Acessórios de Secretária para um Escritório de Advogados: Um Guia Prático de Organização
Os acessórios de secretária de um escritório de advogados cumprem duas funções ao mesmo tempo: mantêm o papel a circular do seu lado da secretária e dizem ao cliente sentado na outra cadeira com quem está a falar. Este guia trata das peças que mais contam na prática jurídica: tabuleiros de documentos, um porta-cartões e uma placa de nome que apresente corretamente os seus títulos profissionais, além do tamanho da base, da cor e de uma lista de verificação.
Chame-lhes acessórios de secretária para advogados ou acessórios de secretária para juristas; a lista é a mesma. Os nossos conjuntos de secretária a condizer destinam-se a escritórios em geral, por isso leia este guia como um conselho sobre como os escolher e dispor, não como uma linha de produtos para uma só profissão.
Comece pela cadeira do cliente
Qualquer secretária de atendimento a clientes é planeada a partir do lugar do visitante: placa de nome e cartões à frente, as suas peças de trabalho do seu lado. O nosso guia sobre como montar uma secretária de escritório profissional percorre essa disposição. Dois pontos contam mais num escritório de advogados.
- Os documentos são assinados à secretária. Mantenha livre a extremidade mais afastada da base de secretária, para que um documento possa ser virado. A maioria dos conjuntos com placa de nome inclui duas esferográficas, o que deixa uma para entregar.
- Um cartão vai para casa com o cliente. A maioria dos nossos conjuntos inclui um porta-cartões de visita; alguns não têm nenhum, por isso verifique a lista do que está incluído.
Papéis e processos: para que serve um tabuleiro de documentos
Um tabuleiro de documentos é aberto. Guarda o papel solto do assunto em que está a trabalhar agora; não é arquivo e não é privado, porque a etiqueta de um processo ou uma folha de cima podem ser lidas da cadeira do cliente.
- Os processos vivem no armário. O tabuleiro recebe folhas em trânsito, como uma minuta para rever ou uma carta para assinar; o processo propriamente dito volta para o armário.
- Tape a folha de cima. Antes de um cliente se sentar, esvazie o tabuleiro ou pouse uma pasta fechada sobre ele.
- Esvazie-o quando sair. Ao fim do dia, o tabuleiro está vazio e os processos estão arrumados.
Isto é arrumação de secretária, não aconselhamento jurídico; os procedimentos do seu próprio escritório vêm primeiro.
Na nossa gama, o tabuleiro de documentos vem apenas com os conjuntos de secretária executivos, que têm dez peças ou mais, numa de duas formas.
- Tabuleiro de documentos de um nível: um nível para os papéis correntes, suficiente quando a maioria dos documentos vive no ecrã e a secretária só tem o que precisa de uma assinatura hoje. O Conjunto de Secretária Luna de 10 Peças com Tabuleiro de Um Nível ($200) combina-o com a base de secretária mais pequena, e o Conjunto de Secretária Pulsar de 10 Peças ($225) com a base maior.
- Tabuleiro de documentos de dois níveis: dois níveis, para separar os papéis que entram dos que saem. Adequa-se a uma secretária onde um assistente ou um paralegal traz documentos e os recolhe: o nível de cima para o que aguarda a sua revisão ou assinatura, o nível de baixo para o que volta a sair. O Conjunto de Secretária Star de 11 Peças com Tabuleiro de Dois Níveis ($300) é um exemplo, e os conjuntos Galaxy, Elegance, Prestige e Chester também incluem este tabuleiro.
As nossas páginas de produto indicam o tamanho da base de secretária, mas não as dimensões do tabuleiro. Se o seu escritório arquiva em papel de formato legal, pergunte-nos através da página de contacto antes de encomendar. Para a rotina completa de entrada, por tratar e saída, veja como organizar a sua secretária.
Texto da placa de nome para advogados
A placa de nome dos nossos conjuntos tem duas linhas: um nome com até 32 caracteres e um cargo opcional com até 36. O texto é impresso numa placa metálica, não gravado, exatamente como o escreve. Cada exemplo abaixo usa um nome fictício e mostra o respetivo comprimento entre parênteses; os espaços e a pontuação contam.
| Situação | Linha do nome | Linha do cargo |
|---|---|---|
| Sócio | Jordan Lee, Esq. (16) | Partner (7) |
| Advogado, sem Esq. | Jordan Lee (10) | Attorney at Law (15) |
| Área de prática, sem categoria | Jordan Lee (10) | Estate Planning & Probate (25) |
| Paralegal ou pessoal de apoio | Jordan Lee (10) | Senior Paralegal (16) |
| Categoria e grupo de prática | Jordan Lee, Esq. (16) | Partner, Mergers & Acquisitions (31) |
Esq. e Attorney at Law dizem a mesma coisa, por isso use um, não ambos. Por convenção, Esq. também não se combina com Mr., Ms. ou J.D. Copie a forma já impressa no seu cartão de visita ou no papel timbrado, incluindo a pontuação. Se a placa for um presente, o nosso guia de presentes para advogados indica o texto etapa a etapa, de J.D. a Partner.
Os cargos longos precisam de ser encurtados. Partner, Mergers and Acquisitions Practice Group chega aos 48 caracteres; Partner, Mergers & Acquisitions cabe em 31, e o «e» comercial é um carácter permitido.
Escolha um dos tipos de letra apresentados na página do produto e uma placa dourada ou prateada; uma letra serifada clássica, como Lora ou Playfair Display, fica bem num escritório tradicional. Se notar um erro depois de encomendar, contacte-nos de imediato: o texto só pode ser alterado até a encomenda ser expedida. O nosso artigo sobre o que escrever numa placa de nome de secretária tem mais formatos, o guia da placa de nome indica todas as opções, e pode explorar os conjuntos de secretária com placa de nome personalizada.
Tamanho da base de secretária para papel de formato carta e de formato legal
As nossas bases de secretária existem em dois tamanhos: 13.4 × 18.9 pol. (34 × 48 cm) e 15.0 × 22.8 pol. (38 × 58 cm). O primeiro número é a profundidade. Uma folha de formato legal tem 8.5 × 14 pol. (21.6 × 35.6 cm), por isso um documento de formato legal colocado a direito à sua frente é um pouco mais comprido do que a profundidade da base mais pequena, e cabe dentro da maior. O papel de formato carta cabe em qualquer uma delas.
A largura da secretária decide o resto: numa secretária mais estreita, a base mais pequena deixa mais tampo para tabuleiros e suportes. Os conjuntos executivos existem com qualquer um dos tamanhos de base, por isso leia a linha da base de secretária na página do produto. Para os passos de medição e uma tabela por largura de secretária, veja o guia de tamanhos da base de secretária.
Cores para um escritório tradicional
Nenhuma regra diz que um escritório de advogados tem de ser escuro. Por convenção, os escritórios com mobiliário de madeira e estantes tendem para o preto, o castanho, o bordeaux e o verde-escuro. Isso é gosto, não uma exigência da profissão.
O preto e o castanho são as cores disponíveis em mais conjuntos, por isso comece pelos conjuntos de secretária pretos ou pelos conjuntos de secretária castanhos. O bordeaux aparece em menos conjuntos, entre eles os conjuntos Venus e Prestige. O verde dos nossos conjuntos é um tom escuro que, em algumas famílias, como a Vega, puxa para o verde-azulado, por isso veja as fotografias; o nosso guia sobre como escolher a cor de um conjunto de secretária combina as cores com os acabamentos das secretárias.
A maior parte da gama é em pele sintética, um material fabricado pelo homem, não pele genuína; os conjuntos Prestige combinam folheado de madeira com componentes em pele sintética.
Lista de verificação para a secretária de um escritório de advogados
Um conjunto de secretária para um escritório de advogados não precisa de todas as peças abaixo, apenas das que o seu dia usa.
| Peça | Função num escritório de advogados | Verifique antes de encomendar |
|---|---|---|
| Base de secretária | Superfície para escrever e assinar | Qual dos dois tamanhos o conjunto usa |
| Tabuleiro de documentos | Papel solto do assunto em curso | De um ou de dois níveis; apenas nos conjuntos executivos |
| Porta-cartões de visita | O cartão que o cliente leva para casa | Na maioria dos conjuntos, não em todos |
| Placa de nome | O seu nome e a sua função, virados para o cliente | Texto dentro dos 32 e dos 36 caracteres |
| Esferográficas | Uma para si, outra para as assinaturas | Alguns conjuntos compactos não incluem nenhuma |
| Suporte para calendário | A data num relance | Conjuntos Star e alguns conjuntos Vega; as folhas de calendário não estão incluídas |
| Porta-lenços | Conversas difíceis | Alguns conjuntos executivos |
| Relógio de secretária | Manter uma consulta dentro do tempo | Alguns conjuntos executivos; a pilha do relógio não está incluída |
A lista de verificação de acessórios de secretária de escritório executivos separa as peças de secretária em essenciais e opcionais para qualquer escritório.
Receção, secretárias partilhadas e mesas de reunião
Numa secretária de receção, a placa de nome pode indicar uma função: a linha do nome é obrigatória, por isso escreva aí Receção ou Atendimento a Clientes, e use a linha opcional do cargo para um piso ou um gabinete.
Uma mesa de reunião, ou uma secretária usada por quem estiver presente nesse dia, não precisa de nome, por isso escolha um conjunto sem placa de nome. O Conjunto de Secretária Cloud de 10 Peças ($225) tem um tabuleiro de documentos de dois níveis e um suporte para duas canetas, e não tem placa de nome; alguns conjuntos compactos também vêm sem ela.
Se está a equipar vários gabinetes, adicione cada conjunto ao carrinho separadamente, com o seu próprio nome, porque os conjuntos na mesma linha do carrinho partilham o mesmo texto de placa de nome. Para uma encomenda para toda a sociedade, a impressão de logótipo, os tamanhos por medida e os modelos por medida podem ser pedidos através da página de contacto.
O que verificar antes de encomendar
Seja qual for o conjunto de secretária profissional que escolher, verifique primeiro cinco coisas.
- A lista do que está incluído. É ela que determina o que recebe. Papel, blocos de notas, folhas de calendário e pilhas do relógio não estão incluídos.
- A base de secretária e o tabuleiro. Confirme o tamanho da base em relação à sua secretária e se o conjunto tem um tabuleiro de um nível, um de dois níveis ou nenhum.
- O texto da placa de nome. Leia-o letra a letra, comparando com o seu cartão de visita, e conte os caracteres de cada linha.
- A bandeira de secretária. Alguns conjuntos executivos acrescentam uma ou duas bandeiras de secretária, e indica que bandeira pretende na página do produto ou no carrinho.
- O total. Os custos de envio são apresentados na finalização da compra, antes de pagar.
