Ideias de Organização para uma Secretária de Escritório
Escolha entre dezoito ideias de organização de secretária, numeradas e agrupadas pela desarrumação que resolvem, do papel solto aos cabos. Muitas não custam nada; quando um suporte ajuda, indicamos a peça.
Para um método do princípio ao fim, leia como organizar a sua secretária, que divide a secretária em zonas de alcance e dá um lugar a cada peça. Esta página é a lista de escolha para a organização da secretária de escritório: encontre o seu problema na tabela e depois vá para a ideia com esse número.
Faça corresponder o problema a uma ideia
| Problema na secretária | Ideia | Peça que ajuda |
|---|---|---|
| Não há um lugar livre para trabalhar | 1, 2 | Base de secretária |
| As coisas pousadas «por agora» ficam semanas | 3 | Nenhuma é necessária |
| O papel está espalhado por várias pilhas | 4 | Tabuleiro de documentos de um nível |
| O papel por ler e o papel por acabar misturam-se | 5 | Tabuleiro de documentos de dois níveis |
| As notas autocolantes cobrem o monitor | 6 | Porta-notas |
| Canetas por todo o lado, metade delas secas | 7 | Porta-canetas |
| Clipes e alfinetes soltos | 8 | Porta-clipes |
| Cartões de visita em montes soltos | 9 | Porta-cartões de visita |
| O telemóvel fica pousado em cima do trabalho | 10 | Suporte para telemóvel |
| Os cabos atravessam a secretária ou caem para trás dela | 11 | Nenhuma é necessária |
| A secretária parece atravancada mesmo quando está arrumada | 12 | Peças a condizer numa só cor |
| As chávenas e os copos acumulam-se | 13 | Base para copos |
| A secretária é demasiado pequena | 14, 15, 16 | Peças com duas funções ou um conjunto compacto |
| Estava arrumada há um mês | 17, 18 | Nenhuma é necessária |
Desimpeça o tampo
1. Esvazie a secretária para dentro de uma caixa
Ponha tudo o que está na secretária, exceto o computador, numa caixa no chão. Durante uma semana, tire uma coisa de lá apenas quando precisar dela e, quando o fizer, dê-lhe um lugar. O que ainda estiver na caixa no último dia vai para uma gaveta, para uma prateleira ou para fora do escritório.
2. Marque uma única zona de trabalho com uma base de secretária
Uma base de secretária traça um limite à volta do sítio onde o trabalho acontece, e um limite torna possível uma regra: nada se guarda em cima da base. Só a tarefa que tem à sua frente fica sobre ela. As nossas medem 13.4 × 18.9 pol. (34 × 48 cm) ou 15.0 × 22.8 pol. (38 × 58 cm); para escolher, meça a sua secretária como descreve o guia de tamanhos da base de secretária.
3. Mantenha vazio um ponto de pouso
As coisas chegam ao longo de todo o dia: uma encomenda, a pasta de um visitante, as suas chaves, o almoço. Sem um sítio onde pousar, instalam-se onde houver um espaço, e ficam. Mantenha um ponto vazio de propósito, por exemplo o canto mais próximo da porta. Tudo o que for aí pousado é tratado ou levado dali antes de ir para casa. Se quer a secretária inteira assim desimpedida, veja o nosso guia de secretária minimalista.
Dê um percurso ao papel
4. Permita uma só pilha, num só tabuleiro
O papel espalha-se porque qualquer superfície plana aceita uma folha. Faça de um único recipiente o único sítio onde o papel pode ficar deitado: um tabuleiro de documentos de um nível. Quando estiver cheio, separe o que lá está antes de lhe juntar mais. As pastas do trabalho em curso ficam de pé numa prateleira, com as etiquetas à vista, e fora da pilha.
5. Separe o papel novo e o trabalho pendente com dois níveis
Quando o papel chega e também fica à espera, uma só pilha esconde que folhas estão por ler e a quais se deve uma resposta. Um tabuleiro de documentos de dois níveis mantém-nas separadas, desde que cada nível tenha um só significado. O nosso guia de organização atribui o nível de cima ao papel novo e o nível de baixo ao trabalho pendente; veja o respetivo circuito do papel: entrada, por fazer, saída.
6. Troque as notas autocolantes por um único bloco de notas
As notas autocolantes podem ir para qualquer lado, por isso não tarda que estejam por todo o lado. Um porta-notas mantém um só bloco de papel de notas num só sítio, ao lado das canetas. No fim do dia, a folha de cima ou está resolvida e vai para o lixo, ou foi copiada para a sua agenda. O papel não está incluído nos nossos porta-notas.
Domine as coisas pequenas
7. Fique com um só porta-canetas e limite o que lá entra
Experimente todas as canetas que tem na secretária e deite fora as que falham. Guarde a mão-cheia a que recorre, mais a tesoura e um marcador fluorescente, de pé num só porta-canetas, e passe as de reserva para uma gaveta. Quando uma caneta já não entrar sem ser empurrada, alguma coisa tem de sair.
8. Dê aos clipes e aos alfinetes um único recipiente pequeno
Os clipes, as molas de papel e os alfinetes viajam: para dentro do porta-canetas, para debaixo do teclado, por cima da base. Um único recipiente pequeno ao lado do tabuleiro acaba com isso, porque os clipes se usam onde o papel está. Os conjuntos Pulsar, Vesta e Chester incluem um porta-clipes, e o porta-cartões de visita dos conjuntos Star tem um compartimento para clipes.
9. Mantenha na secretária apenas os seus próprios cartões de visita
Guarde os seus cartões num porta-cartões de visita que um visitante consiga alcançar. Os cartões que lhe dão não pertencem à secretária: grave o contacto no telemóvel e depois arquive ou recicle o cartão. Se os visitantes se sentam à sua frente, como organizar uma secretária de escritório profissional mostra onde o porta-cartões deve ficar.
Cabos e dispositivos
10. Dê a cada dispositivo um lugar de estacionamento
Um telemóvel, um tablet e uns auscultadores deitados ocupam espaço de trabalho e acabam enterrados debaixo do papel. Estacione cada um: o telemóvel num suporte para telemóvel, colocado onde o cabo de carregamento já chega; os auscultadores num gancho por baixo da aresta da secretária; o tablet de pé ao lado do monitor.
11. Prenda os cabos no ponto onde saem da secretária
Prenda cada cabo de carregamento à aresta de trás da secretária, para que a ponta solta não possa cair para trás dela. Levante a extensão elétrica do chão e fixe-a por baixo do tampo ou a uma perna. Depois, etiquete cada ficha com aquilo que alimenta.
Torne-a sua sem desarrumação
12. Use uma só cor para tudo o que fica à vista
Quando o tabuleiro, o porta-canetas e o porta-cartões condizem, leem-se como um só grupo, e tudo o que não condiz salta logo à vista e arruma-se depressa: uma caneca perdida, um agrafador emprestado. Para o candeeiro, a planta e a fotografia, veja as nossas ideias de decoração para a secretária de escritório.
13. Permita uma só chávena, numa só base para copos
Há sempre espaço para mais uma chávena, a não ser que alguma coisa imponha um limite. Uma base para copos impõe-no: uma bebida de cada vez na secretária, em cima da base para copos, longe do papel. Quando chega uma chávena nova, a antiga volta para a cozinha. Alguns dos nossos conjuntos trazem três bases para copos, o que também dá um lugar à bebida de um visitante.
Ideias de organização para uma secretária pequena
14. Cresça em altura antes de crescer em largura
Numa secretária pequena, o tampo é a primeira coisa a esgotar-se, por isso use o espaço por cima dela. Uma prateleira sobre a secretária recebe os livros de consulta e o papel de reserva. Um braço ou um suporte elevatório para o monitor liberta a faixa por baixo do ecrã. Um quadro de parede guarda as listas que consulta todas as manhãs.
15. Escolha peças que façam duas funções
Cada função que combina poupa o espaço ocupado por um objeto. O porta-cartões de visita Star da ideia 8 é um exemplo. O porta-canetas Elegance tem um relógio integrado e, no Chester, o relógio está acoplado à placa de nome (as pilhas dos relógios não estão incluídas). Cada um pode ser encomendado em separado, e a página de acessórios de secretária à peça tem uma tabela de peças por modelo.
16. Mantenha o conjunto pequeno
Numa secretária pequena, conte os objetos antes de acrescentar suportes. Um conjunto de secretária compacto tem quatro a nove peças, e todos os nossos usam a base de secretária de 13.4 × 18.9 pol. (34 × 48 cm). Cada um tem uma base de secretária, um porta-canetas e um porta-notas, e nenhum tem tabuleiro de documentos; as outras peças variam de conjunto para conjunto.
Mantenha-a assim
17. Entra um, sai um
Uma secretária enche-se um objeto de cada vez, e cada um parecia razoável no dia em que chegou. Decida quantas coisas ficam no tampo e cumpra esse número: quando algo novo chega para ficar, outra coisa sai. As canetas, as canecas e os enfeites são as coisas que se multiplicam.
18. Fotografe a secretária quando estiver como deve ser
Quando a secretária estiver como a quer, tire uma fotografia a partir da sua cadeira. Num dia fixo de cada semana, dedique dez minutos a repor a secretária de acordo com a fotografia: esvazie o tabuleiro até ao fundo, verifique o porta-canetas, desimpeça o ponto de pouso. Para a versão diária, o nosso guia de organização tem uma arrumação de cinco minutos ao fim do dia.
Três conjuntos que cobrem várias ideias
Nenhuma das ideias precisa de um conjunto a condizer. Se preferir começar por um, estes três conjuntos em pele sintética convêm a três secretárias diferentes, e o nosso guia para escolher um conjunto organizador de secretária acompanha a decisão passo a passo.
- Uma secretária pequena que quase não vê papel: o Conjunto de Secretária Vega de 4 Peças ($125) é composto por uma base de secretária, um porta-canetas, um porta-notas e um suporte para telemóvel, sobre a base de 13.4 × 18.9 pol. (34 × 48 cm). Não tem base para copos nem placa de nome.
- Uma pilha de papel, clipes e cartões: o Conjunto de Secretária Pulsar de 10 Peças ($225) é composto por uma base de secretária, um porta-canetas e um porta-notas, mais um tabuleiro de documentos de um nível, um porta-clipes, um porta-cartões de visita, uma base para copos e uma base de placa de nome personalizada com duas esferográficas, sobre a base de 15.0 × 22.8 pol. (38 × 58 cm). Não tem suporte para telemóvel.
- Papel a entrar e a sair sobre a base mais pequena: o Conjunto de Secretária Vega de 14 Peças com Placa de Nome ($275) repete os quatro tipos de peça do Vega 4, sobre o mesmo tamanho de base, e acrescenta um tabuleiro de documentos de dois níveis, um suporte para calendário, um porta-cartões de visita, um porta-lenços, três bases para copos e uma base de placa de nome personalizada com duas esferográficas. As folhas de calendário não estão incluídas.
Por onde começar
Escolha uma linha da tabela e ponha essa ideia em prática hoje; se nenhuma se destacar, comece pela caixa da ideia 1. Para uma secretária nova, a lista serve também de ideias de montagem da secretária: comece pela base da ideia 2 e acrescente um suporte apenas quando surgir um problema da tabela.
Para ver todos os conjuntos e as respetivas peças, explore todos os conjuntos de secretária. Monte o Seu Conjunto de Secretária vende os mesmos tipos de peças uma a uma, sem mínimo.
