如何布置專業的辦公桌
專業辦公桌的布置，要從訪客的座椅來規劃，而不是從您自己的座位。坐在辦公桌對面的人會看到名牌、桌子前緣、螢幕背面，以及任何正面朝上的紙張，並把這一切都當成這間辦公室如何運作的線索。請先依照這個視角安排辦公桌，再把自己的工作安排進去。
以下步驟針對接待客戶的辦公桌：桌面的兩側、文件、名片、手機、名牌、個人物品與線材，接著是 10 分鐘的布置流程與一份檢查表。
第一印象從訪客的座椅開始
在移動任何東西之前，先坐到客戶坐的位置。從那裡您會看到螢幕背面與它的線材、文件盤的正面、每一疊文件最上面的那一張，以及兩張椅子之間擺放的所有東西。
請檢查三件事：
- 您是誰。訪客應該不必開口詢問，就能讀到您的姓名與職稱。
- 留給訪客的空間。訪客座椅前方有一塊淨空的桌面，表示這場會面早有準備。
- 對文件的謹慎。訪客若能在資料夾上讀到另一位客戶的姓名，就會認定自己的檔案也受到同樣的對待。
把辦公桌分成訪客側與工作側
把桌面看成兩條區域：訪客側是最靠近來客的前緣，工作側則是您自己伸手可及的一切。這樣的劃分是主管辦公室整理的基礎：訪客側在每次會面時看起來都一樣，工作則留在您這一側。
訪客側放什麼
- 名牌，朝向訪客的座椅。
- 名片座。
- 如果您會招待飲料，為來客準備一個杯墊；我們有數款套組附三個。
- 一塊淨空的空間，可放資料夾或待簽署的文件。
把名牌與名片座一起放在訪客最先經過的前方桌角，通常是較靠近門的那一角。如果經常有兩個人坐在您對面，就把兩者都移向前緣的中央。
工作側留什麼
- 桌墊，置中擺在您的座椅前方。
- 筆筒、便條紙盒與手機架。
- 文件盤與桌曆座，靠向後方桌角。
讓兩張椅子之間的視線保持暢通：把螢幕移到一側，讓您不必探身繞過它就能面對訪客，也別讓雙層文件盤或桌鐘擋在這條線上。工作側每件單品該放在哪裡，取決於您伸手可及的範圍與慣用的寫字手；我們的指南如何整理辦公桌有詳細的配置說明。
別讓客戶文件進入視線
請假設訪客讀得到桌上任何正面朝上的東西，包括資料夾上的標籤。會面期間，桌墊上唯一的檔案應該屬於坐在椅子上的那個人。其他一切都放進工作側後方桌角的文件盤，正面朝下或收在闔起的資料夾裡。每場約見之間，把桌墊清空。
雙層文件盤能把收進來與要送出的文件分開。文件盤的使用流程收錄在我們的整理指南中的以文件盤管理文件流向一節，法律事務所的桌面配件則說明律師業務的文件與檔案。
把名片放在訪客伸手可及之處
名片座應放在訪客側，名片朝向來客，讓訪客不必開口、也不必伸手越過您的工作區，就能取用一張。
在名片快用完之前就補滿，並且只放您自己的名片；收到的名片放進抽屜。我們的套組大多包含名片座，但並非全部，請查看商品頁面上的內容物清單。
在您這一側給手機一個固定位置
手機平放在您與客戶之間的桌墊上，每次螢幕亮起都會把您的目光往下拉。把它放在工作側的手機架上，避開兩張椅子之間的視線，螢幕朝向您，並在會面開始前調成靜音。這樣只要瞥一眼，就知道來電能不能晚點再回。
會面時若要掌握時間，請看桌鐘，而不是手機；部分主管級套組附有時鐘。
把名牌轉向訪客
名牌是給辦公桌對面的人看的，所以要放在訪客側的前緣，面向對方的座椅。名牌與訪客之間不應有任何更高的物品。請從訪客的座椅測試：不必前傾就應該能讀到兩行文字。
從那個距離看，簡短的文字最好讀：第一行是您的姓名，第二行是職稱或部門。我們的指南桌上名牌該寫什麼提供職稱與專業資格的格式。
我們的名牌是印刷在金色或銀色金屬牌上，並非雕刻：姓名最多 32 個字元，如果需要，還可加上最多 36 個字元的職稱。名牌指南列出各項選項與訂購步驟。我們的套組大多包含名牌；歡迎瀏覽附客製化名牌的桌上用品套組。
個人物品適可而止
一兩件個人物品顯示這張桌子有人在使用；再多就會與會面爭奪注意力。把它們放在工作側的後方桌角，朝向自己，並且別放任何您不想向客戶解釋的東西。Star 套組的成套單品中包含一個相框，讓照片有一個明確的位置。關於檯燈、植物，以及一張工作用的辦公桌能容納多少裝飾品，請見我們的辦公桌裝飾靈感。
把線材與雜物移出訪客的視線
從訪客的座椅看，您設備的背面就是正面。如果辦公桌的前方是開放式的，垂在後面的線材就一覽無遺，所以請把螢幕、檯燈與充電器的線材綁在一起，沿著一支桌腳往下走。任何線材都不應橫越桌面。
接著清掉不屬於會面的東西：用過的杯子、昨天的信件、散落的列印文件、便利貼、零散的筆，以及任何堆在前緣的東西。一條規則就能維持下去：桌面上的每樣物品，不是放在專屬的收納座裡，就是離開桌面。
為什麼成套的單品看起來像一次決定
一家店買的筆筒、另一家買的文件盤，加上研討會上拿到的名片座，單看可能都不錯。放在一起，卻像是日積月累湊起來的東西。同一種顏色、同一種材質的單品看起來經過規劃，而這正是訪客會留意到的。
專業的桌面配件是被當成一個整體來評價的，而桌墊是其中最大的一件，所以它的顏色定下基調。深色看起來正式，黑色幾乎能搭配任何桌面飾面；我們的指南如何挑選桌上用品套組的顏色說明其他選擇。我們的產品線大多為人造皮革，每個商品頁面都會標明材質。
三個例子：
- Star 14 件式桌上用品套組（$400）：雙層文件盤、附迴紋針格的名片座、手機架、客製化名牌座、相框、面紙盒與桌鐘（不含電池），搭配 15.0 × 22.8 英吋（38 × 58 cm）桌墊。
- Galaxy 12 件式桌上用品套組（$200）：雙層文件盤、名片座、手機架、客製化名牌座與三個杯墊，搭配 13.4 × 18.9 英吋（34 × 48 cm）桌墊。
- Luna 9 件式桌上用品套組附名牌（$175）：同樣採用較小桌墊的精巧型套組，附名片座、手機架、客製化名牌座與杯墊，不含文件盤。
若要決定您的辦公桌需要哪些單品，請逐項對照主管辦公桌面配件檢查清單。
10 分鐘布置流程
先做一次，之後桌面走樣時再重複。
- 清空桌面。除了桌墊之外，全部拿走。
- 坐到訪客的座椅上。留意線材、螢幕背面，以及任何擋住視線的東西。
- 定下基準。把桌墊置中擺在您的座椅前方，並把螢幕移出兩張椅子之間的視線。
- 布置訪客側。名牌放在前緣並朝外，名片座放在旁邊，杯墊放在來客伸手可及之處，再留一塊可放資料夾的空位。
- 布置工作側。筆筒、便條紙盒與手機架圍繞桌墊；文件盤放在後方桌角。
- 最後處理線材與個人物品。把線材綁好，沿一支桌腳往下走，再放回一兩件個人物品。其他一切都收進抽屜或拿出房間。
- 回到訪客的座椅。讀一讀名牌，伸手拿一張名片，並找找有沒有任何您讀得到的文件。
若要維持這樣的配置，請使用我們整理指南中的下班前五分鐘歸位。
接待客戶的辦公桌檢查表
重要會面之前，請從訪客的座椅逐項檢查。
| 檢查項目 | 通過的標準 |
|---|---|
| 名牌 | 不必前傾就能讀到兩行文字 |
| 名片 | 不必伸手越過工作側就能取用一張 |
| 文件 | 讀不到其他客戶的姓名或文件 |
| 視線 | 兩張椅子之間沒有螢幕、文件盤或時鐘 |
| 訪客的空間 | 資料夾與飲料各有一塊淨空的位置 |
| 手機 | 放在工作側的手機架上，已調成靜音 |
| 個人物品與線材 | 一兩件物品放在後方桌角，看不到任何線材 |
| 單品 | 顏色與材質全部一致 |
為專業辦公桌挑選套組
接待客戶的辦公桌不需要大型套組。主管級桌上用品套組有十件以上，其中許多另附文件盤，適合有文件往來的辦公桌。在小型辦公桌上，一組包含名牌與名片座的精巧型套組就能顧及訪客側。我們的桌墊有兩種尺寸，而主管級並不代表較大的那一種，所以請查看每個商品頁面上的桌墊尺寸；桌墊尺寸指南可協助您在兩者之間做選擇。
若要比較完整的產品線，請瀏覽所有桌上用品套組，並在下單前把每個商品頁面的內容物清單與上方的檢查表對照。
