Como Organizar a Sua Secretária com um Conjunto de Secretária a Condizer

A resposta mais simples a como organizar a sua secretária é ordenar tudo pela frequência com que lhe estende a mão. Mantenha as ferramentas diárias ao alcance de um movimento do antebraço a partir da cadeira, os objetos de uso semanal à distância de um braço, e tudo o resto fora da superfície. Um conjunto de secretária a condizer ajuda, porque cada peça tem uma função e um lugar fixo.

Este guia trata das zonas de alcance, de onde fica cada peça para destros e canhotos, de um fluxo de papel simples com tabuleiros, do telemóvel e do seu cabo, e de uma arrumação de cinco minutos ao fim do dia. Estas ideias de organização da secretária funcionam quer o seu conjunto tenha quatro peças, quer tenha mais de uma dúzia.

Comece pelas zonas de alcance

Os guias de ergonomia dividem muitas vezes a secretária em zonas, consoante a distância a que se chega. Não precisa de uma fita métrica; os seus próprios braços são a régua.

• Zona primária: a área que os seus antebraços cobrem com os cotovelos junto ao corpo. O teclado, o caderno e a base de secretária vivem aqui, além de tudo aquilo em que toca de poucos em poucos minutos, como a caneta que está a usar.
• Zona secundária: aquilo a que chega com o braço esticado sem se inclinar. Ponha aqui o que usa várias vezes por dia: o porta-canetas, o porta-notas, o suporte para telemóvel e uma base para copos para a sua bebida.
• Zona exterior: tudo o que obriga a inclinar-se ou a esticar-se. Os tabuleiros de documentos, um relógio de secretária, uma moldura para fotografia e a placa de nome pertencem aqui, ao longo da margem de trás ou nos cantos.

A base de secretária é a âncora da disposição. Centre-a em frente à cadeira e disponha as outras peças à volta dela, não em cima dela. As nossas bases existem em dois tamanhos, 13.4 × 18.9 pol. (34 × 48 cm) e 15.0 × 22.8 pol. (38 × 58 cm). Se não tem a certeza de qual se adequa à sua secretária, o guia de tamanhos da base de secretária explica como medir.

Como organizar a sua secretária, peça a peça

A seguir, dê a cada peça do seu conjunto organizador de secretária uma morada permanente. Eis uma disposição inicial para uma pessoa destra; salte qualquer linha de uma peça que o seu conjunto não inclua. Se o nome de alguma peça for novo para si, veja para que serve cada peça de um conjunto de secretária.

Disposições para destros e para canhotos

A regra por detrás da tabela é simples: as coisas em que pega ficam do lado da mão com que escreve, e as coisas para as quais só olha ou a que só responde ficam do outro lado. Se é canhoto, inverta a disposição. Ponha o porta-canetas e o porta-notas à esquerda, o suporte para telemóvel e a base para copos à direita, e o tabuleiro de documentos no canto de trás, à esquerda.

Vale a pena verificar alguns pormenores quando tudo estiver no lugar:

• A sua bebida nunca deve ficar entre si e o porta-canetas, para que não a possa entornar ao pegar numa caneta.
• O rato partilha com o porta-canetas o lado da mão com que escreve, por isso coloque o porta-canetas um pouco mais atrás. Alguns dos nossos conjuntos incluem um tapete de rato, que fica ao lado da base de secretária, desse lado.
• Se o seu conjunto tem um suporte para duas canetas, mantenha-o também do lado da mão com que escreve, e use o porta-canetas para canetas de reserva, marcadores e tesouras.

Crie um fluxo de papel com tabuleiros

O papel solto é uma das formas mais rápidas de uma secretária arrumada voltar à desordem. A organização de uma secretária de escritório torna-se muito mais fácil quando cada folha se move numa só direção: entrada, depois a tratar, depois saída.

1. Entrada: correio novo, impressões e tudo o que alguém lhe entrega. Com um tabuleiro de documentos de dois níveis, use o nível de cima.
2. A tratar: papéis que já leu e sobre os quais ainda tem de agir. Use o nível de baixo, para que o trabalho em curso esteja sempre no mesmo lugar.
3. Saída: assuntos concluídos à espera de serem arquivados, assinados ou devolvidos. Um tabuleiro de documentos de um nível serve aqui, se tiver um; caso contrário, mantenha um espaço livre num canto da secretária e esvazie-o antes de sair.

Guarde os lembretes curtos no porta-notas, não espalhados pela base, e ponha os prazos no suporte para calendário, se o seu conjunto tiver um. Os tabuleiros dizem-lhe então o que fazer, e o calendário diz-lhe quando. O Conjunto de Secretária Star de 11 Peças com Tabuleiro de Dois Níveis é um exemplo que junta um tabuleiro de documentos de dois níveis a um porta-notas e a um suporte para calendário numa base de 15.0 × 22.8 pol. (38 × 58 cm).

Dê um lugar ao telemóvel e ao seu cabo

Um telemóvel pousado na secretária tende a andar de um lado para o outro, acaba debaixo dos papéis e arrasta o cabo de carregamento por cima do seu trabalho. Um suporte para telemóvel fixa a sua posição e mantém o ecrã à vista.

• Coloque o suporte do lado contrário ao da mão com que escreve, na zona secundária e mesmo fora da base.
• Escolha um ponto a que o cabo de carregamento já chegue, para que o cabo siga a direito para trás, em direção à parede, em vez de atravessar a base.
• Passe os cabos por trás da fila de peças do fundo e ao longo de uma perna da secretária, nunca pela sua área de trabalho.

Numa secretária mais pequena, o Conjunto de Secretária Vega de 9 Peças inclui um suporte para telemóvel juntamente com um porta-notas, porta-canetas, 3 × bases para copos, suporte para calendário e porta-cartões de visita, tudo numa base de 13.4 × 18.9 pol. (34 × 48 cm).

Uma arrumação de cinco minutos ao fim do dia

Saber como organizar a sua secretária é metade do trabalho; mantê-la assim é a outra metade. Antes de sair da secretária, percorra esta lista de verificação:

1. Volte a pôr todas as canetas no porta-canetas ou no suporte para canetas.
2. Passe os papéis soltos para o lugar certo: entrada, a tratar ou saída.
3. Esvazie o tabuleiro ou o espaço de saída e arquive o que está concluído.
4. Atualize o porta-notas: deite fora as notas já tratadas e escreva por cima a primeira tarefa de amanhã.
5. Leve as canecas e os copos e limpe a base para copos, se for preciso.
6. Volte a pôr o telemóvel no suporte e ligue-o à corrente.
7. Sacuda a base de secretária e alinhe-a em frente à cadeira.

Feito todos os dias, isto significa que cada manhã começa numa superfície livre, antes de as pequenas pilhas se tornarem grandes. Se um problema insistir em voltar, como o papel em pilhas ou as canetas que desaparecem, as nossas ideias de organização da secretária são uma lista numerada de soluções por onde escolher.

Perguntas frequentes

O que deve ficar sempre numa secretária?

Apenas o que usa todos os dias: a base de secretária, algo com que escrever, algo onde escrever e um lugar para a sua bebida. Tudo o resto deve merecer o seu lugar por ser usado pelo menos algumas vezes por semana.

Um conjunto a condizer ajuda mesmo na organização?

Sim, porque cada peça tem uma finalidade definida, pelo que é óbvio para onde as coisas voltam. Se trabalha numa secretária pequena em casa, veja as nossas ideias de conjuntos de secretária compactos para o escritório em casa. Se clientes ou visitantes se sentam à sua secretária, veja como montar uma secretária de escritório profissional.

De quantas peças preciso?

Os nossos conjuntos começam nas 4 peças, e cada artigo conta, pelo que 3 × bases para copos contam como três peças. Uma secretária pequena funciona normalmente bem com um conjunto de secretária compacto de quatro a nove peças, enquanto uma secretária grande, com espaço para tabuleiros e um relógio, pode levar dez ou mais. Para saber de que organizadores precisa cada tipo de secretária, veja como escolher um conjunto organizador de secretária.

Encontre um conjunto que se ajuste à sua disposição

Quando souber que peças a sua rotina realmente usa, explore todos os conjuntos de secretária e reduza a lista por tamanho da base ou por cor. Para uma secretária maior, com espaço para tabuleiros, um relógio e uma placa de nome, os conjuntos de secretária executivos começam nas dez peças.