Como Organizar uma Secretária de Escritório Profissional
A organização de uma secretária de escritório profissional planeia-se a partir da cadeira do visitante, não da sua. A pessoa sentada do outro lado vê a placa de nome, a aresta da frente, a parte de trás do seu monitor e qualquer papel pousado com a face para cima, e lê tudo isso como um sinal da forma como o escritório é gerido. Arrume primeiro a secretária para essa perspetiva e só depois encaixe o seu próprio trabalho à volta dela.
Os passos abaixo tratam de uma secretária onde se recebem clientes: os seus dois lados, os papéis, os cartões de visita, o telemóvel, a placa de nome, os objetos pessoais e os cabos, e depois uma rotina de arrumação de 10 minutos e uma lista de verificação.
A primeira impressão começa na cadeira do visitante
Antes de mudar seja o que for, sente-se onde os seus clientes se sentam. Daí vê a parte de trás do monitor e os respetivos cabos, a frente dos tabuleiros, a folha de cima de cada pilha e tudo o que estiver entre as duas cadeiras.
Verifique três coisas:
- Quem é. Um visitante deve conseguir ler o seu nome e o seu cargo sem ter de perguntar.
- Espaço para o visitante. Uma zona livre da secretária em frente à cadeira dele mostra que a reunião era esperada.
- Cuidado com os papéis. Um visitante que consiga ler o nome de outro cliente numa pasta vai presumir que o seu próprio processo recebe o mesmo tratamento.
Divida a secretária num lado do visitante e num lado de trabalho
Encare o tampo como duas faixas: o lado do visitante é a aresta da frente, a mais próxima do seu convidado, e o lado de trabalho é tudo o que fica ao seu próprio alcance. Esta divisão é a base da organização de um escritório executivo: o lado do visitante tem o mesmo aspeto em todas as reuniões, e o trabalho fica do seu.
O que fica do lado do visitante
- A placa de nome, virada para a cadeira do visitante.
- O porta-cartões de visita.
- Uma base para copos para o convidado, se oferecer bebidas; vários dos nossos conjuntos incluem três.
- Um espaço livre para uma pasta ou para um documento a assinar.
Junte a placa de nome e o porta-cartões no canto da frente por onde os visitantes passam primeiro, normalmente o mais próximo da porta. Se for frequente sentarem-se duas pessoas à sua frente, desloque ambos para o meio da aresta da frente.
O que fica do lado de trabalho
- A base de secretária, centrada em frente à sua cadeira.
- O porta-canetas, o porta-notas e o suporte para telemóvel.
- Os tabuleiros de documentos e um suporte para calendário, junto aos cantos de trás.
Mantenha desimpedida a linha entre as duas cadeiras: deslize o monitor para um dos lados, para poder olhar de frente para o visitante sem ter de se inclinar para o contornar, e mantenha um tabuleiro de documentos de dois níveis ou um relógio de secretária fora dessa linha. O lugar de cada peça do lado de trabalho depende do seu alcance e da mão com que escreve; o nosso guia sobre como organizar a sua secretária explica-o em pormenor.
Mantenha os papéis dos clientes fora de vista
Parta do princípio de que um visitante consegue ler tudo o que estiver pousado na secretária com a face para cima, incluindo a etiqueta de uma pasta. Durante uma reunião, o único processo em cima da base de secretária deve ser o da pessoa que está na cadeira. Tudo o resto vai para um tabuleiro de documentos num canto de trás do lado de trabalho, com a face para baixo ou numa pasta fechada. Desimpeça a base entre marcações.
Um tabuleiro de documentos de dois níveis mantém separados os papéis que entram e os que saem. A rotina dos tabuleiros está no nosso guia de organização, em o circuito do papel com tabuleiros, e acessórios de secretária para um escritório de advogados trata dos papéis e dos processos de um escritório de advocacia.
Ponha os cartões de visita ao alcance do visitante
O porta-cartões de visita pertence ao lado do visitante, com os cartões virados para o convidado, para que este possa tirar um sem pedir e sem ter de esticar o braço por cima do seu trabalho.
Reabasteça o porta-cartões antes de ficar quase vazio e guarde nele apenas os seus próprios cartões; os cartões que recebe vão para uma gaveta. A maioria dos nossos conjuntos inclui um porta-cartões de visita, mas não todos, por isso consulte a lista de peças incluídas na página do produto.
Dê ao telemóvel um lugar fixo do seu lado
Um telemóvel pousado na base, entre si e um cliente, puxa-lhe o olhar para baixo de cada vez que se acende. Coloque-o num suporte para telemóvel do lado de trabalho, fora da linha entre as duas cadeiras, com o ecrã inclinado para si, e ponha-o em silêncio antes de a reunião começar. Assim, basta um relance para saber se uma chamada pode esperar.
Para controlar o tempo durante uma reunião, olhe para um relógio de secretária, não para o telemóvel; alguns conjuntos executivos acrescentam um relógio.
Vire a placa de nome para o visitante
A placa de nome destina-se à pessoa que está do outro lado da secretária, por isso fica na aresta da frente do lado do visitante e virada para a cadeira dele. Nada mais alto deve ficar entre ela e o visitante. Teste-a a partir da cadeira do visitante: as duas linhas devem ler-se sem ser preciso inclinar-se para a frente.
A essa distância, um texto curto é o que se lê melhor: o seu nome na primeira linha, um cargo ou um departamento na segunda. O nosso guia sobre o que escrever numa placa de nome de secretária tem formatos para cargos e títulos profissionais.
As nossas placas de nome são impressas, não gravadas, numa placa metálica dourada ou prateada: um nome com até 32 caracteres e, se o quiser, um cargo com até 36. O guia da placa de nome enumera as opções e os passos da encomenda. A maioria dos nossos conjuntos inclui uma placa de nome; explore os conjuntos de secretária com placa de nome personalizada.
Objetos pessoais com moderação
Um ou dois objetos pessoais mostram que há uma pessoa a trabalhar naquela secretária; mais do que isso faz concorrência à reunião. Mantenha-os num canto de trás do lado de trabalho, virados para si, e deixe de fora tudo o que não gostaria de ter de explicar a um cliente. Os conjuntos Star incluem uma moldura para fotografia como uma das peças a condizer, o que dá a uma fotografia um lugar definido. Quanto a candeeiros, plantas e ao número de objetos decorativos que uma secretária de trabalho comporta, veja as nossas ideias de decoração para a secretária de escritório.
Tire os cabos e a desarrumação da vista do visitante
Vista da cadeira do visitante, a parte de trás do seu equipamento é a frente. Se a secretária for aberta à frente, os cabos pendurados atrás dela ficam bem à vista, por isso ate os cabos do monitor, do candeeiro e do carregador uns aos outros e faça-os descer por uma das pernas. Nenhum deve atravessar o tampo.
Depois, retire o que não tem lugar numa reunião: chávenas usadas, o correio de ontem, impressões soltas, notas autocolantes, canetas perdidas e tudo o que esteja empilhado na aresta da frente. Uma regra mantém as coisas assim: cada objeto que está no tampo ou vive num suporte ou sai da secretária.
Porque é que as peças a condizer se leem como uma só decisão
Um porta-canetas de uma loja, um tabuleiro de outra e um porta-cartões trazido de uma conferência podem, cada um por si, ter bom aspeto. Juntos, parecem coisas que se foram acumulando. As peças de uma só cor e de um só material parecem planeadas, e é isso que um visitante regista.
Os acessórios de secretária profissionais são avaliados em conjunto, e a base de secretária é a peça maior, pelo que é a cor dela que dá o tom. As cores escuras têm um ar formal, e o preto fica bem com quase qualquer acabamento de secretária; o nosso guia sobre como escolher a cor de um conjunto de secretária trata das outras opções. A maior parte da nossa gama é em pele sintética, e cada página de produto indica o material.
Três exemplos:
- O Conjunto de Secretária Star de 14 Peças ($400): tabuleiro de documentos de dois níveis, porta-cartões de visita com compartimento para clipes, suporte para telemóvel, base de placa de nome personalizada, moldura para fotografia, porta-lenços e relógio de secretária (pilha não incluída), sobre a base de secretária de 15.0 × 22.8 pol. (38 × 58 cm).
- O Conjunto de Secretária Galaxy de 12 Peças ($200): tabuleiro de documentos de dois níveis, porta-cartões de visita, suporte para telemóvel, base de placa de nome personalizada e três bases para copos, sobre a base de secretária de 13.4 × 18.9 pol. (34 × 48 cm).
- O Conjunto de Secretária Luna de 9 Peças com Placa de Nome ($175): um conjunto compacto sobre a mesma base mais pequena, com porta-cartões de visita, suporte para telemóvel, base de placa de nome personalizada e base para copos, e sem tabuleiro de documentos.
Para decidir de que peças a sua secretária precisa, percorra a lista de verificação de acessórios de secretária para o escritório executivo.
Uma rotina de arrumação de 10 minutos
Faça isto uma vez e repita quando a secretária começar a desarrumar-se.
- Desimpeça o tampo. Tire tudo, exceto a base de secretária.
- Sente-se na cadeira do visitante. Repare nos cabos, na parte de trás do monitor e em tudo o que tape a vista.
- Fixe a peça central. Centre a base de secretária em frente à sua cadeira e tire o monitor da linha entre as cadeiras.
- Monte o lado do visitante. Placa de nome na aresta da frente, virada para fora, porta-cartões de visita ao lado, uma base para copos ao alcance do convidado e um espaço livre para uma pasta.
- Monte o lado de trabalho. Porta-canetas, porta-notas e suporte para telemóvel à volta da base; tabuleiros num canto de trás.
- Termine com os cabos e os objetos pessoais. Ate os cabos e faça-os descer por uma das pernas, e depois volte a pôr um ou dois objetos pessoais. Tudo o resto vai para uma gaveta ou sai da sala.
- Volte à cadeira do visitante. Leia a placa de nome, estenda a mão para um cartão e procure qualquer papel que consiga ler.
Para manter a disposição no lugar, use a arrumação de cinco minutos ao fim do dia do nosso guia de organização.
Lista de verificação da secretária onde recebe clientes
Percorra-a a partir da cadeira do visitante antes de uma reunião importante.
| Ponto a verificar | Está bem quando |
|---|---|
| Placa de nome | Consegue ler as duas linhas sem se inclinar para a frente |
| Cartões de visita | Consegue tirar um sem esticar o braço por cima do lado de trabalho |
| Papéis | Não se consegue ler o nome nem o documento de nenhum outro cliente |
| Linha de visão | Não há nenhum monitor, tabuleiro ou relógio entre as duas cadeiras |
| Espaço do visitante | Uma pasta e uma bebida têm, cada uma, um lugar livre |
| Telemóvel | Está no suporte, do lado de trabalho, em silêncio |
| Objetos pessoais e cabos | Há um ou dois objetos num canto de trás e nenhum cabo à vista |
| Peças | Todas condizem na cor e no material |
Escolha um conjunto para uma secretária de escritório profissional
Uma secretária onde se recebem clientes não precisa de um conjunto grande. Os conjuntos de secretária executivos têm dez peças ou mais, e muitos deles acrescentam um tabuleiro de documentos, o que convém a uma secretária onde o papel passa de mão em mão. Numa secretária pequena, um conjunto compacto que inclua uma placa de nome e um porta-cartões de visita resolve o lado do visitante. As nossas bases de secretária existem em dois tamanhos, e executivo não significa o maior, por isso confirme o tamanho da base em cada página de produto; o guia de tamanhos da base de secretária ajuda a escolher entre os dois.
Para comparar a gama completa, explore todos os conjuntos de secretária e confronte a lista de peças incluídas de cada página de produto com a lista de verificação acima antes de encomendar.
