如何用成套的桌上用品套組整理辦公桌
如何整理辦公桌，最簡單的答案是依照您伸手去拿的頻率來分類所有東西。每天使用的工具放在坐著時前臂一掃就碰得到的範圍內，每週使用的物品放在手臂伸直可及之處，其餘的則一律不放在桌面上。成套的桌上用品套組之所以有幫助，是因為每件單品都只有一項用途、一個固定位置。
本指南涵蓋取用區域、右撇子與左撇子各件單品的擺放位置、利用文件盤的簡單文件流程、手機及其充電線，以及五分鐘的下班前歸位。無論您的套組是四件還是十幾件，這些辦公桌整理點子都適用。
從取用區域開始
人體工學指南常依伸手的距離把辦公桌分成幾個區域。您不需要捲尺；自己的手臂就是尺。
- 主要區域：手肘靠近身體兩側時，前臂所能涵蓋的範圍。鍵盤、筆記本與桌墊都在這裡，再加上每隔幾分鐘就會碰一次的東西，例如正在使用的筆。
- 次要區域：不必傾身、伸直手臂就能碰到的範圍。一天使用好幾次的東西放在這裡：筆筒、便條紙盒、手機架，以及放飲料的杯墊。
- 外圍區域：需要傾身或伸展才拿得到的地方。文件盤、桌鐘、相框與名牌屬於這裡，沿著後緣或放在角落。
桌墊是整個配置的定位點。把它置中放在座椅前方，其他單品圍繞著它擺放，而不是放在它上面。我們的桌墊有兩種尺寸：13.4 × 18.9 英吋（34 × 48 cm）與 15.0 × 22.8 英吋（38 × 58 cm）。如果您不確定哪一種適合自己的辦公桌，桌墊尺寸指南說明了測量方式。
如何逐件整理辦公桌
接下來，請為桌面收納套組的每件單品安排一個固定的位置。以下是右撇子的起始配置；您的套組沒有的單品，直接跳過那一列即可。如果有您不熟悉的單品名稱，請見桌上用品套組每件單品的用途。
| 單品 | 區域 | 擺放位置（右撇子） | 為什麼有效 |
|---|---|---|---|
| 桌墊 | 主要 | 置中放在座椅前方 | 界定您的工作區域 |
| 筆筒 | 次要 | 右側，緊鄰桌墊外緣 | 慣用手拿筆、放筆都不必橫越身體 |
| 便條紙盒 | 次要 | 右側，筆筒旁邊 | 筆與紙放在一起，方便隨手記事 |
| 杯墊 | 次要 | 左側，遠離文件 | 讓飲料遠離您的慣用手 |
| 手機架 | 次要 | 左側 | 用左手拿起手機，右手繼續書寫 |
| 桌曆座 | 外圍 | 左後方角落，斜向您 | 一眼就能看到，又不會擋路 |
| 文件盤 | 外圍 | 右後方角落 | 文件進出都不必橫越桌墊 |
| 名片座 | 外圍 | 前方角落，靠訪客的一側 | 來賓容易拿取 |
| 名牌 | 外圍 | 前緣，面向訪客 | 訪客隔著辦公桌就能看清楚 |
| 桌鐘或相框 | 外圍 | 後緣，左右皆可 | 看得到，又不占工作空間 |
右撇子與左撇子的配置
表格背後的規則很簡單：手會拿的東西放在慣用手那一側，只需要瞄一眼或接聽的東西放在另一側。如果您是左撇子，把配置左右對調即可。筆筒與便條紙盒放左邊，手機架與杯墊放右邊，文件盤放在左後方角落。
一切就定位後，有幾個細節值得檢查：
- 飲料絕不該放在您與筆筒之間，這樣伸手拿筆時才不會把它碰倒。
- 滑鼠與筆筒同在慣用手那一側，因此請把筆筒往後放一點。我們有些套組包含滑鼠墊，它放在桌墊旁邊的同一側。
- 如果您的套組有雙筆筆座，也請放在慣用手那一側，筆筒則用來放備用的筆、螢光筆與剪刀。
用文件盤建立文件流程
散落的紙張，是整齊的辦公桌最快變回雜亂的原因之一。只要每張紙都朝同一個方向移動：收件、待辦、送出，辦公桌的整理就容易得多。
- 收件：新的信件、列印文件，以及別人交給您的任何東西。如果是雙層文件盤，請使用上層。
- 待辦：已經讀過、仍須處理的文件。請使用下層，讓進行中的工作永遠在同一個地方。
- 送出：已完成、等待歸檔、簽名或交還的文件。如果您有單層文件盤，就用在這裡；否則請在辦公桌一角保留一塊空位，並在離開前清空。
簡短的提醒請放在便條紙盒裡，不要散落在桌墊上；如果您的套組有桌曆座，就把期限記在桌曆上。這樣一來，文件盤告訴您該做什麼，桌曆告訴您何時該做。Star 11 件式桌上用品套組附雙層文件盤就是一個例子，它在 15.0 × 22.8 英吋（38 × 58 cm）桌墊上搭配了雙層文件盤、便條紙盒與桌曆座。
為手機與充電線安排位置
平放在桌上的手機容易到處移動，最後被壓在文件底下，還把充電線拖過您的工作區域。手機架能固定它的位置，並讓螢幕保持在視線範圍內。
- 把手機架放在非慣用手那一側，位於次要區域、緊鄰桌墊外緣。
- 選一個充電線本來就拉得到的位置，讓線直接往後朝牆面延伸，而不是橫越桌墊。
- 讓線材從後排單品的後方經過，再沿著桌腳往下，絕不穿過您的工作區域。
在較小的辦公桌上，Vega 9 件式桌上用品套組包含手機架，另有便條紙盒、筆筒、3 × 杯墊、桌曆座與名片座，全部搭配 13.4 × 18.9 英吋（34 × 48 cm）桌墊。
五分鐘的下班前歸位
知道如何整理辦公桌只完成了一半；維持下去是另一半。離開辦公桌之前，請照這份清單做一遍：
- 把每支筆放回筆筒或筆座。
- 把散落的文件移到正確的位置：收件、待辦或送出。
- 清空送出的文件盤或空位，並把已完成的文件歸檔。
- 更新便條紙盒：丟掉已完成的便條，並把明天的第一件工作寫在最上面。
- 把杯子與玻璃杯拿走，必要時擦拭杯墊。
- 把手機放回手機架並接上電源。
- 拂去桌墊上的灰塵，並把它擺正在座椅前方。
每天這樣做，每個早晨都能從乾淨的桌面開始，小堆的東西也來不及變成大堆。如果某個問題一再出現，例如紙張成堆或筆到處亂跑，我們的辦公桌整理點子是一份編號的解決方法清單，可供您挑選。
常見問題
哪些東西應該一直留在辦公桌上？
只有您每天使用的東西：桌墊、書寫用的工具、可以寫字的紙，以及放飲料的地方。其他每樣東西都應該每週至少用上幾次，才值得占一個位置。
成套組合真的有助於整理嗎？
是的，因為每件單品都有明確的用途，東西該放回哪裡一目了然。如果您在家中的小辦公桌工作，請見我們的精巧型居家辦公桌上用品套組點子。如果客戶或訪客會坐在您的辦公桌前，請見如何布置專業的辦公桌。
我需要幾件單品？
我們的套組從 4 件起，而且每一件物品都計入，因此 3 × 杯墊算三件。小型辦公桌通常適合四至九件的精巧型桌上用品套組，有空間放文件盤與時鐘的大型辦公桌則可以放十件以上。各類辦公桌需要哪些收納用品，請見如何挑選桌面收納套組。
找一款適合您配置的套組
一旦知道日常工作實際會用到哪些單品，請瀏覽所有桌上用品套組，並依桌墊尺寸或顏色縮小清單。若是有空間放文件盤、時鐘與名牌的較大辦公桌，主管級桌上用品套組從十件起。
