, brevkorgarnas framsidor, det översta bladet i varje hög och allt som står mellan de två stolarna.
Kontrollera tre saker:
- Vem du är. En besökare ska kunna läsa ditt namn och din titel utan att fråga.
- Plats för besökaren. En fri yta på skrivbordet framför besökarens stol visar att mötet var väntat.
- Omsorg om papper. En besökare som kan läsa en annan klients namn på en mapp utgår från att den egna akten behandlas på samma sätt.
Dela upp skrivbordet i en besökssida och en arbetssida
Se skrivbordsytan som två remsor: besökssidan är framkanten närmast din gäst, och arbetssidan är allt som du själv når. Den här uppdelningen är grunden för ordningen på ett chefskontor: besökssidan ser likadan ut vid varje möte, och arbetet stannar på din sida.
Det här hör hemma på besökssidan
- Namnskylten, vänd mot besöksstolen.
- Visitkortshållaren.
- Ett glasunderlägg för gästen, om du bjuder på något att dricka; i flera av våra set ingår tre.
- En fri yta för en mapp eller ett dokument som ska skrivas under.
Samla namnskylten och korthållaren vid det främre hörn som besökare passerar först, oftast det som är närmast dörren. Om två personer ofta sitter mittemot dig flyttar du båda mot mitten av framkanten.
Det här stannar på arbetssidan
- Skrivbordsunderlägget, centrerat framför din stol.
- Pennkoppen, memohållaren och telefonstället.
- Brevkorgar och en kalenderhållare, mot de bakre hörnen.
Håll linjen mellan de två stolarna fri: skjut skärmen åt ena sidan så att du kan vända dig mot besökaren utan att luta dig förbi den, och håll en brevkorg i två våningar eller en bordsklocka borta från den linjen. Var varje del på arbetssidan ska stå beror på din räckvidd och vilken hand du skriver med; vår guide om hur du organiserar ditt skrivbord går igenom det.
Håll klientpapper utom synhåll
Utgå från att en besökare kan läsa allt som ligger med texten uppåt på skrivbordet, även etiketten på en mapp. Under ett möte ska den enda akten på skrivbordsunderlägget tillhöra personen i stolen. Allt annat läggs i en brevkorg vid ett bakre hörn på arbetssidan, med texten nedåt eller i en stängd mapp. Töm underlägget mellan bokade möten.
En brevkorg i två våningar håller isär inkommande och utgående papper. Själva rutinen för brevkorgarna finns i vår organiseringsguide, under pappersflöde med brevkorgar, och skrivbordstillbehör för en advokatbyrå tar upp papper och akter för en juridisk verksamhet.
Ställ visitkorten inom räckhåll för besökaren
Visitkortshållaren hör hemma på besökssidan, med korten vända mot gästen, så att en besökare kan ta ett utan att fråga och utan att sträcka sig över ditt arbete.
Fyll på hållaren innan korten börjar ta slut, och ha bara dina egna kort i den; kort som du får läggs i en låda. I de flesta av våra set ingår en visitkortshållare, men inte i alla, så kontrollera listan över vad som ingår på produktsidan.
Ge telefonen en fast plats på din sida
En telefon som ligger på underlägget mellan dig och en klient drar ner blicken varje gång den lyser upp. Ställ den i ett telefonställ på arbetssidan, bort från linjen mellan de två stolarna, med skärmen vinklad mot dig, och stäng av ljudet innan mötet börjar. Då räcker en blick för att se om ett samtal kan vänta.
För att hålla koll på tiden under ett möte tittar du på en bordsklocka, inte på telefonen; i vissa Executive-set ingår en klocka.
Vänd namnskylten mot besökaren
Namnskylten är till för personen på andra sidan skrivbordet, så den står vid framkanten på besökssidan, vänd mot besökarens stol. Inget högre ska stå mellan den och besökaren. Testa från besöksstolen: båda raderna ska gå att läsa utan att luta sig fram.
Kort text läses bäst på det avståndet: ditt namn på första raden, en titel eller avdelning på den andra. Vår guide om vad som ska stå på en namnskylt för skrivbordet har format för titlar och examina.
Våra namnskyltar är tryckta, inte graverade, på en metallplatta i guld eller silver: ett namn på högst 32 tecken och, om du vill, en titel på högst 36. Namnskyltsguiden listar alternativen och beställningsstegen. I de flesta av våra set ingår en namnskylt; bläddra bland skrivbordsset med personlig namnskylt.
Var måttlig med personliga föremål
Ett eller två personliga föremål visar att en människa arbetar vid skrivbordet; fler än så konkurrerar med mötet. Ha dem vid ett bakre hörn på arbetssidan, vinklade mot dig själv, och utelämna allt som du inte skulle vilja förklara för en klient. I Star-seten ingår en fotoram som en av de matchande delarna, vilket ger ett foto en bestämd plats. För lampor, växter och hur många prydnadsföremål ett arbetsskrivbord tål, se våra inredningsidéer för kontorsskrivbordet.
Rensa bort kablar och röra ur besökarens synfält
Från besöksstolen är baksidan av din utrustning framsidan. Om skrivbordet är öppet framtill syns kablar som hänger bakom det tydligt, så bunta ihop kablarna till skärmen, lampan och laddaren och dra dem längs ett av benen. Ingen kabel ska korsa bordsytan.
Plocka sedan undan det som inte hör hemma i ett möte: använda koppar, gårdagens post, lösa utskrifter, klisterlappar, kringspridda pennor och allt som har staplats vid framkanten. En regel håller det så: varje föremål på ytan har antingen sin plats i en hållare eller lämnar skrivbordet.
Därför uppfattas matchande delar som ett enda beslut
En pennkopp från en butik, en brevkorg från en annan och en korthållare som följde med hem från en konferens kan var och en se bra ut för sig. Tillsammans ser de ut som saker som har samlats på hög. Delar i en färg och ett material ser planerade ut, och det är det en besökare lägger märke till.
Professionella skrivbordstillbehör bedöms som en grupp, och skrivbordsunderlägget är den största delen, så dess färg anger tonen. Mörka färger ser formella ut, och svart passar nästan vilken skrivbordsyta som helst; vår guide om hur du väljer färg på ett skrivbordsset tar upp de övriga alternativen. Det mesta i vårt sortiment är i konstläder, och varje produktsida anger materialet.
Tre exempel:
- Star 14-delars skrivbordsset ($400): brevkorg i två våningar, visitkortshållare med gemfack, telefonställ, personlig namnskylt på sockel, fotoram, näsdukshållare och bordsklocka (batteri ingår inte), på skrivbordsunderlägget på 15.0 × 22.8 tum (38 × 58 cm).
- Galaxy 12-delars skrivbordsset ($200): brevkorg i två våningar, visitkortshållare, telefonställ, personlig namnskylt på sockel och tre glasunderlägg, på skrivbordsunderlägget på 13.4 × 18.9 tum (34 × 48 cm).
- Luna 9-delars skrivbordsset med namnskylt ($175): ett kompakt set på samma mindre underlägg, med visitkortshållare, telefonställ, personlig namnskylt på sockel och glasunderlägg, och utan brevkorg.
För att avgöra vilka delar ditt skrivbord behöver, gå igenom checklistan för skrivbordstillbehör på chefskontoret.
En rutin på 10 minuter
Gör detta en gång, och upprepa det sedan när skrivbordet börjar glida ur ordning.
- Töm ytan. Ta bort allt utom skrivbordsunderlägget.
- Sätt dig i besöksstolen. Notera kablarna, skärmens baksida och allt som skymmer sikten.
- Placera ankaret. Centrera skrivbordsunderlägget framför din stol och flytta skärmen bort från linjen mellan stolarna.
- Bygg upp besökssidan. Namnskylten vid framkanten, vänd utåt, visitkortshållaren bredvid den, ett glasunderlägg inom räckhåll för gästen och en fri yta för en mapp.
- Bygg upp arbetssidan. Pennkopp, memohållare och telefonställ runt underlägget; brevkorgar vid ett bakre hörn.
- Avsluta med kablar och personliga föremål. Bunta ihop kablarna och dra dem längs ett av benen, och ställ sedan tillbaka ett eller två personliga föremål. Allt annat läggs i en låda eller lämnar rummet.
- Gå tillbaka till besöksstolen. Läs namnskylten, sträck dig efter ett kort och leta efter papper som du kan läsa.
För att hålla kvar ordningen använder du återställningen på fem minuter vid dagens slut i vår organiseringsguide.
Checklista för ett skrivbord där du tar emot klienter
Gå igenom den från besöksstolen före ett viktigt möte.
| Kontroll | Godkänt när |
|---|---|
| Namnskylt | Du kan läsa båda raderna utan att luta dig fram |
| Visitkort | Du kan ta ett utan att sträcka dig över arbetssidan |
| Papper | Ingen annan klients namn eller dokument går att läsa |
| Siktlinje | Ingen skärm, brevkorg eller klocka står mellan de två stolarna |
| Besökarens yta | En mapp och en dryck har var sin fri plats |
| Telefon | Den står i sitt ställ på arbetssidan, med ljudet avstängt |
| Personliga föremål och kablar | Ett eller två föremål står vid ett bakre hörn och ingen kabel syns |
| Delar | Alla matchar i färg och material |
Välj ett set för ett professionellt kontorsskrivbord
Ett skrivbord där du tar emot klienter behöver inte ett stort set. Executive-skrivbordsset har tio delar eller fler, och många av dem har dessutom en brevkorg, vilket passar ett skrivbord där papper byter ägare. På ett litet skrivbord täcker ett kompakt set med namnskylt och visitkortshållare besökssidan. Våra skrivbordsunderlägg finns i två storlekar, och Executive betyder inte det större, så kontrollera underläggets storlek på varje produktsida; storleksguiden för skrivbordsunderlägg hjälper dig att välja mellan dem.
För att jämföra hela sortimentet kan du bläddra bland alla skrivbordsset och hålla varje produktsidas lista över vad som ingår mot checklistan ovan innan du beställer.
